Contactos

¿Qué es y para qué sirve?

Mientras el registro de Cliente o Proveedor representa a la empresa con la que haces negocios, un Contacto representa a una persona dentro (o relacionada a) esa empresa: quien recibe las facturas, quien autoriza compras, quien conduce la mercancía, etc. Un mismo contacto puede estar vinculado a varias relaciones a la vez (por ejemplo, la misma persona aparece como contacto de dos sucursales de un mismo grupo).

El uso más frecuente de esta pantalla es administrar el acceso de autoservicio: decidir qué persona de un cliente puede entrar al Portal de Clientes a ver su estado de cuenta o crear pedidos, y qué persona de un proveedor puede entrar al Portal de Proveedores. También sirve como catálogo general de personas para otros usos, como registrar choferes externos (usados en Viajes de Transporte y en activos fijos) o simplemente llevar un directorio de contactos de tus relaciones comerciales.

Pantallas del área

Cómo se usa

1. Abre el listado o entra desde la ficha del Cliente/Proveedor. Desde la pestaña de Contactos de una relación puedes crear el contacto ya vinculado a ella.
2. Completa los datos de la persona. Nombre, apellido, puesto, departamento, teléfonos, correo personal, redes sociales, dirección y, si aplica, si es chofer (con su licencia de conducir).
3. Vincúlalo a una relación. Selecciona el Cliente o Proveedor al que pertenece; puedes además agregarlo como contacto de otras relaciones desde la pestaña Relacionados.
4. Si necesita entrar al portal, activa su acceso. Marca Permitir acceso al portal de clientes o Permitir acceso al portal de proveedores según corresponda, indica su correo y qué podrá ver o hacer dentro del portal.
5. Guarda. AdmCloud valida los datos mínimos y, si activaste el acceso al portal, le envía automáticamente un correo de invitación la primera vez.
6. Consulta o edita un registro existente. Desde Detalles puedes activar o desactivar el acceso al portal con un solo botón, sin tener que abrir el formulario de edición.

Capacidades principales

• Acceso al Portal de Clientes. Al activarlo se envía un correo de invitación a la persona (la primera vez) y puedes controlar, casilla por casilla, qué puede ver o hacer: consultar cuentas por cobrar, ventas, servicio, proyectos, solicitar servicios, crear cotizaciones o pedidos, autorizarlos, ver la lista de precios, ver adjuntos y crear otros usuarios del portal.
• Acceso al Portal de Proveedores. Igual que el anterior, pero para que un contacto de un proveedor entre a su portal; requiere que la relación esté marcada como proveedor.
• Choferes. Marca a un contacto como chofer (con licencia, tipo y vencimiento) para usarlo en Viajes del módulo de Transporte (TMS) y en la asignación de activos fijos.
• Relaciones vinculadas. Un mismo contacto puede asociarse a varias relaciones además de la principal, útil cuando la misma persona atiende a más de un cliente o sucursal.
• Sucursales de la relación. Si tu empresa tiene el módulo de Ventas Avanzadas (edición Enterprise), puedes asignar al contacto sucursales específicas de la relación con su monto máximo de pedido mensual.
• Clase de Contacto. Si tu empresa tiene activo el módulo de CRM con Clases de Contacto, puedes clasificar al contacto (por ejemplo "Contacto de Facturación").
• Campos personalizados. Si tu empresa activó el módulo de Campos Personalizados, puedes definir campos adicionales propios para el formulario de Contactos desde Personalización.
• Personalización de columnas del listado. Con el botón de personalizar columnas puedes elegir qué columnas ver, en qué orden y por cuál ordenar, y guardar la configuración para reutilizarla. Además de las columnas visibles de fábrica (relación, contacto, puesto, teléfono, correo, accesos a los portales, estados de cuenta e inactivo), el diálogo ofrece muchas columnas adicionales ocultas por defecto: Fecha de nacimiento, Aniversario, apodo, fax, teléfono 2, celular, correo personal, notas, clase de contacto, departamento, asistente, jefe, número fiscal, sexo, nacionalidad, dirección, ciudad, provincia, código postal, país, redes sociales (Facebook, LinkedIn, Twitter), datos de chofer (es chofer, licencia, tipo y vencimiento), la inclusión en los correos de cotizaciones, pedidos, facturas y órdenes de compra, y la fecha de última actualización.
• Pegado Inteligente (IA). Pega un texto libre (una firma de correo, una tarjeta de presentación), o una imagen copiada (una captura de pantalla o la foto de una tarjeta) cuyo texto se lee automáticamente, y la inteligencia artificial completa por ti nombre, teléfonos, correos, puesto, departamento, dirección y número fiscal. Disponible cuando esta función beta está activa para tu cuenta.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Nombre, apellido o correo: debes indicar al menos uno de los tres; no puedes guardar un contacto completamente en blanco.
• Correo y relación obligatorios para acceso a portales: si activas el acceso al portal de clientes o de proveedores, el correo y la relación (Cliente/Proveedor) son obligatorios.
• Coherencia con el tipo de relación: el acceso al portal de clientes exige que la relación esté marcada como cliente, y el de proveedores, que esté marcada como proveedor.
• Datos financieros de la relación: para dar acceso al portal de clientes, la relación debe tener definidos nivel de precios, moneda y términos de pago.
• Al menos un módulo visible en el portal de clientes: el contacto debe poder ver Servicio o Cuentas por Cobrar (según los módulos activos de tu empresa) para poder entrar al portal.
• Formato de correo válido tanto en el correo principal como en el correo personal.
• Relación y país válidos: la relación no puede estar anulada, y el país indicado debe existir en el catálogo de países.
• Días de creación de pedidos entre 0 y 31.
• Sucursales sin repetir y correspondientes a la misma relación del contacto, cuando usas la pestaña de Sucursales.

Eliminar

Un contacto no puede eliminarse si está referenciado en otro lugar del sistema: como contacto de una transacción de ventas o compras, como destinatario/consignatario de un documento, como contacto vinculado a una Oportunidad de CRM, como chofer externo de un Viaje de Transporte o de un Activo Fijo, o si tiene Actividades de CRM registradas a su nombre. AdmCloud te muestra el detalle de los registros que lo están usando para que decidas cómo continuar antes de eliminarlo.

Disponibilidad, planes y condiciones

• Para ver, crear, editar o eliminar contactos necesitas el permiso "Contactos" en el nivel correspondiente (Ver, Agregar, Editar o Eliminar).
• Las opciones del portal relacionadas con Servicio (consultar servicios, órdenes de trabajo, cambiar prioridad, cancelar solicitudes) solo aparecen si tu empresa tiene activo el módulo de Servicio.
• Las opciones de crear/autorizar pedidos y de estado de pedidos en el portal solo aparecen si tu empresa tiene activo el módulo de Ventas (SO).
• Consultar Cuentas por Cobrar en el portal requiere el módulo de Cuentas por Cobrar; incluirlo en correos de estados de cuenta requiere el módulo de Contabilidad.
• El acceso al Portal de Proveedores requiere el módulo de Compras activo.
• Ver proyectos en el portal requiere el módulo de Proyectos activo.
• La pestaña de Sucursales y las opciones de estado/autorización de pedidos y cotizaciones y de creación de usuarios en el portal requieren el módulo de Ventas Avanzadas (edición Enterprise).
• El campo Clase de Contacto requiere el módulo de CRM con Clases de Contacto activas (plan Premium Plus CRM o Enterprise con CRM).
• Los campos personalizados requieren que tu empresa tenga activo el módulo de Campos Personalizados.
• El botón de Pegado Inteligente (IA) depende de una función que puede estar en fase beta; si no lo ves, aún no está habilitado para tu cuenta.

Consejos y errores comunes