Equipos Externos
Equipos Externos es el catálogo de vehículos y equipo de terceros (contratados, alquilados o subcontratados) que participan en tus operaciones de transporte y, opcionalmente, de mantenimiento, pero que no son propiedad de tu empresa. Aquí registras su conductor, placa, matrícula y rendimiento de combustible, y luego los usas para generar Viajes en el módulo de Gestión de Transporte (TMS).
¿Qué es y para qué sirve?
Un Equipo Externo es, técnicamente, un Activo Fijo (FA_FixedAssets) marcado con el
tipo EXTERNAL, en lugar del tipo normal que usa la pantalla de
Equipos. Comparte la misma tabla que los Activos Fijos y los Equipos propios, pero
su formulario muestra solo los campos relevantes para algo que no es tuyo: no incluye depreciación,
cuentas contables ni datos de manufactura, y en su lugar destaca los datos de transporte (placa,
conductor, rendimiento de combustible) y, si aplica, los de mantenimiento básico (categoría de
equipo, combustible que consume, unidad de lectura).
Se usa principalmente para registrar la flota de transportistas subcontratados o de terceros que realizan Viajes por tu empresa: al crear un Viaje en el módulo de Gestión de Transporte (TMS), puedes asignarle un Equipo Externo (por ejemplo, el camión de un transportista contratado) en lugar de uno de tus propios vehículos. Un Equipo Externo también puede marcarse como Equipo de Descarga (equipo de apoyo usado para descargar mercancía), lo que lo hace seleccionable como "Equipo de Soporte" al planificar la descarga de un Viaje.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todos los equipos externos registrados. Puedes filtrar por Categoría de Equipo, Proveedor y por un equipo de descarga específico, y personalizar qué columnas se muestran (por defecto: Nombre, Código y Categoría; puedes agregar Proveedor, Chofer, Equipo de Descarga, Equipo de Transporte, SKU de Combustible, Rendimiento y su unidad). |
| Crear / Editar | Formulario con los datos generales del equipo, sus piezas típicas y sus archivos adjuntos. |
| Detalles | Vista de solo consulta con todos los datos del equipo, su imagen (si tiene) y los Planes de Mantenimiento Preventivo asociados. |
| Reporte | Reporte imprimible de equipos externos, filtrable por categoría, proveedor, empleado, subsidiaria, fecha de compra, código y estado, entre otros criterios. |
Cómo crear un equipo externo paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso "Equipo Externo TMS".
- Escribe el nombre. Es el único campo obligatorio. El código es opcional: si lo dejas en blanco, el nombre debe ser distinto al de cualquier otro equipo o activo fijo ya registrado (interno o externo).
- Completa los datos generales. Marca, modelo, año, color, proveedor (la empresa transportista o arrendadora) y, si tu empresa tiene el módulo de Servicio al Cliente activo, el contrato asociado.
- Elige su Categoría de Equipo del catálogo de Categorías de Equipos, usada luego en reportes y filtros.
- Si participa en transporte, activa los datos de TMS. Marca si es Equipo de Transporte o Equipo de Descarga y captura su conductor, placa, matrícula y rendimiento de combustible.
- Configura los datos de mantenimiento básico que apliquen: el cliente asociado, el artículo de combustible que consume, la unidad de lectura (horas, kilómetros, etc.) y si se debe exigir esa lectura al despachar combustible o piezas para el equipo.
- Agrega las piezas que suele consumir en la sección correspondiente, y adjunta archivos (contratos, fotos, pólizas del transportista) si los necesitas.
- Guarda. El equipo externo queda disponible de inmediato para asignarse a Viajes del módulo de Gestión de Transporte y, si corresponde, a Planes de Mantenimiento Preventivo.
Capacidades principales
- Uso en Viajes (TMS): un equipo marcado como equipo de transporte se puede asignar directamente a un Viaje, igual que un vehículo propio.
- Equipo de Descarga / Equipo de Soporte: un equipo marcado como equipo de descarga queda disponible para seleccionarse como equipo de apoyo al planificar la descarga de un Viaje.
- Piezas y Archivos integrados directamente en la ficha del equipo, sin necesidad de ir a otra pantalla.
- Planes de Mantenimiento Preventivo: aunque el equipo no sea de tu propiedad, puedes darle seguimiento con planes de mantenimiento preventivo si tu empresa presta ese servicio sobre él.
- Listado personalizable: elige y ordena qué columnas ver (proveedor, chofer, rendimiento de combustible, etc.) y guarda tu propia configuración.
- Reporte imprimible de equipos externos, con los mismos filtros que el de Equipos, pero limitado a los registros marcados como externos.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Código / Nombre | Identifican al equipo externo. El nombre es obligatorio y, junto con el código, debe ser único entre todos los Activos Fijos (internos y externos). |
| Categoría de Equipo | Agrupador del catálogo de Categorías de Equipos, usado en reportes y filtros del listado. |
| Marca / Modelo / Año / Color | Datos descriptivos del equipo, útiles para identificarlo en campo y en reportes. |
| Proveedor | La empresa transportista, arrendadora o subcontratista propietaria real del equipo. |
| Contrato | Vincula el equipo a un contrato de servicio. Solo visible si tu empresa tiene el módulo de Servicio al Cliente activo. |
| Equipo de Transporte | Marca el equipo como una unidad de transporte, disponible para asignarse a Viajes del módulo TMS. |
| Equipo de Descarga | Marca el equipo como equipo de apoyo en la descarga, disponible como "Equipo de Soporte" al planificar un Viaje. |
| Conductor | El contacto asignado como chofer de la unidad de transporte. |
| Placa / Matrícula | Identificación oficial del vehículo. |
| Rendimiento de Combustible / Unidad | Cuánto combustible consume el equipo por unidad de distancia o de tiempo, y en qué unidad se mide (por ejemplo, km/galón). |
| Cliente | Cliente al que se asocia el equipo, si aplica. |
| SKU de Combustible | El artículo de tu inventario que representa el combustible que consume el equipo, usado al registrar despachos. |
| Unidad de Lectura / Exigir Lectura en Despachos | La unidad en que se mide el uso del equipo (horas, kilómetros, etc.) y si se debe registrar esa lectura cada vez que se le despacha combustible o piezas. |
| Piezas | Detalle de las piezas o suministros que suele consumir el equipo. |
| Archivos Adjuntos | Contratos, fotos, pólizas u otros documentos relacionados con el equipo o su proveedor. |
Validaciones al guardar
- Nombre requerido.
- Código único cuando se captura manualmente; nombre único si el código se deja en blanco. La unicidad se valida contra todos los Activos Fijos, no solo contra los equipos externos.
- Se respetan los límites de longitud de cada campo (nombre y código hasta 200 caracteres; marca, modelo, color, placa y matrícula hasta 50; unidad de lectura hasta 200; unidad de rendimiento de combustible hasta 20).
- No puedes eliminar un equipo externo si tiene transacciones asociadas (facturas, despachos, líneas contables o tareas que lo referencian), si está asignado a un ruteo de manufactura (BOM), si aparece en alguna nómina, si tiene Planes de Mantenimiento Preventivo, o si está asignado a algún Viaje de TMS; el sistema te muestra la lista de registros afectados para que sepas qué reasignar o eliminar primero.
Disponibilidad, plan y módulos
- Esta pantalla solo está disponible en el plan Enterprise, y únicamente cuando tu empresa tiene activo al menos uno de estos módulos: Gestión de Transporte (TMS) o Mantenimiento Industrial. Si ninguno está activo, ni el menú ni la pantalla estarán visibles.
- El acceso se controla con el permiso "Equipo Externo TMS" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- El campo Contrato solo aparece si tu empresa tiene el módulo de Servicio al Cliente activo.
- A diferencia de la pantalla de Equipos (para tu maquinaria y vehículos propios), Equipos Externos no incluye depreciación, cuentas contables ni datos de manufactura, porque el equipo no es un activo de tu empresa.
Consejos y errores comunes
Marca correctamente Equipo de Transporte vs. Equipo de Descarga. Un mismo equipo puede tener ambas casillas activas si transporta y también apoya en la descarga; si solo necesitas que aparezca al planificar un Viaje, basta con marcar Equipo de Transporte, y si solo se usa para asistir en la descarga, marca únicamente Equipo de Descarga.
No confundas Equipos Externos con la pantalla de Equipos. Ambas comparten la misma tabla de Activos Fijos y un formulario similar, pero Equipos Externos está pensada para vehículos y maquinaria que no son propiedad de tu empresa: no verás campos de depreciación, cuentas contables ni manufactura. Si necesitas registrar un vehículo o máquina propia, regístralo en la pantalla de Equipos.
¿No puedes eliminar un equipo externo? Revisa el mensaje de error: te indica exactamente qué transacciones, viajes, planes de mantenimiento o rutas de manufactura siguen vinculados a él. Debes reasignar o eliminar esos registros primero, o marcar el equipo como Inactivo si solo dejó de prestarte servicio.