Préstamos

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando le adelantas dinero a un empleado (por ejemplo, un préstamo personal o de emergencia) puedes registrarlo en AdmCloud como un documento de Préstamo, vinculado siempre a un Contrato de Trabajo base del empleado. Desde ese momento, AdmCloud calcula y muestra el balance pendiente y, una vez el préstamo está autorizado, lo incluye automáticamente en las próximas nóminas del empleado, descontando la cuota indicada hasta que el balance llegue a cero.

El préstamo pasa por un flujo de autorización (Pendiente → Autorizado → Rechazado) igual al de otras transacciones de nómina, para que un supervisor revise y apruebe el desembolso antes de que empiece a descontarse. Mientras no esté autorizado, la nómina no lo toma en cuenta.

Cómo se usa

1. Crea el préstamo. Entra a Préstamos, dentro de Nómina, y haz clic en Nuevo. Selecciona el Empleado y su Contrato de trabajo activo (solo contratos de tipo Base). La Fecha del préstamo no puede ser anterior a la fecha de inicio de ese contrato.
2. Indica los montos. Completa el Monto Original del préstamo, el Balance Inicial (por si ya recibiste algún pago por fuera) y la Cuota a Deducir en cada nómina. Elige también el Concepto de Descuento con el que se va a reflejar la deducción en el volante de pago del empleado.
3. Marca en qué quincena se descuenta. Si el empleado tiene nómina quincenal, marca al menos una de las casillas Incluir en primera quincena o Incluir en segunda quincena. Si su nómina es semanal o mensual, este dato no aplica: el préstamo se incluye automáticamente en cada nómina mientras tenga balance pendiente.
4. Guarda. Con el botón Guardar. Según tu privilegio, el préstamo queda en estado Pendiente (si necesita aprobación de otra persona) o directamente Autorizado.
5. Autoriza el préstamo. Si quedó Pendiente, alguien con el privilegio de autorización debe entrar al detalle del préstamo y usar el botón Autorizar. Solo a partir de ese momento el sistema muestra el Balance pendiente y las nóminas empiezan a aplicarle la cuota. También puedes Rechazar el préstamo o volver a Marcar Pendiente uno ya autorizado o rechazado.
6. Da seguimiento al balance. Desde el detalle del préstamo puedes consultar la tabla de amortización (una simulación de cómo se reduce el monto original cuota por cuota) y la lista de nóminas que ya le han aplicado descuentos.

Capacidades principales

• Descuenta automáticamente la cuota indicada en cada nómina del empleado hasta saldar el préstamo, sin que tengas que recordarlo manualmente.
• Flujo de autorización propio (Pendiente, Autorizado, Rechazado), independiente del resto de la nómina.
• Tabla de amortización automática para ver, cuota por cuota, cómo se reduce el préstamo.
• Muestra el balance real pendiente (descontando lo ya aplicado en nóminas) mientras el préstamo está autorizado.
• Permite adjuntar archivos (por ejemplo, el acuerdo firmado del préstamo) al documento.
• Reportes rápidos de "Préstamos Pendientes" (con balance sin pagar) y "Pendiente Autorización" desde el mismo listado.
• Personalización de columnas en el listado, para mostrar u ocultar datos como Referencia o Notas.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Empleado y moneda obligatorios: no se puede guardar el préstamo sin un empleado activo ni una moneda válida.
• Contrato obligatorio y de tipo Base: el préstamo debe vincularse a un Contrato de Trabajo existente de tipo Base; no se puede usar un contrato de otro tipo.
• La fecha del préstamo no puede ser anterior a la del contrato.
• Montos positivos: el Monto Original, el Balance Inicial y la Cuota a Deducir deben ser mayores que cero.
• El Balance Inicial no puede superar el Monto Original.
• La Cuota a Deducir no puede superar el Balance Inicial.
• Al menos una quincena marcada: si tu empresa maneja nómina quincenal, debes marcar la primera o la segunda quincena (o ambas) antes de guardar.
• Departamento, División, Ubicación, Proyecto y Clase de Artículo, cuando se indican, deben existir y no estar anulados.
• No se puede cambiar la Subsidiaria de un préstamo después de creado.
• Una vez el préstamo ya tiene nóminas aplicadas, no puedes cambiar su Fecha, Moneda, Empleado ni Contrato; el sistema te muestra el número de la nómina que lo bloquea.
• No se puede editar, eliminar ni anular un préstamo cancelado (anulado), y tampoco uno con nóminas ya aplicadas y sin anular: primero debes anular esas nóminas.

Estados de autorización

Todo préstamo tiene un estado de autorización que controla si la nómina puede o no aplicarle descuentos:

• Pendiente: el préstamo existe pero todavía no se toma en cuenta en ninguna nómina. Es el estado inicial si no tienes el privilegio de autorización.
• Autorizado: el préstamo ya fue aprobado. A partir de aquí se muestra su Balance pendiente y las próximas nóminas del empleado le aplican la cuota.
• Rechazado: el préstamo no se aprueba; no genera descuentos.

Desde el detalle del préstamo, según tus privilegios, puedes moverlo entre estos tres estados con los botones Autorizar, Rechazar y Marcar Pendiente, sin necesidad de recargar la página.

Disponibilidad, plan y permisos

• Los Préstamos requieren el plan Enterprise con el módulo de Nómina activo, y adicionalmente que la función "Préstamos" esté encendida para tu empresa. A diferencia de otras pantallas de Nómina, esta función no está incluida en el plan Premium Plus Nómina.
• El acceso a ver, crear, editar, eliminar, anular y autorizar Préstamos está controlado por el permiso "Préstamos", asignable por usuario o por grupo de usuarios en Seguridad. Autorizar, rechazar o marcar pendiente un préstamo requiere específicamente el nivel de autorización de ese permiso (o el de edición, para rechazar o volver a pendiente).
• Si el contrato del empleado es de un tipo de nómina restringido a ciertos usuarios, sus préstamos solo los ven esos usuarios asignados, tanto en el listado como en el reporte de Préstamos.
• Si no ves esta pantalla, contacta a soporte para confirmar si tu plan incluye el módulo de Nómina y si la función "Préstamos" está activada para tu empresa.

Consejos y errores comunes