Listas Personalizadas
Las Listas Personalizadas son catálogos de opciones que tú mismo defines (por ejemplo "Tipo de Cliente" con las opciones Mayorista, Minorista y Distribuidor) para usarlos como el tipo de dato de un Campo Personalizado en casi cualquier tarjeta o transacción de AdmCloud, en lugar de dejar que el usuario escriba texto libre.
¿Qué es y para qué sirve?
Una Lista Personalizada tiene un nombre (por ejemplo "Colores de Empaque") y una colección de Opciones, cada una con su propio nombre y, opcionalmente, un código corto. Una vez creada, la lista queda disponible como tipo de dato al definir un Campo Personalizado, de modo que ese campo se muestra como una lista desplegable con tus opciones en vez de una casilla de texto libre.
Sirve para estandarizar la captura de información propia de tu negocio que AdmCloud no ofrece de forma nativa, evitando errores de digitación (mayúsculas distintas, sinónimos, faltas de ortografía) y permitiendo filtrar y reportar de forma consistente sobre ese dato.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Lista todas las Listas Personalizadas de tu empresa por nombre. Desde aquí creas una nueva o entras al detalle de una existente. |
| Crear / Editar | El formulario con el Nombre y las Notas de la lista. Las Opciones no se capturan aquí: se agregan desde el Detalle, una vez la lista está guardada. |
| Detalles | La lista ya guardada, con sus datos en modo de solo consulta, la tabla completa de sus Opciones y el botón para agregar una Opción nueva sin salir de la pantalla, además de la bitácora de cambios. |
Cómo crear una Lista Personalizada paso a paso
- Abre el listado de Listas Personalizadas y pulsa Nuevo.
- Escribe el Nombre de la lista, por ejemplo "Tipo de Vehículo" o "Motivo de Descuento". Este nombre es el que verás luego al elegir el tipo de dato de un Campo Personalizado.
- Agrega, si quieres, unas Notas que te recuerden a ti o a otro usuario para qué se creó esta lista.
- Guarda. El sistema te lleva automáticamente al Detalle de la lista recién creada.
- Agrega sus Opciones desde el Detalle: pulsa el botón Nueva Opción, escribe el Nombre de la opción (por ejemplo "Camión") y, si lo necesitas, un Código corto de referencia, y guarda. Repite este paso por cada opción que quieras que aparezca en la lista desplegable.
- Usa la lista al crear un Campo Personalizado en cualquiera de las áreas de Personalización (Cuentas Contables, Artículos, Ubicaciones, Oportunidades, Proyectos, Contactos, Relaciones/Clientes/Proveedores, Transacciones, Nómina, entre otras): al elegir el tipo de dato "Lista", selecciona la Lista Personalizada que acabas de crear.
Dónde se usan tus Listas Personalizadas
Una vez creada, una Lista Personalizada puede vincularse desde:
- Un Campo Personalizado de tipo "Lista" en Cuentas Contables, Artículos, Ubicaciones, Seriales, Unidades de Medida (UOM), Listas de Materiales (BOM), Subsidiarias, Oportunidades, Proyectos, Contactos, Clases de Contacto, Relaciones (Clientes/Proveedores/Prospectos), Transacciones y Transacciones de Nómina.
- Un filtro de Reporte Personalizado.
- Un campo de Registro Personalizado.
- Un activo (dato de configuración) de un Plugin.
Por eso una Lista Personalizada no puede eliminarse mientras siga vinculada a alguno de estos usos; ver la sección de Validaciones al Guardar más abajo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la lista; es obligatorio y debe ser único entre todas tus Listas Personalizadas. Es el texto que verás al elegirla como tipo de dato de un Campo Personalizado. |
| Notas | Texto libre y opcional para documentar el propósito de la lista, útil si en el futuro otro usuario debe mantenerla. |
| Opción → Nombre | El texto que verá el usuario al elegir un valor de la lista desplegable en el Campo Personalizado. Es obligatorio y debe ser único dentro de esa misma lista (puedes repetir el mismo nombre de opción en listas distintas). |
| Opción → Código | Un identificador corto y opcional para la opción, útil como referencia en integraciones, reportes o migraciones de datos. |
Validaciones al guardar
- Nombre de la lista requerido y único: no puede repetirse con el de otra Lista Personalizada de tu empresa.
- Nombre de la opción requerido, y no puede repetirse con el de otra opción de la misma lista.
- Una opción siempre debe pertenecer a una lista: no se puede guardar una opción sin indicar a cuál Lista Personalizada corresponde.
- No puedes eliminar una Lista Personalizada que esté en uso. El sistema bloquea la eliminación e indica el nombre del campo o filtro que la está usando si la lista está vinculada a un Campo Personalizado (de Activos Fijos, Artículos, Ubicaciones, Oportunidades, Proyectos, Relaciones, Contactos, Cuentas Contables, Seriales, Transacciones, Viajes/TMS, Unidades de Medida, Subsidiarias, Listas de Materiales, Transacciones de Nómina o Clases de Contacto), a un filtro de Reporte Personalizado, a un campo de Registro Personalizado o a un Plugin.
- Al eliminar una lista sin vínculos activos, se eliminan también todas sus Opciones.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Personalización" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar y editar.
- Disponible en el plan Enterprise, junto con el resto de las funciones de Campos Personalizados.
Consejos y errores comunes
Piensa primero en el Campo Personalizado que vas a crear. Crea la Lista Personalizada con sus opciones antes de ir a la pantalla de Campos Personalizados del área donde la necesitas (por ejemplo, Artículos u Oportunidades), para que ya esté disponible al elegir el tipo de dato "Lista".
Si no puedes eliminar una lista, revisa primero dónde está en uso. El mensaje de error te indica el nombre del campo, filtro o plugin que la referencia; quita esa referencia (o el Campo Personalizado completo) antes de intentar eliminar la lista de nuevo.
Usa el Código de la opción solo si lo necesitas para integraciones o migraciones. Para la mayoría de las listas basta con el Nombre; el Código es útil cuando quieres mapear la opción contra un valor fijo de un sistema externo o de tus datos históricos.