Procesamiento de Pagos con Operadores de Tarjeta de Crédito
Cuando tienes un Operador de Tarjeta de Crédito configurado, cada vez que un cliente paga en línea —desde el enlace de una factura por correo o desde el Portal de Clientes— AdmCloud lo lleva a través de un flujo automático: lo redirige a la página segura del operador (por ejemplo AZUL), recibe el resultado del cobro y actúa según corresponda. Si el pago es aprobado, genera el recibo de ingreso por ti; si es rechazado o cancelado, tus facturas quedan exactamente como estaban.
¿Qué es y para qué sirve?
Esta no es una pantalla que abres desde un menú, sino el flujo de páginas que se ejecuta automáticamente cuando tu cliente paga una factura con tarjeta a través de un Operador de Tarjeta de Crédito. Son cuatro pasos:
- Redirección al operador: arma los datos del cobro y envía al cliente a la página segura del banco/operador.
- Pago aprobado: confirma el pago y muestra los detalles de la transacción.
- Pago rechazado: muestra el motivo por el que el banco no aprobó el cobro.
- Pago cancelado: el cliente salió de la página del operador sin completar el pago.
Este flujo existe para que tú no tengas que intervenir manualmente en cada cobro: AdmCloud conecta con el operador, interpreta la respuesta del banco y, si corresponde, crea el recibo de ingreso y notifica al cliente sin que nadie de tu equipo tenga que hacer nada.
Para que este flujo funcione, primero debes configurar y activar un operador en la pantalla Operadores de Tarjeta de Crédito. Ahí eliges el operador, la moneda, la caja/banco y la forma de pago que se usarán, y activas el cobro por correo y/o por Portal de Clientes.
Pantallas del flujo
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Redirección al operador | Pantalla intermedia y automática: prepara el monto, la moneda, el número de orden y las URLs de retorno, y envía un formulario hacia la página segura del operador. El cliente la ve solo un instante. |
| Pago aprobado | El operador confirmó el cobro. Muestra el número de orden, el monto y el código de autorización, y AdmCloud crea automáticamente el recibo de ingreso. |
| Pago rechazado | El operador no aprobó el cobro. Muestra el motivo del rechazo que entrega el banco; las facturas quedan sin cambios. |
| Pago cancelado | El cliente salió de la página del operador sin terminar de pagar. En el flujo por correo, la ventana se cierra automáticamente. |
Cómo funciona, paso a paso
- El cliente inicia el pago desde el enlace de pago incluido en el correo de su factura, o desde el botón de pago del Portal de Clientes.
- AdmCloud valida la operación: confirma que la factura siga pendiente y que el monto a pagar sea mayor a cero, crea un registro de pago con estado "Creado" y prepara los datos que exige el operador (monto, moneda, número de orden y una firma de seguridad).
- El cliente es redirigido a la página segura del operador (por ejemplo AZUL), donde introduce los datos de su tarjeta. AdmCloud nunca ve ni almacena el número completo de la tarjeta.
- El operador procesa el cobro con el banco emisor y redirige de vuelta a AdmCloud a una de las tres pantallas de resultado.
- Si el pago fue aprobado, AdmCloud marca el registro como aprobado, crea el recibo de ingreso aplicado a las facturas correspondientes, marca el pago como procesado y envía al cliente un correo de confirmación.
- Si el pago fue rechazado o cancelado, AdmCloud solo actualiza el estado del registro de pago; ninguna factura se modifica y el cliente puede intentar pagar de nuevo.
Qué ve tu cliente en cada resultado
| Dato | Cuándo aparece |
|---|---|
| Número de Orden | En pago aprobado y rechazado; identifica la operación ante el operador. |
| Monto y Moneda | En pago aprobado y rechazado; el monto cobrado en la moneda configurada en el operador. |
| Código de Autorización | Solo en pago aprobado; el código que el banco emisor asigna a la transacción. |
| Número de Tarjeta (enmascarado) | Cuando el operador lo reporta; solo se muestran los últimos 4 dígitos. |
| Motivo del Rechazo | Solo en pago rechazado; la descripción del error que entrega el banco o el operador. |
Qué debe saber tu equipo de Cuentas por Cobrar
- El recibo de ingreso se crea automáticamente, aplicado a las facturas pagadas, usando la forma de pago y la caja/banco que definiste en Operadores de Tarjeta de Crédito.
- El código de autorización del banco queda impreso en el recibo de ingreso, para que puedas conciliarlo contra el estado de cuenta bancario.
- AdmCloud nunca guarda el número completo de la tarjeta del cliente; solo conserva los últimos 4 dígitos que el operador reporta en el detalle del pago.
- Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, cada pago queda asociado a la subsidiaria desde la que se generó el enlace o el cobro.
Disponibilidad
- Solo funciona si tu empresa (o subsidiaria) tiene un Operador de Tarjeta de Crédito configurado y activo.
- Requiere que tu empresa tenga activo el módulo de Pagos con Tarjeta de Crédito.
- No disponible mientras tu empresa esté en una cuenta de evaluación (Trial).
- El enlace de pago por correo solo aparece si activaste "Enviar Enlace de Pagos en Facturas"; el botón del Portal solo aparece si activaste "Permitir Pagos en Portal de Clientes" y el cliente tiene acceso y permiso para ver sus cuentas por cobrar.
- Solo se puede pagar así facturas a crédito, notas de débito a clientes y balances iniciales de cliente que sigan pendientes; otros documentos no aplican.
Consejos y errores comunes
¿Tu cliente cerró la pestaña antes de terminar de pagar? El pago queda marcado como cancelado, sus facturas no se ven afectadas y puede volver a intentarlo desde el mismo enlace o botón cuando quiera.
¿La pantalla de redirección aparece un instante y desaparece? Es normal: esa pantalla solo envía automáticamente al cliente hacia la página del operador. Si se queda ahí por mucho tiempo, probablemente se perdió la conexión con el operador y el cliente debe intentar de nuevo desde el enlace original.
¿Tu cliente dice que pagó pero no encuentras el recibo de ingreso? En casos muy puntuales, el banco puede aprobar el cobro pero AdmCloud no logra crear el recibo automáticamente (por ejemplo, si la factura fue modificada o anulada justo en ese momento). El pago queda registrado como "Aprobado" sin recibo vinculado. Contacta a soporte de AdmCloud con la fecha y el monto del cobro para localizarlo y generar el recibo manualmente.