Anticipos a Proveedores
Un Anticipo a Proveedor registra dinero real que sale de una de tus cuentas de caja o banco antes de que exista la factura del proveedor: un adelanto para iniciar un trabajo, un depósito de garantía, o cualquier pago que le haces a un proveedor sin tener todavía un documento específico que compensar. A diferencia de un Pago a Factura, el anticipo no se aplica de inmediato a ninguna factura; queda como saldo a favor tuyo (a favor de la empresa) frente a ese proveedor hasta que decidas usarlo.
Cuando ya tengas la factura del proveedor y quieras descontarle el anticipo entregado, usa la pantalla de Aplicación de Créditos Proveedores: ese es el paso que traslada el saldo del anticipo hacia la factura correspondiente. El Anticipo a Proveedor, por sí solo, nunca factura ni descuenta directamente un documento.
¿Qué es y para qué sirve?
Registra aquí cualquier pago que le hagas a un proveedor sin que exista todavía una factura de por medio. Al guardar, AdmCloud genera el asiento contable correspondiente: abona (acredita) la cuenta de caja o banco de donde salió el dinero y carga (debita) la cuenta contable de Anticipos a Proveedores asociada a ese proveedor y esa moneda, ya que todavía no se sabe a qué factura se aplicará ese pago.
Si tu compañía tiene activado el flujo de autorización de pagos, el anticipo puede quedar en estado Pendiente de Autorizar hasta que alguien con el permiso adecuado lo apruebe; el asiento contable se genera al autorizarlo (o de inmediato si tu compañía contabiliza los pagos sin autorizar). Consulta la pantalla Autorización de Pagos para administrar esa cola de aprobación junto con el resto de tus pagos salientes.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todos los anticipos registrados, con columnas personalizables (número, fecha, referencia, proveedor, moneda, monto, tasa de cambio, subsidiaria), filtro por fecha, subsidiaria y proveedor, acceso al Reporte y enlace directo a los pagos pendientes de autorizar. |
| Crear / Editar | El formulario del anticipo: proveedor, cuenta de caja/banco, moneda, tasa de cambio, forma de pago, monto, número de cheque, beneficiario, notas internas, referencia, ubicación, subsidiaria, centros de costo (departamento, división, clase) y proyecto. Incluye la pestaña de archivos adjuntos, con reconocimiento automático (OCR) del comprobante si tu plan lo incluye. Puedes abrirlo en blanco o precargado desde una Factura de Proveedor a Crédito, un Informe de Gastos o una conciliación de movimientos bancarios (Bank Feed). |
| Detalles | El mismo anticipo en modo de solo consulta, con su estado de autorización, el autorizador asignado, los botones de acción (editar, duplicar, imprimir, asiento contable, autorizar, rechazar, marcar pendiente o borrador, anular, eliminar) y la lista de documentos donde ya se ha aplicado el anticipo. |
| Imprimir | El formato imprimible o en PDF del anticipo (predeterminado o una plantilla personalizada), con los datos de la empresa, el proveedor/beneficiario y la cuenta bancaria de origen del pago. |
Cómo registrar un anticipo paso a paso
- Abre el listado y pulsa Crear, o ábrelo desde los Detalles de la Factura de Proveedor a Crédito o el Informe de Gastos que originó el anticipo, para que el proveedor se traiga automáticamente.
- Selecciona el proveedor. Es obligatorio y no puede estar anulado.
- Elige la cuenta de caja o banco de donde saldrá el dinero. Si tu compañía usa una sola cuenta o moneda, el sistema la completa automáticamente; la moneda del anticipo se toma de esa cuenta.
- Indica la forma de pago y el monto, y confirma la tasa de cambio propuesta si la moneda de la cuenta no es la moneda funcional de la compañía.
- Completa los centros de costo (departamento, división, clase de artículo) y el proyecto si tu plan lo tiene habilitado, cuando el anticipo deba imputarse a un costeo específico.
- Adjunta el comprobante de soporte (voucher, transferencia, recibo) en la pestaña de archivos; si tu plan incluye reconocimiento de imágenes, AdmCloud puede completar el proveedor y la fecha automáticamente a partir del comprobante.
- Guarda. Si tu compañía usa autorización de pagos, el anticipo queda Pendiente de Autorizar hasta que un autorizador lo apruebe; una vez autorizado, AdmCloud genera el asiento contable y, si corresponde, el número de cheque.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Numeración automática por ubicación/subsidiaria; puedes escribirlo manualmente si el documento no se va a imprimir, pero no puede repetirse. |
| Proveedor | A quién se le entrega el anticipo. Obligatorio; no puede estar anulado. |
| Fecha | Toma la fecha de hoy por defecto; debe caer dentro de un período contable de Banca abierto. |
| Cuenta de caja/banco | De dónde sale el dinero. Debe estar activa al crear o duplicar el documento y pertenecer a la subsidiaria del anticipo. Si se inactiva después, el anticipo conserva su cuenta y puede seguir editándose, pero no puedes cambiarla por otra cuenta inactiva. |
| Moneda | Se toma de la cuenta de caja/banco seleccionada; debe coincidir con la moneda de esa cuenta. |
| Tasa de cambio | Requerida y mayor a cero; se valida contra la moneda funcional de la subsidiaria. |
| Forma de pago | Requerida; determina también si el anticipo es elegible para generar un archivo de transferencia bancaria. |
| Monto | El total entregado al proveedor. |
| Número de cheque | Opcional; si el documento se marca para imprimir, AdmCloud lo asigna automáticamente al imprimir. |
| Beneficiario | Se propone con el nombre del proveedor (o el detectado por OCR), pero puedes cambiarlo. |
| Referencia y Notas internas | Texto libre para anotar el motivo del anticipo; la referencia se puede filtrar en el listado. |
| Ubicación / Subsidiaria | Ubicación y, si tu plan las tiene habilitadas, subsidiaria a la que pertenece el anticipo; toman el valor por defecto de tu usuario. |
| Departamento, División, Clase | Centros de costo opcionales que se trasladan al asiento contable. |
| Proyecto | Opcional; solo visible si tu plan tiene Proyectos habilitados. |
| Empleado (solicitante) | Se completa por defecto con el usuario que crea el documento. |
| Archivos adjuntos | Comprobantes de soporte del anticipo; admite reconocimiento automático (OCR) de imágenes o PDF si tu plan lo incluye. |
Validaciones al guardar
- Proveedor requerido y no puede estar anulado.
- Moneda requerida, tomada de la cuenta de caja/banco seleccionada, y debe coincidir con la moneda de esa cuenta.
- Cuenta de caja/banco requerida; activa al crear el documento (no es obligatorio al editar).
- Forma de pago requerida.
- Tasa de cambio mayor a cero y consistente con la moneda funcional de la subsidiaria.
- El número de documento no puede repetirse ni se puede cambiar al editar.
- El número de cheque no puede repetirse en la misma cuenta de caja/banco, si no vas a imprimir el documento.
- Período contable de Banca abierto para la fecha del anticipo.
- No se puede cambiar el proveedor, la moneda ni la tasa de cambio al editar si el anticipo ya tiene registros vigentes vinculados (por ejemplo, una aplicación de créditos).
- Cuentas contables no conciliadas todavía para poder editar el anticipo, si tu compañía usa conciliación bancaria sobre esas cuentas.
- No se puede editar un anticipo anulado.
Autorización, anulación y eliminación
- Si tu compañía usa el flujo de autorización, el anticipo pasa por los estados En Borrador, Pendiente de Autorizar, Autorizado y Rechazado; puedes cambiarlo desde los botones de Detalles o desde la pantalla Autorización de Pagos.
- El asiento contable se genera al autorizar el anticipo (o de inmediato al crearlo, si tu compañía contabiliza pagos sin autorizar); al rechazarlo o devolverlo a borrador/pendiente, AdmCloud elimina ese asiento hasta que se autorice de nuevo.
- Puedes asignar un autorizador desde Detalles sin entrar a modo edición; AdmCloud le envía una notificación y un correo.
- Anular conserva el documento y su historial marcados como anulados, para fines de auditoría.
- Eliminar solo es posible si el anticipo no tiene documentos dependientes (por ejemplo, una aplicación de créditos que lo use); en caso contrario, usa Anular.
Reportes
Desde el botón Reporte del listado puedes generar el reporte de anticipos a proveedores, filtrable por fecha, proveedor(es), subsidiaria, proyecto, cuenta de caja/banco, ubicación, orden de compra, moneda, tipo de documento, y si deseas incluir solo los pendientes de autorizar, solo los que tienen saldo pendiente, o incluir los anulados.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Pagos" (el mismo que rige los Pagos a Facturas, las Transferencias Banco a Banco y la Aplicación de Créditos Proveedores), con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar, anular y autorizar.
- La columna y el campo de Subsidiaria solo aparecen si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
- La columna Proyecto solo aparece si tu plan tiene Proyectos habilitados.
- El reconocimiento automático de comprobantes (OCR) al adjuntar un archivo requiere que tu plan incluya esa función.
- La generación de archivo de transferencia bancaria solo está disponible en República Dominicana, y con esa función activada en tu compañía.
- Puedes elegir una plantilla de impresión distinta a la predeterminada si tu compañía tiene plantillas personalizadas configuradas para esta pantalla.
Consejos y errores comunes
No confundas esta pantalla con Pago a Factura. Un Pago a Factura se aplica de inmediato a una factura específica del proveedor; un anticipo queda como saldo a tu favor hasta que decidas usarlo, sin importar si ya existe o no una factura relacionada.
¿Ya llegó la factura y quieres descontar el anticipo? Ve a Aplicación de Créditos Proveedores y compensa el saldo del anticipo contra la factura; el anticipo en sí no se edita para "convertirlo" en factura.
¿El anticipo no se contabiliza al guardarlo? Es normal si tu compañía usa autorización de pagos: el asiento contable se genera cuando el anticipo se autoriza, no al crearlo.