Configuración de la Empresa

¿Qué incluye esta área?

"Empresa" agrupa siete pantallas relacionadas, cada una enfocada en un aspecto distinto de la configuración de tu compañía:

Información de Empresa

Es la ficha de identidad de tu compañía: nombre, identificación fiscal, sistema de impuestos, país, teléfonos, correo, página web, dirección, logo, redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter/X, YouTube), eslogan, actividad comercial y notas que se imprimen en tus facturas. También defines aquí la moneda, el catálogo de impuestos y el nivel de precio por defecto de la empresa, el primer mes de tu año fiscal, el formato de fecha visible y tu zona horaria.

Estos datos no son solo administrativos: el nombre, logo, redes sociales, dirección y teléfono se muestran automáticamente en el pie de página del Portal del Cliente, y el nombre y logo se usan en todo el sistema una vez guardas los cambios.

Preferencias de Empresa

Es la pantalla con más opciones de configuración de AdmCloud, organizada en pestañas. Cada pestaña solo aparece si tu empresa tiene el módulo o la función correspondiente activa:

• General: descuento estándar, decimales de precio y de existencia, artículo de descuento, y reglas de exceso al facturar, recibir o transferir contra lo ordenado.
• Contabilidad: aplicación de retenciones en compras, generación de asiento en pagos no autorizados, descuento por pronto pago en recibos de ingreso, método de reconocimiento de impuestos (por lo devengado o por lo percibido) y ajuste manual de signo en conciliaciones de tarjeta.
• Ventas: autorización automática de pedidos, validación de límite de crédito y de facturas vencidas, suma de porcentajes de descuento, autorización de lotes, tipo de reserva de inventario (Pedido o Reserva de Inventario) y etapas por defecto de cotización.
• Compras: exigir cuenta y adjunto en las facturas de proveedores a crédito, exigir orden de compra en las recepciones de mercancía, no permitir facturar artículos no recibidos, no permitir facturar en exceso del monto de la orden de compra, control de marcas en compras y activación de las autorizaciones de proveedores (Enterprise).
• Inventario: no permitir existencia negativa, no mostrar artículos sin existencia, validar seriales en inventario, permitir el mismo serial en artículos diferentes y exigir equipo al despachar suministros.
• Servicios: técnico asignado por defecto, estado por defecto de una solicitud, días estándar y días sin movimiento antes de marcarla como estancada.
• Portal del Cliente: ubicación por defecto, mostrar existencias y saldos por moneda, agrupar solicitudes de servicio por tipo y permitir que el cliente cambie la prioridad de sus solicitudes.
• Servidor de Correo: usar tu propio servidor SMTP en vez del de AdmCloud (host, puerto, usuario y contraseña).
• Integración de Tokenización Cardnet: integración heredada de pagos con tarjeta; solo visible si tu empresa ya la tenía activa. Para nuevas integraciones se recomienda usar Operadores de Tarjeta de Crédito.
• Centros de Utilidad: exigir línea de negocio, departamento, ubicación o división en las cuentas de resultado. Solo aparece si tu empresa tiene esas dimensiones habilitadas como centro de utilidad.
• Banca: configuración relacionada a bancos y conciliaciones.
• Bitácora de Seguridad: consulta de solo lectura de quién cambió qué y cuándo en esta pantalla.

Cuentas Contables por Defecto

Define las cuentas del catálogo contable que tus transacciones de inventario y ventas usan automáticamente, sin que tengas que elegirlas cada vez: cuenta de ventas, costo de ventas, inventario, descuentos en ventas, devoluciones en ventas, impuesto en ventas, impuesto en compras, retención de impuesto en ventas, retención de impuesto sobre la renta, mercancía en tránsito de compra, ajustes de inventario, inventario en tránsito, diferencial cambiario (ingreso y gasto), cuentas de manufactura (construcciones, despacho de materia prima, despacho de mantenimiento, productos rechazados) y cuentas de promociones (ingreso y costo).

Formato de Impresión

Elige, entre varios diseños predefinidos, cómo se ve la versión impresa de tus facturas y documentos cuando no usas un formato personalizado. La pantalla muestra una vista previa en vivo, con datos y logo reales de tu empresa, de una factura de contado de ejemplo para cada formato antes de que lo guardes.

Hay 4 formatos clásicos disponibles siempre. Si tu empresa tiene activa la función de formatos modernos, se habilitan 4 diseños adicionales (hasta 8 en total) con una presentación más actual.

Numeración de Documentos y por Ubicación

La pantalla de Numeración tiene dos pestañas: Entidades (catálogos maestros como Artículos, Empleados, Clientes/Proveedores o Proyectos) y Documentos (facturas, órdenes, recibos y el resto de tus transacciones). Para cada uno defines el próximo número, el prefijo de texto y la cantidad de dígitos del número consecutivo.

El botón Repetir Prefijo copia el mismo prefijo a todas las filas de la pestaña actual de una sola vez, para no tener que escribirlo documento por documento.

Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, la pestaña de Documentos solo se muestra cuando tienes una subsidiaria seleccionada en tu sesión (la numeración de documentos es propia de cada subsidiaria; la de entidades es compartida por toda la empresa).

Si tu plan es Enterprise, cada documento puede además marcarse como Numerar por Ubicación; una vez marcado, entras a la pantalla de Numeración por Ubicación desde la Ubicación correspondiente para asignarle a ese documento, en esa ubicación puntual, su propio próximo número, prefijo y cantidad de dígitos, independiente del resto de la empresa.

Configuración de Cardnet

Guarda los datos de tu comercio Cardnet (URL del servicio, tipo, número y terminal de comercio) que te entrega tu banco o Cardnet, usados para procesar pagos en línea con tarjeta desde AdmCloud. Esta pantalla solo está disponible para empresas de República Dominicana; en cualquier otro país el sistema muestra un mensaje de función no disponible para tu edición.

Validaciones al guardar

• El país, si lo cambias, debe existir; si tu empresa ya tiene comprobantes fiscales (NCF) emitidos, no se permite cambiarlo.
• Los enlaces de Facebook, Twitter/X, Instagram y YouTube deben tener el formato de una URL válida de esa red social.
• El primer mes del año fiscal debe estar entre 1 y 12.
• El descuento estándar debe estar entre 0 y 100; los decimales de precio y de existencia deben estar entre 0 y 5.
• No se permite cambiar la aplicación de retenciones en ventas si ya existen recibos de ingreso con retenciones aplicadas bajo la configuración anterior.
• El tipo de reserva de inventario no se puede cambiar de "Reserva de Inventario" a "Pedido" si ya hay reservas de inventario registradas; tampoco se puede activar "Reserva de Inventario" si la empresa no está configurada para que las facturas siempre afecten inventario.
• El día, la hora y la antigüedad mínima para el envío automático de estados de cuenta deben estar dentro de rangos válidos (día 0–6, hora 0–23, antigüedad mínima ≥ 0).
• Si activas tu propio servidor de correo, el host, el puerto y el usuario son obligatorios, y la contraseña es obligatoria la primera vez que lo activas.
• Si activas la integración de tokenización Cardnet, se exige cuenta de efectivo (en pesos dominicanos) y método de pago válidos, y las llaves privada y pública la primera vez que la activas.
• No se permite cambiar el ajuste manual de signo en conciliaciones de tarjeta de crédito si ya existen conciliaciones registradas sobre cuentas de ese tipo.
• En las Cuentas Contables por Defecto, cada cuenta seleccionada debe existir y, si tiene moneda asignada, debe coincidir con la moneda de tu empresa.
• En los Ajustes de Reportes de Antigüedad de Saldos, la cantidad de columnas debe estar entre 2 y 6, y los días por columna deben ser mayores a 0.

Disponibilidad

• Todas las pantallas de esta área requieren el permiso de "Configuración" de Administración del Sistema en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar o editar para poder guardar).
• Numeración por Ubicación requiere el plan Enterprise.
• Configuración de Cardnet y la pestaña de Integración de Tokenización Cardnet de Preferencias solo aplican a empresas de República Dominicana.
• La preferencia de Autorizaciones de Proveedores requiere el plan Enterprise y su función correspondiente activa.
• Los formatos modernos (5 a 8) de la pantalla de Formato de Impresión solo aparecen si tu empresa tiene activa esa función.
• Las pestañas y campos de Preferencias relacionados a Compras, Inventario, Servicios, WMS, Centros de Utilidad y Presupuesto de Ventas solo aparecen si tu empresa tiene el módulo o la función correspondiente activa.

Consejos y errores comunes