Adelantos de Clientes

¿Qué es y para qué sirve?

Registra aquí cualquier cobro que recibas sin que exista todavía una factura de por medio: un anticipo antes de iniciar un trabajo, un depósito de garantía, o dinero recibido que decidiste no aplicar de inmediato. Al guardar, el sistema genera el asiento contable correspondiente, cargando la cuenta de caja o banco donde entró el dinero y abonando la cuenta de Anticipos de Clientes (una cuenta por pagar/pasivo, no la cuenta por cobrar del cliente), ya que todavía no se sabe a qué factura se aplicará ese dinero.

Opcionalmente puedes vincular el adelanto a una orden de venta: en ese caso el monto se refleja automáticamente como "abonado" en las cuotas de esa orden, permitiéndote llevar control de los anticipos recibidos sobre un pedido grande antes de facturarlo. Si anulas o eliminas el adelanto, ese abono se revierte automáticamente en la orden.

Cuando el adelanto no está vinculado a ninguna orden, queda simplemente como saldo disponible del cliente. Para aplicarlo contra una o varias facturas ya emitidas, usa la pantalla de Aplicación de Créditos Clientes: ese es el paso que mueve el saldo del adelanto hacia la factura correspondiente; el adelanto en sí nunca factura ni descuenta directamente un documento.

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Cómo registrar un adelanto paso a paso

1. Abre el listado y pulsa Crear. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Recibos de Ingreso; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
2. Selecciona el cliente y, si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, la subsidiaria correspondiente. El sistema propone la fecha del día.
3. Elige la cuenta de caja o banco donde entró el dinero. Si tu compañía usa una sola cuenta de caja o moneda, el sistema la completa automáticamente; la moneda del adelanto se toma de esa cuenta y no se puede editar directamente.
4. Indica la forma de pago y el monto recibido, y confirma la tasa de cambio propuesta si la moneda de la cuenta no es la moneda principal de la compañía.
5. Si el adelanto corresponde a una orden de venta, selecciónala en el campo correspondiente para que el monto se refleje como abonado en esa orden. Si no, deja el campo vacío: podrás aplicarlo a una factura más adelante desde Aplicación de Créditos Clientes.
6. Adjunta cualquier comprobante de soporte (voucher, transferencia, etc.) en la pestaña de archivos, si lo necesitas.
7. Guarda. El sistema valida los datos y genera el asiento contable, cargando la cuenta de caja/banco y abonando la cuenta de Anticipos de Clientes.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Cliente requerido, activo y no anulado.
• Moneda requerida, tomada de la cuenta de caja/banco seleccionada.
• Cuenta de caja/banco requerida, activa al crear el documento y con la misma moneda que el adelanto.
• Tasa de cambio mayor a cero y consistente con la moneda funcional de la compañía.
• Forma de pago requerida y activa.
• Período contable abierto para Cuentas por Cobrar en la fecha del adelanto.
• El número de documento no se puede repetir dentro del mismo tipo de documento, y no se puede cambiar al editar.
• No se puede cambiar el cliente, la moneda ni la tasa de cambio al editar si el adelanto tiene registros contables vigentes vinculados.
• Cuentas contables no conciliadas todavía para poder editar el adelanto, si tu compañía usa conciliación bancaria sobre esas cuentas.
• No se puede editar un adelanto ya incluido en un depósito bancario que afecte esos mismos datos.
• No se puede anular ni eliminar un adelanto que ya tiene registros vigentes vinculados (por ejemplo, una aplicación de créditos que lo usó).

Gestión del documento

Desde el detalle de un adelanto ya guardado puedes, según tus permisos:

• Editarlo mientras el período contable siga abierto y no tenga registros vigentes que lo impidan.
• Duplicarlo para crear un nuevo adelanto a partir de sus datos.
• Anularlo: si estaba vinculado a una orden de venta, revierte automáticamente el monto abonado en esa orden.
• Eliminarlo: igual que al anular, libera el abono aplicado a la orden de venta si la tenía; no se puede eliminar si tiene registros vigentes vinculados.
• Imprimirlo, con el formato predeterminado o una plantilla personalizada.
• Enviarlo por correo al cliente, o compartir su enlace público (por ejemplo por WhatsApp) para que lo consulte o reimprima sin necesidad de iniciar sesión, si tienes el permiso de reimpresión.
• Marcarlo como "depositado manualmente", útil cuando el dinero ya fue llevado físicamente al banco sin pasar por un depósito registrado en el sistema.
• Consultar el asiento contable asociado.

Funciones adicionales según tu configuración

• Columna y campo de subsidiaria en el listado y el formulario, si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
• Estado de depósito bancario (pendiente, parcialmente depositado, depositado o depositado manualmente) visible en el detalle, si tu compañía usa el módulo de Banca para armar depósitos.
• Creación desde una conciliación de movimientos bancarios (Bank Feed), que precarga la fecha y el monto del movimiento detectado en el banco.
• Campos personalizados en el formulario, si tu compañía los configuró para esta pantalla; también puedes crear nuevos campos desde el propio formulario.
• Personalización del formulario (agregar, mover o quitar campos), si tienes el permiso correspondiente.
• Portal de Clientes: si tu compañía lo tiene activo, el cliente puede consultar e imprimir sus propios adelantos desde su portal.

Disponibilidad y permisos

• El acceso se controla con el permiso "Recibos de Ingreso" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular. Compartir el enlace público o reimprimir requiere además el permiso de reimpresión de Recibos de Ingreso.
• Disponible en los planes de AdmCloud que incluyen el módulo de Ventas y Cuentas por Cobrar. En el plan Enterprise, requiere tener activo el módulo de Ventas.
• Con subsidiarias habilitadas, cada adelanto queda asociado a una subsidiaria y su cuenta de caja/banco debe pertenecer a esa misma subsidiaria.
• El estado de depósito bancario y la creación desde conciliación de movimientos bancarios dependen de que tu compañía use el módulo de Banca.

Consejos y errores comunes