Campos Personalizados de Nómina y Recursos Humanos
Los Campos Personalizados de Nómina te permiten agregar tus propios campos a varias pantallas de Nómina y Recursos Humanos a la vez, para capturar información adicional que AdmCloud no ofrece de forma nativa (por ejemplo, un código de referencia interno, una fecha de control o una clasificación propia de tu empresa). A diferencia de otros Campos Personalizados del sistema, aquí defines el campo una sola vez y eliges en cuáles pantallas debe aparecer, en lugar de crear un campo distinto para cada una.
¿Qué son y para qué sirven?
Un Campo Personalizado de Nómina es un campo adicional que tú defines y que puedes activar en cualquier combinación de las pantallas de transacciones de Nómina y de Recursos Humanos. Una vez lo creas y marcas en cuáles pantallas debe mostrarse, cada registro de esas pantallas (por ejemplo, cada Registro de Horas y cada Contrato de Trabajo) puede tener su propio valor para ese campo.
Esta función es útil cuando necesitas guardar el mismo dato adicional en varias transacciones de Nómina o de Recursos Humanos sin repetir la definición, o cuando un desarrollador está construyendo un plugin o una integración personalizada que necesita información extra en esas transacciones.
Cómo se usa
- Abre la pantalla. Entra a Campos Personalizados de Nómina desde el menú de Personalización.
- Crea el campo. Indica el Nombre del Campo, la Etiqueta que verán los usuarios y el Tipo de Dato.
- Marca en qué pantallas debe aparecer. El formulario muestra una pestaña Nómina (si tu compañía tiene el módulo de Nómina activo) y una pestaña Recursos Humanos (si tiene el módulo de RRHH activo), cada una con una casilla por pantalla disponible. Marca todas las que necesites; un mismo campo puede aparecer en varias pantallas de ambos módulos al mismo tiempo. Guarda: el campo queda disponible de inmediato en las pantallas marcadas.
- Captura el valor en cada transacción. Al crear o editar, por ejemplo, un Registro de Horas o un Contrato de Trabajo, completa el nuevo campo junto con los demás datos y guarda normalmente.
- Consulta o edita la definición del campo. Desde el listado de esta pantalla puedes abrir cualquier campo para revisar su configuración o editar los datos que todavía se pueden modificar (ver la sección "Qué no puedes cambiar" más abajo).
Dónde puede aparecer este campo
Cada casilla de las pestañas Nómina y Recursos Humanos habilita el campo en una pantalla distinta:
| Pestaña | Casilla | Pantalla donde aparece |
|---|---|---|
| Nómina | Entrada de Horas | Registro de Horas |
| Nómina | Registro de Novedades | Registro de Novedades |
| Nómina | Contratos de Trabajo | Contratos de Trabajo |
| Nómina | Grupos de Contratos de Trabajo | Grupos de Contratos Laborales |
| Nómina | Ausencias y Permisos | Ausencias y Permisos (Time Off) |
| Nómina | Préstamos | Préstamos |
| Recursos Humanos | Evaluaciones de Desempeño | Evaluaciones de Desempeño |
| Recursos Humanos | Incidentes | Incidentes y Amonestaciones |
| Recursos Humanos | Capacitaciones | Capacitaciones |
| Recursos Humanos | Asignación de Activos | Asignación de Activos a Empleados |
| Recursos Humanos | Acciones de Personal | Acciones de Personal |
La pestaña Nómina solo aparece si tu compañía tiene el módulo de Nómina activo, y la pestaña Recursos Humanos solo aparece si tiene el módulo de RRHH activo. Si tu compañía no tiene ninguno de los dos módulos activos, esta pantalla no tiene ninguna pantalla disponible donde marcar el campo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre del Campo | Identificador interno del campo (sin espacios ni caracteres especiales). No puede cambiarse después de creado. |
| Etiqueta | El texto que verán los usuarios junto al campo en cada pantalla donde lo marques. |
| Tipo de Dato | Define qué clase de información acepta el campo (texto, número, fecha, sí/no, una referencia a otra entidad del sistema, una Lista Personalizada, un Registro Personalizado, una transacción, etc.). No puede cambiarse después de creado. |
| Lista Personalizada | Solo aplica cuando el Tipo de Dato es "Lista Personalizada": indica de cuál de tus listas personalizadas debe tomar las opciones. |
| Registro Personalizado | Solo aplica (y es obligatorio) cuando el Tipo de Dato es "Registro Personalizado": indica a cuál registro personalizado apunta el campo. |
| Tipo de Documento | Solo aplica cuando el Tipo de Dato es "Transacción": indica a qué tipo de documento del sistema apunta la referencia (por ejemplo, para enlazar con una factura o con otra transacción). |
| Requerido | Si se activa, el campo se vuelve obligatorio al guardar la transacción en cada pantalla donde esté marcado. |
| Valor por Defecto | Valor opcional que se propone automáticamente en transacciones nuevas. Debe ser válido para el Tipo de Dato elegido. |
| Propietario | El usuario responsable de la definición del campo (por defecto, quien lo crea). Se usa junto con la opción "Protegido". |
| Protegido | Si se activa, solo el usuario Propietario puede consultar y editar la estructura del campo; el resto de los usuarios no verá sus detalles de configuración (sí podrán seguir llenando su valor en las transacciones donde el campo esté marcado). |
Validaciones al guardar
- Nombre del Campo requerido, sin espacios y sin caracteres especiales.
- Nombre del Campo único: no puedes repetir el mismo nombre en dos campos personalizados de Nómina.
- Etiqueta requerida.
- Propietario requerido.
- Si el campo es "Protegido", solo el propio Propietario puede guardar cambios en su estructura.
- El Valor por Defecto debe ser válido para el Tipo de Dato elegido (por ejemplo, no puedes poner texto en un campo numérico).
- El Registro Personalizado es obligatorio cuando el Tipo de Dato es "Registro Personalizado", y no puedes indicarlo si elegiste otro tipo de dato.
Qué no puedes cambiar después de creado
Para proteger la información ya capturada en las transacciones donde se usa, una vez guardas el campo por primera vez el formulario bloquea la edición de estos datos:
- El Nombre del Campo.
- El Tipo de Dato.
- La Lista Personalizada asociada.
- El Registro Personalizado asociado.
Sí puedes cambiar en cualquier momento en qué pantallas de Nómina o Recursos Humanos aparece el campo (las casillas de las pestañas), su Etiqueta, si es Requerido y su Valor por Defecto. Si necesitas cambiar el Nombre, el Tipo de Dato o la Lista/Registro Personalizado asociado, debes crear un campo nuevo con la configuración correcta.
Eliminar un campo personalizado
Al eliminar un campo personalizado, AdmCloud elimina también los valores capturados en todas las transacciones que lo tenían lleno, en cualquiera de las pantallas donde estuviera marcado; esta acción no se puede deshacer.
Transferir el campo a otra compañía
Si tu empresa forma parte de un grupo de compañías en AdmCloud, el usuario Propietario del campo puede transferir (copiar) su definición —junto con su Lista Personalizada asociada, si aplica— hacia otra compañía del grupo, sin tener que volver a crearla manualmente. Esta opción solo aparece en los Detalles del campo para el usuario que lo creó, y no está disponible en compañías en período de evaluación.
Disponibilidad, plan y permisos
- Esta función requiere el plan Enterprise. Además, para poder marcar en cuáles pantallas aparece el campo necesitas tener activo el módulo de Nómina, el módulo de Recursos Humanos, o ambos. Si tu plan no la incluye, la opción no aparece en el menú y las pantallas muestran un mensaje de función no disponible en tu edición.
- El acceso se controla con el permiso "Personalización" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- Un campo marcado como "Protegido" solo puede ser consultado y editado por su Propietario (los usuarios de ForTech no están sujetos a esta restricción).
Consejos y errores comunes
Aprovecha que un solo campo cubre varias pantallas. Si necesitas el mismo dato en, por ejemplo, Contratos de Trabajo y en Registro de Horas, no crees dos campos: crea uno solo y marca ambas casillas.
Piensa bien el Tipo de Dato antes de guardar. Como no podrás cambiarlo después, revisa con calma qué tipo de información necesitas capturar (texto, número, fecha, una lista propia, una referencia a otra entidad, etc.) antes de crear el campo.
Eliminar un campo borra sus datos. Antes de eliminar un campo personalizado asegúrate de que ya no necesitas la información capturada: la eliminación quita la columna completa de todas las pantallas donde estaba marcado y no se puede recuperar.
¿No ves la opción en el menú, o no ves ninguna pantalla para marcar? Esta función requiere el plan Enterprise, y para elegir dónde aparece el campo necesitas tener activo el módulo de Nómina o el de Recursos Humanos. Si tu compañía debería tenerlos habilitados y no aparecen, contacta a soporte de AdmCloud.