Recepciones de Mercancía

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Recepción indica la Ubicación (almacén) donde entra la mercancía, el proveedor o relacionado del que proviene, y el detalle de artículos recibidos con su costo. Es una transacción de inventario: en cuanto se guarda, suma la cantidad recibida a la existencia disponible de esa ubicación.

Al mismo tiempo, genera un asiento contable que aumenta la cuenta de inventario y la contrapartida contra la cuenta de tránsito de compras configurada en el proveedor: ese saldo representa mercancía que ya recibiste pero que tu proveedor todavía no te ha facturado. Cuando registras la Factura de Proveedor a Crédito correspondiente a esa misma Orden de Compra, esa cuenta de tránsito se salda. Por eso conviene no confundir la Recepción con la pantalla de Compras con Recepción del módulo de Cuentas por Pagar: esta última combina la factura y la recepción en un solo documento, mientras que la Recepción de Inventario solo mueve existencia, sin generar cuenta por pagar.

Pantallas del área

Cómo crear una recepción paso a paso

1. Genérala desde su documento de origen cuando exista uno. Desde la Orden de Compra, la Factura de Proveedor a Crédito o la Autorización de Devolución de Clientes correspondiente, usa la opción de recibir: AdmCloud abre una recepción nueva con el proveedor/relacionado, la ubicación y las líneas pendientes ya completadas con la cantidad que falta por recibir. Si no hay documento de origen, abre el listado y pulsa Nueva.
2. Revisa los datos generales. La fecha debe caer dentro de un período de Inventario abierto; la Ubicación es obligatoria y debe pertenecer a la misma subsidiaria del documento. Si tu empresa maneja subsidiarias, indícala también.
3. Agrega o confirma los artículos con su cantidad, unidad de medida y costo. Si el artículo requiere lote, número de serie, pedimento (declaración aduanal) o ubicación (bin) dentro del almacén, AdmCloud te los pide antes de dejarte guardar. Si todas las líneas usan el mismo Depósito (Bin), captura el valor en la primera línea y pulsa la flecha azul del encabezado de esa columna para copiarlo al resto del detalle. El depósito solo baja a las líneas cuyo artículo maneja depósito; si alguna línea queda fuera, AdmCloud te lo avisa.
4. Distribuye los Costos Indirectos si aplica (flete, seguro, aduana): selecciona la Liquidación de Inventario correspondiente y AdmCloud reparte esos costos entre los artículos recibidos, dejando el "costo liquidado" de cada línea.
5. Adjunta archivos de respaldo si los necesitas (factura del proveedor, guía de transporte, etc.) y guarda. La recepción queda numerada automáticamente, aumenta el inventario de la ubicación de inmediato y genera su asiento contable.

Documentos relacionados

La Recepción casi siempre está conectada a otros documentos, antes y después de ella:

• Desde una Orden de Compra: trae las cantidades pendientes de recibir de esa orden; no permite recibir más de lo ordenado, salvo que tu empresa tenga habilitada la opción de recibir en exceso de la Orden de Compra.
• Desde una Factura de Proveedor a Crédito: trae las líneas de artículo de la factura (no servicios) para registrar físicamente la entrada de esa mercancía ya facturada.
• Desde una Autorización de Devolución de Clientes: registra la entrada al almacén de la mercancía que un cliente te devuelve.
• Hacia la Factura de Proveedor a Crédito: cuando la recepción viene de una Orden de Compra, la Factura de Proveedor a Crédito que registres después para esa misma orden salda la cuenta de tránsito que dejó la recepción.
• Hacia los Costos Indirectos (Liquidación de Inventario): puedes vincular varias recepciones a la misma Liquidación para distribuir entre ellas el flete, seguro o aduana de una misma importación.

Costos Indirectos (Landed Costs)

Si tu plan tiene habilitado el manejo de Costos de Importación (Landed Costs), cada recepción puede vincularse a una Liquidación de Inventario para repartir entre sus artículos los gastos adicionales de traer esa mercancía: flete, seguro, aduana u otros cargos registrados en documentos aparte. AdmCloud calcula el "costo liquidado" de cada línea sumando el costo original más su porción de esos gastos, y lo usa para valorar el inventario recibido.

El reporte Liquidación de Recepción (disponible desde Detalles o Imprimir) muestra, artículo por artículo, el precio de la Orden de Compra, el gasto adicional distribuido, el costo liquidado final y el porcentaje que representa ese gasto sobre el precio original, útil para revisar si una importación resultó más cara de lo esperado.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Debes agregar al menos un artículo a la recepción.
• La cantidad de archivos adjuntos no puede superar el máximo permitido por tu plan.
• Subsidiaria requerida si tu plan tiene subsidiarias habilitadas, y debe estar activa (no deshabilitada ni de solo lectura).
• La Ubicación debe pertenecer a la misma subsidiaria que la recepción.
• El período de Inventario correspondiente a la fecha del documento debe estar abierto.
• El artículo no puede estar inactivo, y debe indicarse su unidad de medida cuando aplique.
• El lote es obligatorio para artículos que lo requieren, y la declaración aduanal (pedimento) para los que la requieren.
• El bin indicado debe pertenecer a la Ubicación de la recepción.
• Los servicios no pueden llevar costo, y el costo de los artículos tiene un límite máximo permitido.
• No puedes recibir más cantidad de la que está pendiente en la Orden de Compra para ese artículo, salvo que tu empresa permita recibir en exceso.
• Si tu empresa tiene activa la preferencia Requerir Orden de Compra al Crear Recepción de Mercancía, cada artículo debe indicar la Orden de Compra de la que se recibe (las recepciones que vienen de una Autorización de Devolución de un cliente también se aceptan). La importación de inventario inicial no está sujeta a esta regla.
• Si la recepción viene de una Orden de Compra o Factura de Proveedor a Crédito, ese documento no puede estar anulado y debe estar autorizado.
• Un documento de origen no puede indicarse a la vez en el encabezado y en una línea con un origen distinto; el sistema rechaza el guardado si detecta esa combinación.
• El número del documento no puede cambiar al editar, y el documento no puede estar anulado.

Reportes

Desde el menú Reportes del listado puedes generar un Reporte Resumido (una fila por recepción) o un Reporte Detallado (una fila por línea de artículo), filtrables por fecha, subsidiaria, ubicación, departamento, clase de artículo, división, proveedor(es) y si se incluyen los documentos anulados, e imprimibles en formato vertical u horizontal.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• El acceso se controla con el permiso "Recepciones", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular; reimprimir una recepción ya impresa requiere además el privilegio adicional de reimpresión.
• Esta función requiere que tu plan tenga el módulo de Inventario activo.
• Ver y capturar el costo de los artículos recibidos requiere el privilegio de costos de artículos; sin él, la columna de costo no se muestra.
• La distribución de Costos Indirectos (Landed Costs) y la Liquidación de Inventario solo aparecen si tu plan tiene ese módulo activo.
• Los campos de lote, número de serie, bin, pedimento (declaración aduanal) y atributos solo se muestran si tu empresa tiene esos manejos activos.
• La columna/campo de Instrucciones de Recepción depende de una función que AdmCloud activa por compañía.

Consejos y errores comunes