Depósitos de Inventario (Bins)
Un Depósito (también llamado bin) es una subdivisión dentro de una Ubicación (almacén): un pasillo, un anaquel, una tarima o cualquier espacio físico donde guardas mercancía. Mientras la Ubicación te dice "en qué almacén" está el inventario, el Depósito te dice "en qué parte exacta de ese almacén" está, lo que agiliza localizar, contar y despachar el producto.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada Depósito pertenece a una única Ubicación (almacén) y sirve para identificar el lugar exacto donde se encuentra el inventario dentro de ese almacén. Esto te permite:
- Registrar en qué Depósito quedó cada existencia al comprar, producir o transferir un artículo.
- Elegir el Depósito correcto al vender, despachar o hacer un conteo físico, en artículos que lo requieran.
- Definir un Depósito de recolección ("picking") preferido para una Ubicación completa.
El uso de Depósitos es opcional por artículo: solo los artículos marcados con la opción Requiere Depósitos en su ficha piden seleccionar un Depósito en las transacciones de inventario. Si un artículo no tiene esa opción marcada, sus movimientos no distinguen por Depósito, solo por Ubicación.
Cómo se usa
- Entra al listado de Depósitos de Inventario y pulsa Nuevo para crear uno.
- Elige la Ubicación (almacén) a la que pertenece el Depósito. Esta elección no se puede cambiar después de guardado el registro.
- Escribe el Nombre del Depósito (por ejemplo "Pasillo 3 - Nivel A" o "Tarima 12"). Debe ser único dentro de esa misma Ubicación.
- Agrega Notas si quieres dejar alguna referencia adicional (por ejemplo qué tipo de mercancía se guarda ahí).
- Guarda el Depósito. A partir de ese momento aparecerá disponible para seleccionarse en los artículos que requieran Depósito y en sus transacciones de inventario dentro de esa Ubicación.
Desde la ficha de una Ubicación puedes asignarle un Depósito de recolección ("picking") por defecto, que se sugiere primero al despachar mercancía de esa Ubicación.
Capacidades principales
- El listado se puede filtrar por nombre y personalizar qué columnas mostrar (Ubicación, Depósito, Notas) y en qué orden, guardando tu propia configuración.
- Al seleccionar un Depósito en una transacción, AdmCloud puede mostrarte primero los Depósitos que tienen existencia disponible del artículo, para agilizar el despacho.
- Si tu empresa tiene habilitadas las Subsidiarias, el listado y la selección de Depósitos se filtran automáticamente según las Ubicaciones de tu Subsidiaria actual.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Ubicación | El almacén al que pertenece el Depósito. Obligatoria y no se puede modificar luego de crear el registro. |
| Nombre | Identifica el Depósito dentro de su Ubicación. Obligatorio y único por Ubicación. |
| Notas | Observaciones libres sobre el Depósito. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es requerido.
- La Ubicación es requerida y debe ser una Ubicación válida y vigente.
- No se puede repetir el mismo Nombre dentro de la misma Ubicación. Sí puedes repetir un nombre de Depósito en Ubicaciones distintas.
- La Ubicación de un Depósito no se puede cambiar una vez creado; si necesitas moverlo a otra Ubicación, debes crear uno nuevo.
Eliminar un depósito
Un Depósito no se puede eliminar si:
- Tiene transacciones de inventario registradas con ese Depósito (compras, ventas, transferencias, ajustes, etc.).
- Algún artículo tiene existencia o configuración asociada a ese Depósito.
- Está asignado como el Depósito de recolección ("picking") de alguna Ubicación.
En cualquiera de estos casos, AdmCloud te muestra el documento, artículo o Ubicación que lo está usando, para que primero lo desvincules.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Esta función requiere el módulo de Inventario Avanzado, disponible como módulo adicional de la edición Enterprise. Si tu empresa no tiene ese módulo activo, la pantalla mostrará un mensaje de "función no disponible en esta edición".
- El acceso se controla con el permiso "Ubicaciones" del grupo de usuarios (el mismo que controla el catálogo de Ubicaciones/almacenes), con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- Solo los artículos con la opción "Requiere Depósitos" activa en su ficha piden seleccionar un Depósito en las transacciones de inventario.
- Con Subsidiarias habilitadas, los Depósitos visibles se limitan a las Ubicaciones que pertenecen a tu Subsidiaria actual.
Consejos y errores comunes
Usa nombres cortos y consistentes (por ejemplo "Pasillo-Nivel-Posición") para que sea fácil ubicar físicamente la mercancía y elegir el Depósito correcto durante una transacción o un conteo físico.
Piensa bien la Ubicación antes de guardar. No podrás cambiarla después; si un Depósito quedó asignado a la Ubicación equivocada, tendrás que crear uno nuevo en la Ubicación correcta.
Si un Depósito no aparece disponible para seleccionar en una transacción, revisa que el artículo tenga marcada la opción Requiere Depósitos y que el Depósito pertenezca a la Ubicación de esa transacción.