Clasificaciones de Cuentas Contables
Conoce las clasificaciones predefinidas que le dicen a AdmCloud cómo debe comportarse cada cuenta de tu catálogo contable: en qué grupo del estado financiero aparece, qué automatizaciones activa y si maneja auxiliares.
¿Qué son las clasificaciones de cuentas?
Toda cuenta de tu catálogo contable pertenece a una clasificación (también llamada clase de cuenta). La clasificación es la que le indica al sistema qué papel juega esa cuenta en tu contabilidad: si es una cuenta de banco, de cuentas por cobrar a clientes, de inventario, de impuestos por pagar, de ventas, de gastos, etc.
AdmCloud trae la lista de clasificaciones ya creada y lista para usar: se genera automáticamente al crear tu compañía y es la misma para todas las empresas. Tú no necesitas (ni puedes) crear, editar o eliminar clasificaciones; solo las consultas y las asignas a tus cuentas.
¿Para qué sirven?
- Ordenan tus estados financieros. Cada clasificación pertenece a un tipo — Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Otros Ingresos u Otros Gastos — y con ello el sistema sabe dónde presentar cada cuenta en el Balance General y el Estado de Resultados.
- Activan automatizaciones. Muchas operaciones buscan la cuenta por su clasificación: por ejemplo, las cuentas con clasificación de banco participan en conciliaciones y transferencias bancarias, y las de impuestos se usan al calcular los impuestos de tus documentos.
- Habilitan los auxiliares. Ciertas clasificaciones llevan detalle por tercero o por bien (el "auxiliar"): por cliente en cuentas por cobrar, por suplidor en cuentas por pagar, por artículo en inventario, por activo en activos fijos. Así el saldo de la cuenta siempre cuadra con el detalle de quién lo compone.
Cómo usar esta pantalla
- Abre la pantalla. Entra a Clasificaciones de Cuentas Contables. También puedes llegar desde la pantalla de crear o editar una cuenta contable: el nombre del campo Clasificación es un enlace que abre esta lista de referencia.
- Consulta la lista. Verás todas las clasificaciones disponibles ordenadas, con su nombre, su tipo y la columna de ayuda Uso, que explica en qué casos aplicar cada una.
- Asigna la clasificación en tus cuentas. Al crear o editar una cuenta en el Catálogo de Cuentas, elige la clasificación correcta en la lista desplegable (viene agrupada por tipo: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos, Gastos y Otros). Esta pantalla te sirve de guía para decidir cuál corresponde.
Columnas de la lista
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Nombre | El nombre de la clasificación, por ejemplo "Banco", "Inventario" o "Cuentas por Cobrar Clientes". |
| Tipo | El grupo del estado financiero al que pertenece: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Otros Ingresos u Otros Gastos. |
| Maneja Auxiliares | Una marca de cotejo que indica si las cuentas de esa clasificación llevan detalle auxiliar (por cliente, suplidor, artículo o activo fijo). |
| Uso | Una explicación breve de para qué sirve la clasificación y cuándo usarla. Es la mejor guía al momento de clasificar una cuenta nueva. |
Clasificaciones que manejan auxiliares
Estas clasificaciones llevan detalle auxiliar, es decir, su saldo se desglosa por tercero o por bien:
| Clasificación | El auxiliar se lleva por |
|---|---|
| Cuentas por Cobrar Clientes | Cliente |
| Anticipos de Clientes | Cliente |
| Cuentas por Pagar Suplidores | Suplidor |
| Cuentas por Pagar a Largo Plazo | Suplidor |
| Anticipos a Suplidores | Suplidor |
| Reembolsos | Suplidor / empleado a reembolsar |
| Inventario | Artículo |
| Activos Fijos | Activo fijo |
Disponibilidad y permisos
Esta pantalla forma parte del módulo de Contabilidad y usa el mismo permiso que el Catálogo de Cuentas: cualquier usuario con acceso de consulta al catálogo puede verla. Si no encuentras la opción en el menú, pide a tu administrador que revise los privilegios de tu grupo de usuarios.
Consejos y errores comunes
Apóyate en la columna "Uso". Antes de clasificar una cuenta nueva, lee la descripción de la clasificación: elegir la correcta desde el principio evita reclasificar asientos más adelante.
La clasificación no es solo un rótulo. De ella dependen automatizaciones del sistema. Por ejemplo, una cuenta de banco debe llevar la clasificación de banco para que aparezca en conciliaciones y transferencias; si la clasificas como "Otros Activos Corrientes" perderás esas funciones.
¿No puedes crear una clasificación propia? Es lo esperado: la lista es fija y la mantiene AdmCloud para garantizar que los reportes financieros y las automatizaciones funcionen igual en todas las empresas. La personalización de tu contabilidad se hace en el Catálogo de Cuentas, creando las cuentas que necesites bajo la clasificación adecuada.