Períodos Contables
Los Períodos Contables son los rangos de fecha (normalmente meses) que definen cuándo se pueden registrar operaciones en tu empresa. Sirven para dos cosas: asegurarte de que toda transacción caiga dentro de un rango de fecha válido, y permitirte cerrar un período una vez lo revisaste, para que nadie pueda registrar o modificar por error una operación con fecha dentro de un mes ya cerrado.
¿Qué son y para qué sirven?
Si tu empresa no ha definido ningún período contable, el sistema no aplica ninguna restricción de fecha: puedes registrar transacciones en cualquier fecha libremente.
En cuanto defines el primer período (para toda la empresa o para una subsidiaria en particular), el sistema empieza a exigir que exista un período abierto que cubra la fecha del documento que estás registrando. Si la fecha cae fuera de todos los períodos definidos, o cae dentro de un período que ya cerraste, AdmCloud no te dejará guardar la transacción.
Esto te da control para, por ejemplo, cerrar enero apenas termines de conciliar tus cuentas de ese mes: a partir de ese momento nadie podrá registrar ni editar facturas, pagos, asientos, movimientos de inventario o de activos fijos con fecha de enero, evitando así diferencias con lo que ya reportaste o declaraste.
Los seis interruptores de cierre
Cada período contable tiene un interruptor de cierre independiente por cada área de la operación, así que puedes cerrar unas áreas y dejar otras abiertas dentro del mismo mes:
| Área | Bloquea transacciones de |
|---|---|
| Contabilidad | Asientos contables y demás movimientos del Libro Mayor con fecha en el período. |
| Bancos | Depósitos, cargos bancarios, transferencias y conciliaciones con fecha en el período. |
| Ventas | Facturas, recibos de ingreso, notas de crédito y demás documentos de Cuentas por Cobrar. |
| Compras | Facturas de proveedor a crédito, pagos, órdenes de compra y demás documentos de Cuentas por Pagar. |
| Inventarios | Movimientos de entrada, salida y ajuste de inventario. |
| Activos Fijos | Movimientos y depreciación de Activos Fijos. |
Un período con todos sus interruptores en verde (✔) está totalmente cerrado; con el ícono de lápiz (✎) sigue abierto para esa área.
Cómo se usan
- Abre el listado. Verás todos los períodos ya creados, ordenados por fecha, con columnas de estado para cada una de las seis áreas y la subsidiaria a la que pertenece cada uno.
- Crea el año completo de una sola vez. El botón Establecer Año Completo genera automáticamente los 12 períodos mensuales del año que elijas (puedes elegir entre 4 años atrás y 2 años adelante del año actual), para la subsidiaria en la que estés trabajando. Es la forma más rápida de empezar: no necesitas crear cada mes a mano.
- O crea un período individual. Usa Nuevo para un rango de fechas específico (por ejemplo, un período distinto a un mes calendario, o un período extra de ajuste de fin de año).
- Ciérralo cuando termines de revisarlo. Entra al período desde Detalles, luego a Editar, y activa el interruptor de cierre de cada área que ya validaste. No es necesario cerrar todas las áreas al mismo tiempo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Desde / Hasta | Rango de fechas que cubre el período. No pueden solaparse con otro período de la misma subsidiaria. |
| Subsidiaria | Limita el período a una subsidiaria específica; si tu compañía maneja subsidiarias, cada una lleva sus propios períodos independientes. |
| Contabilidad / Bancos / Ventas / Compras / Inventarios / Activos Fijos (cerrado) | Los seis interruptores de cierre descritos arriba. Cada uno se activa por separado. |
Validaciones al guardar
- La fecha "Desde" no puede ser mayor que la fecha "Hasta".
- No se permite solapamiento de fechas: el rango del nuevo período no puede cruzarse con el de otro período ya existente para la misma subsidiaria.
- No se permiten períodos duplicados: no puedes crear dos períodos con exactamente el mismo rango de fechas para la misma subsidiaria.
- Subsidiaria requerida al guardar desde el formulario, si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
- No se puede eliminar un período que ya tiene presupuestos asociados (Presupuestos por período).
Disponibilidad y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Períodos Contables" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- El módulo de Contabilidad está disponible desde el plan Start en adelante; en el plan Enterprise depende de que el módulo de Contabilidad esté activado para tu compañía.
- Si tu compañía tiene el manejo de subsidiarias habilitado, cada subsidiaria maneja sus propios períodos de forma independiente; si no, los períodos aplican a toda la compañía.
Consejos y errores comunes
Empresa nueva. Si no necesitas restringir fechas todavía, puedes trabajar sin definir ningún período; en cuanto quieras empezar a controlar el cierre mensual, usa Establecer Año Completo para crear los 12 meses de una sola vez.
"El período contable no está abierto" o "Debes configurar los períodos contables para el año X". Este mensaje aparece cuando intentas registrar una transacción con una fecha que cae en un período cerrado, o en un año para el cual ya existen períodos definidos pero ninguno cubre esa fecha. Revisa la fecha del documento, o abre nuevamente el período correspondiente si fue cerrado por error.
Cierres parciales por área. Puedes cerrar Contabilidad y Bancos de un mes apenas termines la conciliación bancaria, y dejar Ventas o Compras abiertos unos días más mientras terminas de registrar documentos pendientes de ese mes.