Consolidación de Clientes y Proveedores
Consolidación de Clientes y Consolidación de Proveedores son dos herramientas gemelas que mueven todo el historial de un cliente o proveedor (facturas, pagos, actividades, cualquier documento o referencia que le apunte) hacia otro cliente o proveedor, y luego eliminan permanentemente el registro original. Se usan para fusionar registros duplicados sin perder historial: por ejemplo, cuando el mismo cliente o proveedor quedó registrado dos veces por error.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando un cliente o un proveedor queda registrado por duplicado (por ejemplo, capturado dos veces con una grafía distinta de su nombre) ya no es sencillo simplemente borrar uno de los dos: mientras tenga facturas, pagos u otros documentos asociados, el sistema no permite eliminarlo. Esta herramienta resuelve ese caso: reasigna cada documento y referencia que apunta al registro Origen para que en adelante apunte al registro Destino, y al terminar borra el registro Origen, que queda vacío y desaparece de tu catálogo de Clientes o Proveedores.
Casos típicos de uso:
- Cliente o proveedor duplicado: se creó sin querer dos veces el mismo registro y quieres dejar solo uno, conservando el historial completo de facturación, cobros o pagos.
- Fusión de registros relacionados: dos clientes o proveedores en realidad representan a la misma entidad (por ejemplo, tras una fusión de empresas) y quieres consolidar su historial en un solo registro.
- Limpieza del catálogo: quieres reducir el número de clientes o proveedores inactivos combinándolos con el registro que sigue en uso.
Cómo se usa
- Entra a la herramienta. Ve al menú Herramientas y selecciona Consolidación de Clientes o Consolidación de Proveedores, según el caso.
- Elige el registro Origen (Desde Cliente o Desde Proveedor). Es el registro que quieres vaciar y eliminar; todo su historial se moverá al registro destino.
- Elige el registro Destino (Hasta Cliente o Hasta Proveedor). Es el registro que va a "recibir" y conservar todo el historial del registro origen.
- Pulsa el botón de envío. AdmCloud valida ambos registros (ver la sección de validaciones) y te muestra un mensaje de confirmación advirtiendo que el registro origen será eliminado. Confirma solo si estás seguro: esta acción no se puede deshacer.
- Espera a que el proceso termine. La transferencia se ejecuta como un proceso en segundo plano (no bloquea tu sesión); al confirmar, AdmCloud te lleva automáticamente a la pantalla de Procesos, donde puedes ver su progreso y confirmar cuándo terminó.
Qué se transfiere
El proceso reasigna todas las referencias al registro Origen en cualquier tabla del sistema que apunte a un Cliente o Proveedor: facturas y sus notas, recibos y pagos, actividades, direcciones, contactos y cualquier otro documento o transacción vinculada, sin importar el módulo al que pertenezcan. No se pierde ningún documento ni movimiento; simplemente, de ahí en adelante, todo lo que antes se veía en el registro Origen aparece en el registro Destino.
Validaciones y requisitos
Para poder ejecutar la transferencia, ambos registros deben cumplir con lo siguiente:
| Requisito | Motivo |
|---|---|
| El registro Origen y el Destino deben ser diferentes | No tiene sentido transferir un registro hacia sí mismo. |
| Ambos registros deben existir y ser del tipo correcto | En Consolidación de Clientes, ambos deben ser Clientes; en Consolidación de Proveedores, ambos deben ser Proveedores. |
| Ambos registros deben tener el mismo ID Fiscal (RNC/Cédula) | Evita fusionar por error el historial de dos entidades legales distintas; solo se permite consolidar registros que ya comparten identidad fiscal. |
Si alguna de estas condiciones no se cumple, AdmCloud rechaza la operación antes de iniciar el proceso y te indica cuál es el problema (por ejemplo, que el ID Fiscal de ambos registros no coincide).
Disponibilidad y permisos
- Esta herramienta solo aparece en el menú si tu empresa tiene activada la función "Consolidación de Relaciones". Si no la ves, revisa Herramientas → Habilitación de Funciones Beta o contacta a soporte de AdmCloud para activarla.
- La opción Consolidación de Clientes solo aparece además si el módulo Cuentas por Cobrar está activo en tu compañía; la opción Consolidación de Proveedores solo aparece si el módulo Contabilidad está activo (en el plan Enterprise un administrador podría haber desactivado alguno de estos módulos).
- Para usar Consolidación de Clientes necesitas el permiso "Clientes" con nivel Editar. Para usar Consolidación de Proveedores necesitas el permiso "Proveedores" con nivel Editar.
Consejos y errores comunes
Esta acción es irreversible. Una vez confirmada, el registro Origen se elimina permanentemente y no puede recuperarse. Si tienes dudas, verifica primero en el historial del cliente o del proveedor qué documentos tiene antes de transferirlo.
No necesitas quedarte esperando en la pantalla. El proceso corre en segundo plano; puedes seguir trabajando y revisar su avance más tarde desde la pantalla de Procesos.
Error de "el ID Fiscal debe coincidir". Si el sistema rechaza la transferencia por esta razón, revisa en la ficha de cada Cliente o Proveedor el campo ID Fiscal y corrígelo para que ambos registros compartan el mismo RNC/Cédula antes de intentar la consolidación de nuevo.