Aplicaciones a Vacantes
Una Aplicación es el vínculo entre un Candidato y una Vacante (Oferta de Trabajo) dentro de tu proceso de reclutamiento y selección. Cada aplicación lleva su propia puntuación, su estado dentro del proceso (nuevo, en evaluación, entrevista, contratado, rechazado, etc.), sus palabras clave encontradas en la hoja de vida y, si lo activas, una evaluación con Inteligencia Artificial del currículo del candidato frente a la vacante.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando vinculas un candidato a una vacante, AdmCloud crea una Aplicación: el registro que representa el avance de ese candidato específico dentro del proceso de selección de esa vacante específica. Un mismo candidato puede tener aplicaciones abiertas a varias vacantes a la vez, y una misma vacante puede tener muchos candidatos aplicando en paralelo.
La Aplicación es lo que te permite, sin perder de vista al candidato ni a la vacante, llevar el pulso del proceso: quién va avanzando, quién quedó descartado, quién tiene mejor puntuación, a quién ya se le analizó el currículo y qué tan bien calzan sus palabras clave con lo que pide la vacante.
Dónde se gestionan las aplicaciones
| Pantalla | Para qué la usas |
|---|---|
| Detalle de la Vacante (Oferta de Trabajo) | Muestra dos pestañas: Candidatos Activos y Candidatos Descartados, con una fila por aplicación. Desde aquí vinculas nuevos candidatos, cambias su puntuación y estado, analizas su currículo con IA y agendas entrevistas. |
| Detalle del Candidato | Muestra el mismo tipo de información, pero centrada en un candidato y todas las vacantes a las que ha aplicado. |
| Resumen de Aplicaciones a Vacantes por Estado | Reporte que cuenta cuántas aplicaciones hay actualmente en cada estado, sumando todas las vacantes abiertas o en progreso. |
| Detalle de Aplicaciones a Vacantes por Estado | Al hacer clic en la cantidad de un estado en el resumen, ves el listado detallado: vacante, candidato, estado, palabras clave encontradas y puntuación. |
Cómo se usa
- Vincula un candidato a la vacante. Desde el Detalle de la Vacante, busca y selecciona el candidato en el buscador de asignación; esto crea la aplicación con estado inicial "Nuevo". También puedes crear el candidato ahí mismo con el botón Nuevo Candidato si todavía no está registrado.
- Cambia el Estado a medida que avanza el proceso. Usa el menú desplegable de estado en la fila de la aplicación (por ejemplo: Evaluación, Entrevista Coordinada, Entrevista, Candidato Finalista, Negociación, Contratado o Rechazado). El color de la fila cambia según el color configurado para ese estado.
- Asigna una Puntuación. Usa el menú desplegable de estrellas (de 1 a 5, o "-" para ninguna) para calificar al candidato frente a esa vacante en particular.
- Revisa o descarga el CV. Si el candidato tiene una hoja de vida cargada en su ficha, aparece un ícono de archivo que la abre en una pestaña nueva.
- Analiza el currículo con Inteligencia Artificial (si está habilitado). Pulsa el botón con el ícono de robot para que el sistema busque, dentro del CV, las palabras clave definidas en la vacante y genere una calificación y comentarios con IA. Ver la sección de abajo.
- Agenda una entrevista. El botón de entrevista te lleva directo a crear una nueva Entrevista para ese candidato y esa vacante.
- Desvincula o elimina la aplicación con el botón de papelera si el candidato no debe seguir asociado a esa vacante; se te pedirá confirmación antes de eliminarla.
Extracción de palabras clave y evaluación con IA
Cada Oferta de Trabajo puede definir una lista de palabras clave (separadas por comas) que representan las habilidades o requisitos que buscas. Al analizar una aplicación con IA, AdmCloud:
- Descarga y lee el texto completo del currículo del candidato (solo se admiten archivos PDF o DOCX).
- Busca, dentro de ese texto, cuáles de las palabras clave de la vacante aparecen en el CV, y las guarda en la columna de palabras clave encontradas.
- Envía el currículo a un modelo de Inteligencia Artificial junto con las palabras clave, y le pide una calificación numérica (Ranking) y un comentario, que se muestran en la columna de Evaluación IA.
Requisitos para poder analizar con IA. El candidato debe tener un CV cargado en su ficha y la vacante debe tener al menos una palabra clave definida; si falta alguno de los dos, el sistema muestra un mensaje de error en lugar de la evaluación.
Reportes de Aplicaciones por Estado
El Resumen de Aplicaciones a Vacantes por Estado te da una foto rápida de cuántas aplicaciones hay en cada paso del proceso, considerando únicamente las vacantes que están Abiertas o En Progreso (las cerradas ya no se cuentan). Al pulsar sobre la cantidad de un estado, entras al Detalle de Aplicaciones a Vacantes por Estado, con una fila por cada aplicación en ese estado, con enlaces directos a la vacante y al candidato.
Los estados marcados como "Cierra Aplicación a Vacante" (por ejemplo Contratado o Rechazado, según los configures) no aparecen en este resumen, ya que representan aplicaciones que ya terminaron su proceso; ese mismo indicador es el que decide si el candidato se muestra en la pestaña de Activos o de Descartados dentro del Detalle de la Vacante.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Candidato / Vacante | Las dos puntas del vínculo que crea la aplicación; cada una lleva a la ficha completa de esa entidad. |
| Estado | Paso actual del candidato dentro del proceso de selección para esa vacante; se administra desde el catálogo de Estados de Aplicación (nombre, color y si cierra el proceso). |
| Puntuación | Calificación de 1 a 5 estrellas que le da tu equipo de reclutamiento al candidato para esa vacante en particular. |
| Fecha Aplicación | Fecha en que se vinculó el candidato a la vacante (fecha de creación de la aplicación). |
| Palabras Clave Encontradas | Palabras clave de la vacante que el sistema detectó dentro del currículo del candidato, tras el análisis con IA. |
| Evaluación IA | Calificación numérica y comentario generados por Inteligencia Artificial a partir del currículo del candidato y las palabras clave de la vacante. |
Disponibilidad, plan y permisos
- Esta función requiere el plan Enterprise con el módulo de Recursos Humanos activado; en los demás planes no está disponible.
- Requiere el permiso "Aplicaciones a Vacantes" del grupo de usuarios: Consultar para ver los reportes, Agregar para vincular candidatos, Editar para cambiar puntuación/estado, y Eliminar para desvincular o borrar una aplicación.
- Las columnas de palabras clave encontradas y Evaluación IA solo se muestran cuando AdmCloud tiene habilitada, para tu empresa, la función de extracción de palabras clave de currículos.
Consejos y errores comunes
Define bien las palabras clave de la vacante antes de reclutar. Cuanto más precisas sean (habilidades, herramientas, certificaciones), más útil será la extracción automática y la evaluación con IA para comparar candidatos entre sí.
"Esta aplicación no posee palabras claves". Este mensaje no es un error: significa que, al comparar el CV contra las palabras clave de la vacante, no se encontró ninguna coincidencia.
Desvincular un candidato elimina la aplicación, no al candidato. El candidato sigue existiendo en tu base de candidatos; solo se elimina su vínculo con esa vacante en particular, junto con la puntuación, el estado y el análisis de IA que tenía para ella.