Direcciones
Direcciones es el catálogo de direcciones de la empresa: lugares propios (bodegas, sucursales, oficinas, puntos de entrega, tiendas) que no pertenecen a un Cliente o Proveedor en particular, sino a tu compañía. Una vez creadas, estas direcciones quedan disponibles para seleccionarlas como dirección de facturación o de envío en cualquier cotización, orden de venta, orden de compra, factura u otra transacción, sin tener que volver a escribirlas cada vez.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada registro de este catálogo es una dirección con nombre propio (por ejemplo "Bodega Principal", "Oficina Central", "Sucursal Norte"), junto con sus datos de contacto: calle, ciudad, estado/provincia, código postal, país, teléfonos, fax y persona de contacto.
Esta lista es independiente de las direcciones propias de tus Clientes y Proveedores (esas se administran desde la ficha de cada Cliente o Proveedor). El catálogo de Direcciones sirve para las direcciones que son de tu empresa: por ejemplo, el lugar desde donde despachas la mercancía o la sucursal a la que debe llegar una factura, y que quieres poder elegir rápidamente en cualquier documento, sin importar a qué cliente o proveedor pertenezca la transacción.
Cómo se usa
- Abre el catálogo. Ve a Configuración > Administración > Direcciones, donde verás todas las direcciones ya creadas, ordenadas por nombre.
- Crea una nueva dirección. Usa el botón de agregar y completa el nombre y los datos de la dirección: calle, ciudad, estado, código postal, país, teléfonos, fax y contacto.
- Guarda. AdmCloud valida que el nombre no esté vacío y, al crearla, que no exista ya otra dirección con ese mismo nombre.
- Selecciónala en tus transacciones. En cualquier cotización, orden de venta, orden de compra, factura u otro documento con campos de dirección de facturación o de envío, busca la dirección por su nombre: AdmCloud completa automáticamente la calle, ciudad, estado, código postal, teléfono, contacto y país en el documento.
- Consulta o edita un registro existente. Haz clic sobre el nombre en la lista para ver su detalle, y usa el botón de editar si necesitas corregir algún dato.
Campos clave y validaciones al guardar
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Identifica la dirección en las listas de selección (por ejemplo "Bodega Principal"). Es obligatorio y, al crear la dirección, no puede repetirse el nombre de otra ya existente. |
| Dirección 1 / Dirección 2 | Calle, número, sector o referencias adicionales. |
| Ciudad / Estado o Provincia / Código Postal | Ubicación de la dirección. |
| País | Se elige del catálogo de Países. |
| Teléfono 1 / Teléfono 2 / Fax | Datos de contacto telefónico de la dirección. |
| Contacto | Nombre de la persona de referencia en esa dirección. |
| Latitud / Longitud | Coordenadas del mapa, útiles cuando la dirección se usa también como destino de rutas de transporte. |
| Dirección de facturación / envío predeterminada | Marcadores informativos que indican si esta es la dirección preferida para facturar o enviar. |
| Destino | Vincula esta dirección con un Destino del módulo de Transporte (TMS). Solo aparece si tu empresa tiene activo el módulo TMS. |
No se puede eliminar una dirección que ya está en uso. Si intentas borrar una dirección que está asignada como dirección de facturación o de envío en alguna transacción, o como dirección de envío de una Oportunidad de CRM, AdmCloud rechaza la eliminación y te muestra la lista de documentos u oportunidades que la están usando, para que primero les asignes otra dirección si realmente quieres eliminarla.
Dónde aparece esta información
- Como dirección de facturación y dirección de envío en Cotizaciones, Solicitudes de Cotización, Órdenes de Venta, Facturas, Órdenes de Compra, Despachos, Devoluciones y demás transacciones que manejan estos campos.
- Como dirección de envío en Oportunidades y Leads de CRM.
- Como destino de Viajes/Rutas, cuando la dirección está vinculada a un Destino del módulo de Transporte (TMS).
Disponibilidad y permisos
- Para ver, crear, editar o eliminar direcciones necesitas el permiso "Ubicaciones" (módulo de Inventario) en el nivel correspondiente (Ver, Agregar, Editar o Eliminar).
- El campo Destino solo se muestra en el formulario si tu empresa tiene activo el módulo TMS (Transporte); de lo contrario permanece oculto.
Consejos y errores comunes
Usa nombres descriptivos. Un nombre como "Bodega Zona Franca" o "Sucursal Piantini" es mucho más fácil de encontrar en el buscador de direcciones que uno genérico como "Dirección 1".
No confundas este catálogo con las direcciones de un Cliente o Proveedor. Las direcciones propias de cada Cliente o Proveedor se administran desde su propia ficha; este catálogo es exclusivamente para direcciones de tu empresa.
No puedes eliminarla si está en uso. Antes de borrar una dirección, revisa el mensaje de error: te indica en qué documentos u oportunidades está asignada, para que les asignes otra dirección primero.