Secuencias de Comprobantes Fiscales
Una Secuencia de Comprobante Fiscal le indica a AdmCloud qué numeración usar para que tus documentos (facturas, notas de crédito, notas de débito, etc.) tengan valor fiscal ante la agencia recaudadora de impuestos de tu país. Cada secuencia combina un Punto de Emisión con un tipo de comprobante y define el prefijo, la cantidad de dígitos y el próximo número a asignar, para que AdmCloud genere el número completo de cada documento de forma automática y consecutiva.
¿Qué es y para qué sirve?
La mayoría de países exigen que los comprobantes de venta y otros documentos fiscales se numeren con una secuencia autorizada, entregada o reconocida por la autoridad tributaria (por ejemplo el NCF en República Dominicana). El catálogo de Secuencias de Comprobantes Fiscales es donde configuras esa numeración en AdmCloud, para que cada Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito u otro documento tome automáticamente el siguiente número disponible al momento de guardarse.
Cada secuencia queda ligada a un Punto de Emisión (el local, sucursal o canal desde donde se emite) y a un Tipo de Comprobante Fiscal (el catálogo que clasifica el documento: facturas, notas de crédito, notas de débito, compras, retenciones, guías de remisión, pagos, entre otros, según lo que tu país reconozca). Así, un mismo Punto de Emisión puede tener varias secuencias activas a la vez, una por cada tipo de comprobante que emite.
AdmCloud arma el número completo del próximo comprobante concatenando el Prefijo con el Siguiente Número, rellenado con ceros hasta completar la cantidad de Dígitos indicada. Por ejemplo, con prefijo B01 y siguiente número 35 (8 dígitos), el próximo comprobante generado sería B0100000035. La pantalla de detalle de cada secuencia siempre muestra este número completo antes de usarlo.
Cómo se usa
- Entra a Secuencias de Comprobantes Fiscales y revisa el listado existente: Punto de Emisión, Tipo de Comprobante Fiscal, Prefijo, Siguiente Número, Último Número y Fecha de Vencimiento.
- Si ves una advertencia indicando que tienes secuencias Sin Indicar el Siguiente Número, ábrelas y complétalo: sin un Siguiente Número mayor a cero, esa secuencia no puede usarse para generar documentos.
- Haz clic en Nueva para crear una secuencia: selecciona el Tipo de Comprobante Fiscal y el Punto de Emisión (si tu empresa solo tiene un Punto de Emisión, AdmCloud lo preselecciona automáticamente).
- Indica el Prefijo, la cantidad de Dígitos y el Siguiente Número a generar. Completa también, si aplica, el Primer Número, el Último Número, la Fecha de Emisión, la Fecha de Vencimiento y el número de Resolución que te entregó la autoridad tributaria.
- Activa Enviar Mail a Administradores al Agotarse si quieres que AdmCloud avise a tus administradores cuando la secuencia esté por acabarse, e indica en Recordatorio al Faltar cuántos números de margen quieres antes de que se envíe ese aviso.
- Guarda el registro. Para editar una secuencia existente, ábrela desde el listado (pantalla de Detalle) y usa el botón Editar.
Capacidades principales
- Varias secuencias activas al mismo tiempo, combinando libremente Puntos de Emisión y Tipos de Comprobante Fiscal.
- Cálculo automático y en vivo del próximo número completo (CompleteNextNumber), visible en la pantalla de detalle junto con la cantidad total de caracteres que tendrá.
- Aviso en el listado principal cuando existen secuencias sin Siguiente Número indicado, para que no se te pase configurarlas antes de emitir el primer documento.
- Recordatorio opcional por correo a los administradores cuando la numeración disponible esté por agotarse.
- Filtrado automático por subsidiaria: si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, solo ves y puedes usar las secuencias de los Puntos de Emisión que pertenecen a tu subsidiaria activa.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Tipo de Comprobante Fiscal | El tipo de documento que numera esta secuencia (factura, nota de crédito, nota de débito, compra, retención, guía de remisión, pago, etc.), tomado del catálogo de tipos de comprobante fiscal de tu país. Obligatorio. |
| Punto de Emisión | El local, sucursal o canal desde donde se emiten los documentos de esta secuencia. Obligatorio, y debe pertenecer a tu subsidiaria si las tienes habilitadas. |
| Prefijo | Texto que antecede al número, por ejemplo la letra del tipo de comprobante o un código de sucursal. |
| Dígitos | Cantidad de posiciones numéricas del comprobante; el Siguiente Número se rellena con ceros a la izquierda hasta completarlas. |
| Primer Número | El primer número disponible del rango autorizado, como referencia de dónde inició la secuencia. |
| Siguiente Número | El próximo número que AdmCloud asignará al guardar un nuevo documento con esta secuencia. Debe ser mayor a cero para poder usarse. |
| Último Número | El último número disponible del rango autorizado, como referencia de dónde termina la secuencia. |
| Fecha de Emisión | La fecha en que la autoridad tributaria emitió o autorizó esta numeración. |
| Fecha de Vencimiento | La fecha límite hasta la cual esta numeración es válida. En algunos países es obligatoria para ciertos tipos de comprobante (ver validaciones abajo). |
| Resolución | El número de resolución o autorización que te entregó la autoridad tributaria para esta secuencia. |
| Enviar Mail a Administradores al Agotarse | Si se activa, AdmCloud notifica por correo cuando la secuencia esté por acabarse. El aviso le llega a los usuarios de los Grupos de Usuarios que tengan marcada la opción "Enviar correo al agotarse los NCF" (incluido el grupo de administradores, que también debe tenerla marcada). |
| Recordatorio al Faltar | Cantidad de números restantes a partir de la cual se dispara el aviso anterior. |
Validaciones al guardar
- El Tipo de Comprobante Fiscal es obligatorio.
- El Punto de Emisión es obligatorio y debe pertenecer a tu subsidiaria activa si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas.
- El Siguiente Número debe ser mayor a cero. Una secuencia con Siguiente Número en cero queda marcada como "No indicado" en el listado y no puede usarse todavía para generar documentos.
- República Dominicana: si el Tipo de Comprobante Fiscal es electrónico (e-CF) y no corresponde a Factura de Consumo Electrónica (código 32) ni a Nota de Crédito Electrónica (código 34), la Fecha de Vencimiento es obligatoria, ya que la DGII exige informarla para esos tipos.
- No se puede eliminar una secuencia que ya generó documentos u otros registros dependientes; AdmCloud bloquea la eliminación en ese caso.
Disponibilidad y condiciones
- Este catálogo está disponible en todos los planes de AdmCloud; no depende de una edición ni de un módulo Enterprise adicional.
- Ver, crear, editar o eliminar secuencias fiscales requiere el permiso "Secuencias de Comprobantes Fiscales" del grupo de usuarios, dentro del módulo de Administración del Sistema.
- El filtrado por subsidiaria solo aplica cuando tu empresa tiene subsidiarias habilitadas.
- La regla de Fecha de Vencimiento obligatoria para comprobantes electrónicos aplica únicamente a empresas configuradas en República Dominicana.
- Para poder crear una secuencia primero necesitas al menos un Punto de Emisión registrado.
Consejos y errores comunes
Revisa el aviso del listado principal apenas entres. Si aparece, indica que tienes secuencias sin Siguiente Número: complétalas antes de que alguien intente facturar con ellas y reciba un error.
Verifica el número completo antes de emitir el primer comprobante de una secuencia nueva: la pantalla de detalle te muestra exactamente cómo quedará (Prefijo + Siguiente Número relleno con ceros), incluyendo la cantidad total de caracteres.
¿No puedes eliminar una secuencia? Generalmente significa que ya tiene documentos u otros registros generados con ella. En ese caso, lo habitual es dejarla de usar (por ejemplo ajustando el Siguiente Número o dejando de seleccionarla en nuevos documentos) en vez de intentar borrarla.
Un Punto de Emisión puede tener varias secuencias, una por cada tipo de comprobante que emite (por ejemplo, una para Facturas y otra para Notas de Crédito). No necesitas crear un Punto de Emisión distinto por cada tipo de documento.