Notas de Crédito de Proveedor

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Nota de Crédito de Proveedor indica quién te la otorgó (proveedor o relacionado), la referencia del documento del proveedor, la moneda y tipo de cambio, y el detalle de artículos, servicios o cuentas contables que componen el monto acreditado. Opcionalmente puede referenciar la Factura de Proveedor a Crédito afectada (la compra a la que corresponde el crédito) y una Autorización de Devolución ya aprobada, cuando el crédito se origina en una devolución física de mercancía.

A diferencia de anular una factura completa, la Nota de Crédito te permite corregir solo una parte del monto facturado —o registrar un descuento o devolución posterior— sin perder el historial original de la compra.

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Cómo registrar una nota de crédito paso a paso

1. Ábrela desde el listado con Nueva, o desde los Detalles de la Factura de Proveedor a Crédito afectada (si tu empresa lo permite desde ahí), para que el proveedor, la moneda y el tipo de cambio se traigan automáticamente.
2. Confirma los datos generales. El proveedor es obligatorio, y la referencia (el número que te dio el proveedor para este crédito) no puede repetirse para el mismo proveedor y subsidiaria. Si tu empresa maneja varias monedas, confirma el tipo de cambio (debe ser mayor a cero).
3. Vincula la factura afectada si el crédito corresponde a una compra ya registrada; el proveedor y la moneda de esa factura deben coincidir con los de la nota de crédito, y la factura no puede estar anulada. Si el crédito viene de una devolución ya autorizada, vincula esa autorización en lugar de (o junto a) la factura.
4. Agrega los artículos, servicios o líneas de cuenta contable que componen el crédito, con su cantidad, precio, impuesto y, si aplica, retención, división, departamento, clase, ubicación o proyecto según los módulos activos en tu empresa.
5. Guarda el documento. Si tu empresa tiene habilitada la aplicación automática de crédito y ya indicaste la factura afectada, puedes usar Guardar y Aplicar Crédito en lugar de Guardar para que AdmCloud aplique el crédito a esa factura en el mismo paso; de lo contrario, guarda normalmente y aplica el crédito después desde el módulo de Aplicaciones.

Aplicar el crédito a una factura

Una nota de crédito reduce lo que le debes al proveedor solo cuando se aplica contra una o más facturas pendientes; guardarla no la aplica automáticamente, salvo que uses el botón Guardar y Aplicar Crédito descrito arriba. Al aplicar el crédito, AdmCloud valida que:

• La factura elegida pertenezca al mismo proveedor que la nota de crédito.
• La factura no esté anulada y tenga saldo pendiente de pago.
• La moneda de la factura coincida con la moneda de la nota de crédito.
• El saldo pendiente de la factura sea mayor o igual al monto de crédito que se desea aplicar.

Si tu empresa no tiene habilitada la aplicación automática, puedes aplicar el crédito manualmente más adelante, incluso repartiéndolo entre varias facturas del mismo proveedor.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El proveedor es obligatorio y no puede estar anulado ni inactivo si la nota se crea en blanco.
• La referencia no puede repetirse para el mismo proveedor y subsidiaria.
• Debes agregar al menos una línea válida, ya sea de artículo/servicio o de cuenta contable.
• El tipo de cambio debe ser mayor a cero.
• El período contable de Cuentas por Pagar correspondiente a la fecha debe estar abierto.
• El descuento por línea debe estar entre 0% y 100%, y no se permiten precios negativos si la cantidad es mayor a cero.
• Si la línea corresponde a un artículo con lotes o atributos obligatorios, debes indicar el lote o los atributos.
• Si vinculas una Factura Afectada, esta debe pertenecer al mismo proveedor y moneda que la nota de crédito, y no puede estar anulada.
• Si vinculas una Autorización de Devolución, esta debe estar en estado autorizado.
• Al usar Guardar y Aplicar Crédito, la factura afectada debe tener saldo pendiente igual o mayor al monto del crédito y su moneda debe coincidir con la de la nota.
• No puedes cambiar el número del documento al editar, ni editar o anular una nota ya electrónicamente firmada si tu configuración de facturación electrónica lo impide.

Eliminar o anular

Puedes eliminar una nota de crédito solo si no tiene documentos dependientes (por ejemplo, si ya fue aplicada a una factura, o si tiene una firma electrónica registrada); en esos casos, AdmCloud bloquea la eliminación y debes anularla en su lugar. Anular conserva el documento y su asiento contable para fines de auditoría, pero lo marca como cancelado y ya no afecta el saldo del proveedor.

Reportes

Desde el menú Reportes del listado puedes generar un reporte de notas de crédito de proveedor, filtrable por fecha, proveedor(es), subsidiaria, artículo y si se incluyen documentos anulados.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• El acceso se controla con el permiso "Notas de Crédito de Proveedor", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
• El botón Guardar y Aplicar Crédito solo aparece si tu empresa tiene habilitada la función de aplicación automática de crédito, y siempre que hayas indicado la Factura Afectada.
• Las retenciones de impuestos solo se muestran según el modo configurado en Preferencias de tu empresa.
• El campo NCF / Comprobante Fiscal solo aplica en países con este requisito (por ejemplo, República Dominicana) y depende de la secuencia fiscal configurada en tu empresa.
• Los campos de lote, atributos, división, departamento, clase de artículo, ubicación y proyecto solo se muestran si tu empresa tiene esos módulos activos.
• La Subsidiaria solo es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.

Consejos y errores comunes