Solicitudes de Cotización a Proveedores

¿Qué es y para qué sirve?

Usa una Solicitud de Cotización cuando quieras pedirle precio a varios proveedores para los mismos artículos o servicios antes de decidir a quién comprarle. Te sirve para:

• Enviar por correo la misma solicitud a los contactos de cada proveedor que quieras cotizar.
• Registrar la propuesta (precio, especificaciones y notas) que cada proveedor te da por cada artículo, incluyendo variantes por atributo si tu compañía los usa.
• Comparar de un vistazo cuál proveedor ofrece el mejor precio por artículo, con la diferencia en monto y porcentaje frente al más bajo.
• Generar directamente la Orden de Compra al proveedor ganador, sin volver a digitar nada.

Puedes crear una Solicitud de Cotización desde cero, o generarla desde una Solicitud de Compra ya registrada (heredando ubicación, departamento, división, clase de artículo, condición de pago, moneda, artículos, referencia y notas), para dar seguimiento a esa necesidad interna hasta conseguir precio con los proveedores.

Cómo se usa

1. Abre Solicitudes de Cotización desde el menú de Compras, o pulsa el botón para solicitar cotización desde una Solicitud de Compra ya autorizada.
2. Completa la ubicación y agrega las líneas de artículos o servicios con la cantidad que necesitas cotizar (con atributos, si tu compañía los usa).
3. En la pestaña Proveedores, agrega cada proveedor a quien le vas a pedir cotización, y opcionalmente el contacto al que se le enviará el correo.
4. Guarda el documento. La pestaña Propuestas se llena automáticamente con una fila por cada combinación de proveedor y artículo, para que anotes el precio, las especificaciones y las notas que cada proveedor te da.
5. Si necesitas una referencia de qué tan bien te ha cotizado un artículo en el pasado, usa el botón Proveedores Sugeridos en la línea del artículo: te muestra sus últimas cinco compras (proveedor, moneda, unidad y precio).
6. Desde la pantalla de detalle, usa el botón de correo junto a cada proveedor para enviarle la solicitud por email a su contacto (requiere que el contacto tenga correo registrado).
7. Una vez tengas las propuestas de los proveedores, entra a Seleccionar Proveedores. Ahí ves, por cada artículo, todas las propuestas ordenadas de menor a mayor precio (la más baja en verde, las demás en rojo con la diferencia en monto y porcentaje), junto con la existencia actual, el nivel de reorden y las últimas diez compras del artículo.
8. Marca con el botón de radio la propuesta que quieres aceptar en cada artículo y pulsa Generar Órdenes de Compra: se crea una Orden de Compra por cada proveedor seleccionado, con los artículos, cantidades y precios elegidos, heredando la subsidiaria, ubicación, departamento, división, clase de artículo, condición de pago, moneda, referencia y notas de la solicitud.
9. Para imprimir, usa el botón de imprimir del documento; puedes elegir entre el formato predeterminado o una plantilla HTML personalizada configurada por tu compañía.
10. Usa Reportes para un resumen o un detalle de tus solicitudes de cotización, con filtros adicionales por artículo, moneda, condición de pago, división, clase de artículo y tipo de transacción en el detallado.

Campos clave

Validaciones al guardar

• La ubicación es obligatoria y debe pertenecer a la subsidiaria del documento.
• La moneda es obligatoria en toda Solicitud de Cotización.
• El proveedor y el departamento, si se indican, deben existir y estar activos.
• Debe existir al menos una línea con artículo, servicio o descripción; no se permite dejar cantidad o precio en una línea sin artículo ni nombre.
• El porcentaje de descuento de cada línea, si se usa, debe estar entre 0 % y 100 %.
• No se permiten más de 500 líneas por documento.
• Cada propuesta debe corresponder a un artículo (y, si aplica, a la combinación de atributos) que ya exista entre las líneas del documento; de lo contrario no se puede guardar.
• El número de documento no se puede modificar una vez creado, y un documento anulado ya no se puede editar (debes usarlo solo de referencia).

Disponibilidad y permisos

• Crear y editar Solicitudes de Cotización requiere la edición Enterprise con el módulo adicional de Compras Avanzadas activo para tu compañía (el mismo módulo que habilita las Solicitudes de Compra).
• Necesitas el permiso Solicitudes de Cotización; los niveles de agregar, editar, eliminar y anular se controlan por separado dentro de ese mismo permiso.

Consejos y errores comunes