Ofertas y Promociones
Las ofertas son reglas de descuento que configuras una sola vez y que el sistema aplica automáticamente cada vez que facturas un artículo que cumple sus condiciones: mismo artículo (o línea de negocio), mismo cliente (o categoría de cliente), cantidad mínima y fecha vigente. No es un documento que emites tú; es un catálogo de configuración que luego actúa por sí solo dentro de tus cotizaciones, pedidos y facturas.
¿Qué es y para qué sirve?
Con esta opción configuras diferentes tipos de promociones de ventas para que se apliquen solas, sin que el usuario que factura tenga que acordarse de darlas manualmente. Cada oferta tiene un nombre, una vigencia (fecha de inicio y, opcionalmente, fecha final) y a quién y a qué artículos aplica.
Al registrar la línea de un artículo en una factura a crédito, una factura al contado, una cotización o un pedido, el sistema consulta si existe una oferta activa para ese artículo, ese cliente y esa cantidad en la fecha del documento, y si la encuentra, agrega o ajusta la línea automáticamente: añade el artículo de regalo, resta el monto de descuento o rellena el porcentaje de descuento de la línea, según el tipo de oferta.
Los 3 tipos de oferta
Cada oferta es de un solo tipo; no puedes combinar los tres en la misma oferta.
| Tipo | Cómo funciona | Qué debes indicar |
|---|---|---|
| Compre X, lleve Y | Por cada múltiplo de la cantidad comprada, agrega automáticamente una línea con artículos de regalo a costo cero. | El nombre de la oferta, la Cantidad que el cliente debe comprar para que aplique, y la Cantidad Oferta que se otorgará gratis. |
| Descuentos por Volumen | Agrega una línea de descuento negativa por un monto fijo, multiplicado por la cantidad comprada. | El nombre de la oferta, la Cantidad mínima, la Moneda y el Monto de Descuento por unidad. |
| Descuento Porcentual por Volumen | Rellena automáticamente el campo de porcentaje de descuento de la línea del artículo. | El nombre de la oferta, la Cantidad mínima y el Porcentaje de Descuento. |
Estos tres accesos rápidos están disponibles desde el botón Nuevo del listado, cada uno preselecciona el tipo correspondiente al abrir el formulario.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado de ofertas | Lista todas las ofertas configuradas, con filtros por rango de la fecha de inicio, línea de negocio, categoría de cliente y ofertas inactivas. Puedes personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración. Desde aquí creas, editas, eliminas o marcas una oferta como inactiva. |
| Crear / Editar | El formulario de la oferta, con sus pestañas de artículos, clientes y las excepciones de cada uno. También permite duplicar una oferta existente para crear una variante rápidamente. |
| Detalles | La misma oferta en modo de solo consulta, con el listado de artículos y clientes incluidos y en excepción, y el historial de actividad. |
Cómo crear una oferta paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo, y elige uno de los tres tipos de oferta ("Compre X, lleve Y", "Descuentos por Volumen" o "Descuento Porcentual por Volumen"). Necesitas el nivel de "agregar" del permiso "Ofertas".
- Indica el nombre de la oferta y su Fecha Inicio; la Fecha Final es opcional, si la dejas en blanco la oferta se considera vigente por tiempo indefinido.
- Indica la Cantidad mínima que el cliente debe comprar para que la oferta aplique, y, según el tipo, la Cantidad Oferta, el Monto de Descuento con su Moneda, o el Porcentaje de Descuento. Opcionalmente indica una Cantidad Máxima para limitar hasta cuántas unidades aplica.
- Restringe a qué artículos aplica (opcional): elige una Línea de Negocio o, en la pestaña Artículos, selecciona artículos puntuales. Si no indicas nada, la oferta aplica a todos los artículos.
- Restringe a qué clientes aplica (opcional): elige una Categoría de Cliente o, en la pestaña Clientes, selecciona clientes puntuales. Si no indicas nada, la oferta aplica a todos los clientes.
- Agrega excepciones si las necesitas en las pestañas Clientes en Excepción o Artículos en Excepción, para dejar fuera de la oferta a clientes o artículos puntuales dentro de la categoría o línea de negocio elegida.
- Guarda. El sistema valida que el tipo de oferta esté completo y que no se contradiga con otro. A partir de ahí, la oferta se aplica sola en tus documentos de venta.
Cómo se aplica automáticamente en tus documentos de venta
Cuando agregas o editas la línea de un artículo en una cotización, un pedido o una factura (a crédito, al contado o de promoción), el sistema busca una oferta activa para ese artículo, ese cliente y esa fecha, y compara la cantidad ingresada contra la Cantidad mínima configurada:
- Compre X, lleve Y: agrega una línea aparte con el artículo de regalo (el mismo artículo comprado, o el Artículo o Servicio indicado en la oferta) a precio cero, o al precio de venta normal si la oferta usa la opción Utilizar Precio de Venta como Monto Descuento. La cantidad de regalo es proporcional a cuántas veces se cumple la cantidad mínima.
- Descuentos por Volumen: agrega una línea de descuento por el Monto de Descuento multiplicado por la cantidad comprada.
- Descuento Porcentual por Volumen: rellena automáticamente el campo de porcentaje de descuento de la línea del artículo con el Porcentaje de Descuento de la oferta.
- Si reduces la cantidad por debajo del mínimo, el sistema quita la línea de regalo o el descuento que había aplicado automáticamente.
- La Cantidad y la Cantidad Máxima de la oferta se configuran en la unidad de ventas del artículo. Si capturas la línea en otra unidad de medida, el sistema convierte automáticamente la cantidad ingresada a la unidad de ventas usando el plan de unidades del artículo antes de compararla con la oferta.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la oferta; no puede repetirse entre ofertas. |
| Fecha Inicio / Fecha Final | Vigencia de la oferta. Sin fecha final, se considera vigente indefinidamente. |
| Cantidad | Cantidad de artículos que se deben facturar para que la oferta aplique. |
| Cantidad Máxima | Límite opcional de unidades a las que se les aplica la oferta. |
| Cantidad Oferta | Solo en "Compre X, lleve Y": cantidad de artículos otorgados con 100% de descuento. |
| Monto de Descuento y Moneda | Solo en "Descuentos por Volumen": monto de descuento por cada unidad comprada, en la moneda indicada. |
| Porcentaje de Descuento | Solo en "Descuento Porcentual por Volumen": porcentaje que se aplicará a la línea del artículo. |
| Línea de Negocio / Artículo o Servicio | A qué artículos aplica la oferta, o cuál artículo se otorga de regalo. Sin selección, aplica a todos los artículos. |
| Categoría de Cliente | A qué clientes aplica la oferta. Sin selección, aplica a todos los clientes. |
| Subsidiaria | Si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, restringe la oferta a una de ellas; sin selección, aplica a todas. |
| Utilizar Precio de Venta como Monto Descuento | Solo en "Compre X, lleve Y": si se activa, el artículo de regalo se agrega a su precio de venta normal en vez de a precio cero. |
| Artículos / Clientes (pestañas) | Listas puntuales de artículos o clientes a los que aplica la oferta, como alternativa a la línea de negocio o categoría de cliente. |
| Artículos / Clientes en Excepción (pestañas) | Artículos o clientes a los que la oferta no debe aplicar, aun perteneciendo a la línea de negocio o categoría seleccionada. |
| Notas | Información libre sobre la oferta. |
| Inactivo | Marca la oferta como inactiva sin eliminarla; deja de aplicarse en los documentos de venta. |
Validaciones al guardar
- Nombre requerido y único; no puede repetirse el de otra oferta.
- Cantidad mayor que cero, y no puede ser negativa.
- Debes especificar exactamente un tipo de oferta: Cantidad Oferta, Monto de Descuento o Porcentaje de Descuento. No puedes indicar más de uno, ni dejarlos todos en cero.
- Cantidad Máxima no puede ser menor que la Cantidad mínima configurada, cuando se especifica.
- Moneda requerida si indicas un Monto de Descuento.
- No puedes combinar Monto o Porcentaje de Descuento con "Utilizar Precio de Venta como Monto Descuento" en la misma oferta.
- No puedes indicar una Línea de Negocio y también artículos puntuales en la pestaña de Artículos (ni una Categoría de Cliente junto con clientes puntuales en la de Clientes).
- No puedes repetir el mismo artículo ni el mismo cliente dos veces en sus respectivas pestañas.
- En "Descuentos por Volumen", el campo Artículo o Servicio es obligatorio y debe ser un Servicio, no un artículo físico.
Disponibilidad y permisos
- Esta función requiere el plan Enterprise. En instalaciones Enterprise configuradas solo para facturación (sin el módulo de Ventas/Contabilidad completo activo), la opción no está disponible.
- El acceso se controla con el permiso "Ofertas" de tu grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- Con subsidiarias habilitadas, puedes restringir cada oferta a una subsidiaria específica; sin restricción, aplica a todas.
Consejos y errores comunes
No configures dos ofertas activas para el mismo artículo y cliente al mismo tiempo. Si al facturar el sistema encuentra más de una oferta vigente que aplica, bloquea la línea con un mensaje indicando que ese artículo posee más de una oferta activa configurada, porque solo se soporta una oferta activa a la vez por artículo.
Usa la Línea de Negocio o la Categoría de Cliente para ofertas masivas, y reserva las pestañas de artículos y clientes puntuales para casos específicos; así evitas mantener listas largas manualmente.
¿Tu descuento porcentual no se está sumando al descuento del cliente? Revisa en Preferencias la opción "Sumarizar Porcentajes de Descuento en Transacciones de Ventas": si está activa, el porcentaje de la oferta se suma al configurado en el cliente y en su línea de negocio; si está inactiva, solo se aplica el porcentaje configurado en la oferta.