Reportes de Gastos

¿Qué son y para qué sirven?

• Cargos Mensuales: el gasto de cada cuenta contable, mes a mes, a lo largo de un año. Es la forma más rápida de ver la tendencia de una cuenta a lo largo del tiempo.
• Costos Comparativos: compara el gasto de cada cuenta contable entre dos rangos de fecha cualquiera (no tienen que ser meses completos), con la diferencia y el porcentaje de variación entre ambos.
• Reportes por Centro de Utilidad: en vez de agrupar por cuenta contable, agrupan el gasto de un rango de fechas por División, Departamento, Ubicación o Clase de Artículo, para ver qué sucursal, proyecto o línea de negocio está gastando más.

En los reportes por Centro de Utilidad, el gasto que no tiene asignada esa dimensión (por ejemplo, una factura de proveedor a crédito sin Departamento indicado) aparece agrupado en su propia fila, para que el total del reporte siempre cuadre con el total real de gastos del período.

Cómo se usa

1. Entra al reporte que necesitas desde el menú de Reportes de Contabilidad: Cargos Mensuales, Costos Comparativos, o el reporte por Centro de Utilidad que tu empresa tenga habilitado.
2. En Cargos Mensuales, indica el Año (usa el actual si no lo cambias) y, si quieres acotar el resultado, la Cuenta, Subsidiaria, Ubicación, Departamento, División, Clase de Artículo o Proyecto. Desmarca Solo con Montos si también quieres ver las cuentas en cero.
3. En Costos Comparativos, define los dos Rangos de Fecha que quieres comparar (Período 1 y Período 2) y, de forma opcional, los mismos filtros de dimensión.
4. En los reportes por Centro de Utilidad, define el Rango de Fechas (obligatorio) y, si necesitas acotar el resultado, los demás filtros de dimensión y Proyecto.
5. Si tu empresa tiene más de una dimensión habilitada como centro de utilidad, usa la barra de variantes en la parte superior del reporte para saltar entre Por División, Por Departamento, Por Ubicación y Por Clase de Artículo, sin perder los filtros que ya aplicaste.
6. Desde la grilla de resultados puedes exportar, imprimir, reordenar columnas o guardar tu propia configuración, igual que en el resto de los reportes de AdmCloud. El nombre de la cuenta o de la dimensión es un enlace directo a su ficha.

Capacidades principales

• El gasto se calcula a partir de cualquier transacción que afecte una cuenta contable de Gastos o Gastos No Operacionales — no depende de un solo tipo de documento.
• Cargos Mensuales muestra una columna por cada uno de los 12 meses del año elegido, más el total anual de la cuenta.
• Costos Comparativos muestra el monto de cada cuenta en ambos períodos, la diferencia entre ellos y el porcentaje de variación.
• Los reportes por Centro de Utilidad muestran un solo total de gasto por dimensión (División, Departamento, Ubicación o Clase de Artículo) para todo el rango de fechas elegido.
• Cambio rápido entre las variantes de Centro de Utilidad disponibles para tu empresa, sin volver a capturar los filtros.
• El reporte Mensual y el Comparativo aceptan además un filtro de Etiqueta (Tag) y traen un filtro oculto de Tipo de Documento, que normalmente solo se activa cuando llegas desde un enlace de otra pantalla.

Campos clave — Cargos Mensuales y Costos Comparativos

Campos clave — Reportes por Centro de Utilidad

Filtros disponibles

• Año (obligatorio en Cargos Mensuales) o Rango de Fechas (obligatorio en Costos Comparativos y en los reportes por Centro de Utilidad).
• Cuenta, disponible únicamente en Cargos Mensuales y Costos Comparativos.
• Subsidiaria, si tu empresa la tiene habilitada.
• Ubicación, Departamento, División, Clase de Artículo y Proyecto, para acotar el reporte a una de esas dimensiones en particular; cada filtro de dimensión también incluye automáticamente sus dimensiones hijas.
• Solo con Montos, en Cargos Mensuales, para ocultar las cuentas que no tuvieron movimiento en el año.
• Etiqueta y Tipo de Documento, en Cargos Mensuales y Costos Comparativos; el segundo normalmente permanece oculto y solo se activa al llegar desde un enlace de otro reporte.

Disponibilidad y permisos

• Todos los reportes de esta área requieren el permiso "Catálogo de Cuentas" de Contabilidad en tu grupo de usuarios.
• Los reportes por Clase de Artículo están disponibles desde el plan Standard en adelante.
• Los reportes por División, Departamento y Ubicación requieren el plan Premium o superior.
• En la edición Enterprise, las cuatro variantes de Centro de Utilidad dependen de que tu empresa tenga activado el módulo Núcleo (Core).
• Si tu empresa no tiene ninguna de las cuatro dimensiones habilitada como centro de utilidad, la pantalla muestra el mensaje de función no disponible en esta edición en lugar del reporte.
• El filtro de Subsidiaria solo aparece si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas.

Consejos y errores comunes