Chat Interno

¿Qué es y para qué sirve?

El Chat organiza las conversaciones en hilos (conversaciones). Puedes iniciar una conversación directa con un solo compañero, o una conversación de grupo con nombre propio a la que puedes ir agregando o quitando participantes. Los mensajes se entregan al instante a todos los que estén conectados y quedan guardados en el historial de la conversación.

La lista de personas con las que puedes chatear son los usuarios de tu empresa: las relaciones marcadas con "Permitir acceso" al sistema, activas y con correo electrónico. Los clientes y proveedores (contactos) con acceso al Portal habilitado ("Permitir acceso" en su ficha) no aparecen en el chat; ese acceso solo abre el Portal, no la mensajería. Si tu correo es usuario en varias empresas relacionadas o trabajas con una firma contable, verás en una sola lista las conversaciones de todas esas empresas, cada una identificando a qué empresa pertenece la otra persona, aunque solo puedes iniciar una conversación nueva con usuarios de la empresa en la que estás conectado.

Además, el Chat aparece como una pestaña más dentro de las pantallas de transacciones y otros registros (facturas, cotizaciones, órdenes de compra, oportunidades, artículos, proyectos, solicitudes de servicio, activos fijos, vacantes, etc.). Esa pestaña abre automáticamente una conversación de grupo vinculada a ese documento específico, para discutirlo con tu equipo sin salir de la pantalla ni mezclar el tema con otras conversaciones.

Cómo se usa

1. Abre el Chat. Usa el icono de mensajes de la barra superior (marca un punto cuando tienes mensajes sin leer) o entra directamente a la pantalla de Chat. A la izquierda verás la lista de tus conversaciones; a la derecha, los mensajes de la que tengas seleccionada.
2. Inicia una conversación nueva. Elige la persona en el selector de "Nueva conversación" y confirma con Iniciar conversación. Si ya tenías una conversación directa con esa persona, AdmCloud la reutiliza en vez de crear una duplicada.
3. Busca y filtra. Usa el buscador de la lista de conversaciones para encontrar una por nombre, activa Mostrar solo no leídos para ver únicamente las pendientes, o usa el buscador de mensajes dentro de una conversación abierta para ubicar un texto específico.
4. Escribe y envía. Redacta el mensaje en el cuadro de texto (Enter lo envía; Shift+Enter agrega un salto de línea) y usa el botón de emoji para insertar un emoticono. También puedes pegar una imagen copiada al portapapeles directamente en el cuadro de texto.
5. Adjunta archivos. Usa el botón del clip para subir un archivo (documentos, imágenes, etc.) a la conversación activa. AdmCloud valida el tamaño del archivo antes de subirlo para evitar que se rechace por exceder el límite configurado.
6. Administra un grupo. En una conversación de grupo puedes cambiarle el nombre, agregar nuevos participantes desde el botón "+" o quitar a alguien (incluyéndote a ti mismo, lo que equivale a salir de la conversación).
7. Archiva o elimina. Archiva una conversación para que deje de aparecer en tu lista, o elimina un mensaje propio con el ícono de la "x"; solo puedes borrar mensajes que tú enviaste.

Capacidades principales

• Conversaciones directas (1 a 1) y de grupo con nombre propio, con historial guardado.
• Chatear con compañeros de tu empresa, viendo en una sola lista las conversaciones de todas las empresas donde eres usuario.
• Búsqueda de conversaciones (por nombre) y de mensajes dentro de una conversación abierta.
• Filtro para ver solo las conversaciones con mensajes sin leer, con contador de mensajes y de no leídos.
• Envío de emojis, imágenes (incluso pegadas desde el portapapeles) y archivos adjuntos.
• Agregar o quitar participantes y renombrar una conversación de grupo.
• Archivar una conversación y eliminar tus propios mensajes.
• Notificación en tiempo real (sin recargar la página) cuando llega un mensaje nuevo, con un indicador de no leídos en la barra superior.
• Chat vinculado directamente a un documento (factura, oportunidad, artículo, proyecto, etc.) desde su propia pantalla, con acceso directo ("lupa") de vuelta al documento desde la lista de conversaciones.
• Traducción automática del mensaje al idioma preferido de cada participante, cuando la función está habilitada (ver más abajo).
• Resumen de la conversación generado con Inteligencia Artificial, cuando la función está habilitada (ver más abajo).

Campos clave

Validaciones al guardar

• Mensaje obligatorio: no se puede enviar un mensaje de texto vacío ni una imagen sin contenido.
• Conversación requerida: para enviar un mensaje, subir un archivo o una imagen, primero debe haber una conversación seleccionada o creada.
• Usuario debe existir: al agregar o quitar un participante, o al enviar un mensaje, el usuario que envía y el que se agrega deben existir en el sistema.
• Solo usuarios de tu empresa: solo puedes iniciar una conversación directa con, o agregar a una conversación, usuarios de la empresa en la que estás conectado que tengan el acceso habilitado (los mismos que aparecen en la lista).
• Solo participantes: para ver los mensajes de una conversación directa o de grupo, escribir en ella, resumirla o agregar y quitar participantes, debes ser participante de esa conversación. En el chat de un documento basta con poder abrir el documento: cualquiera que lo ve puede leer la conversación, escribir el primer mensaje y agregar o quitar seguidores.
• No puedes crear una conversación contigo mismo: se bloquea al intentar iniciar una conversación directa seleccionándote a ti mismo.
• Tamaño máximo de archivo: los archivos e imágenes adjuntas no pueden superar el límite de subida configurado para tu instalación; si lo excedes, se avisa antes de intentar subirlo.
• Solo puedes borrar tus propios mensajes: la opción de eliminar un mensaje únicamente aparece en los mensajes que tú enviaste.

Disponibilidad, plan y condiciones

• Para que el ícono de Chat y la pantalla aparezcan, tu empresa debe tener habilitada la función "Chat". Si no la ves en tu barra superior, contacta a soporte de AdmCloud para activarla.
• La traducción automática de mensajes es una función adicional que debe estar habilitada para tu empresa. Cuando está activa, cada usuario elige su Idioma de Chat en Preferencias; si el remitente y el destinatario tienen idiomas distintos, el destinatario ve el mensaje traducido automáticamente (marcado como "Translated:"), sin perder el texto original.
• El resumen de la conversación con Inteligencia Artificial (botón con ícono de robot) también es una función adicional que debe estar habilitada para tu empresa; solo aparece si iniciaste sesión normalmente (no en una vista pública) y toma en cuenta hasta los últimos 100 mensajes de la conversación seleccionada.
• El chat solo incluye a los usuarios de tu empresa (relaciones con "Permitir acceso" al sistema, activas y con correo). Los clientes y proveedores con acceso al Portal no tienen chat, aunque ese acceso también les cree un inicio de sesión.
• La pestaña de Chat dentro de una transacción u otro registro solo aparece si la función "Chat" está habilitada y el módulo de Productividad está disponible para tu plan.

Consejos y errores comunes