Activos Fijos
Activos Fijos es el catálogo maestro de los bienes de larga duración de tu empresa: maquinaria, vehículos, mobiliario, equipo de cómputo, edificios y cualquier otro bien que la empresa posea y no esté destinado a la venta. Aquí registras su valor de compra, cómo se deprecia, quién es responsable de él y toda su información de mantenimiento, seguro y ubicación, en una sola ficha.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada Activo Fijo es una ficha con datos generales (nombre, código, marca, modelo, color, serie, imagen), datos financieros para su depreciación (valor de compra, valor inicial y de salvamento, tipo y porcentaje de depreciación), datos de mantenimiento (si requiere calibración, su categoría de equipo, lectura de horómetro/odómetro, ubicación geográfica) y las cuentas contables que se usan al calcular su depreciación. También puedes adjuntar archivos, garantías, artículos/componentes que lo integran y dar seguimiento a notas, tareas y eventos relacionados a él.
Un mismo Activo Fijo puede además marcarse como Es un Equipo para habilitar su información de mantenimiento (categoría de equipo, combustible, lecturas), sin dejar de ser un Activo Fijo a efectos contables. Si además necesita transportarse o usarse en producción, ese seguimiento más completo se hace desde el catálogo de Equipos (menú aparte), pensado para maquinaria y vehículos con mantenimiento, transporte y manufactura.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todos los Activos Fijos, con pestañas para ver los activos (por defecto), todos o solo los inactivos. Puedes filtrar por sucursal, categoría de activo, activo puntual, departamento, ubicación, división, línea de negocio o empleado responsable, y personalizar qué columnas se muestran y en qué orden. |
| Crear / Editar | Formulario completo con los datos generales, financieros (depreciación), de mantenimiento y contables del activo, más sus archivos adjuntos. Incluye un botón para capturar su ubicación GPS y, si la función está activa, un asistente de IA ("Pegado Inteligente") que completa el formulario a partir de un texto pegado o de una imagen copiada (captura de pantalla o foto), cuyo texto se lee automáticamente. |
| Detalles | Vista de solo consulta de la ficha completa, con un mapa si el activo tiene coordenadas registradas, y pestañas de chat, notas, tareas, eventos, archivos adjuntos y bitácora de seguridad. |
| Edición Rápida | Cuadrícula de edición en línea para corregir rápidamente el código y el nombre de varios activos sin abrir cada ficha por separado. |
| Reporte de Activos Fijos / Valorización | Reportes imprimibles (accesibles desde el menú de Activos Fijos) que listan tus activos con sus datos clave o calculan su valor en libros a una fecha de corte. Requieren específicamente el módulo de Activos Fijos activo. |
Cómo crear un Activo Fijo paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Activos Fijos.
- Escribe el nombre. Es el único campo obligatorio del formulario, por ejemplo "Laptop Dell Contabilidad" o "Camión de Reparto #3".
- Indica el código (opcional). Si tu empresa numera automáticamente este catálogo puedes dejarlo en blanco: AdmCloud lo genera al guardar. Si no, escribe uno único.
- Elige la sucursal si tu empresa tiene sucursales habilitadas (obligatorio en ese caso; no podrás cambiarla después de creado el activo).
- Completa los datos generales que apliquen: marca, modelo, color, serie, proveedor, empleado responsable, departamento, división, ubicación, imagen y datos del seguro.
- Configura la depreciación (opcional). Activa Se Deprecia y define el tipo (Línea Recta o Saldo Decreciente), el porcentaje anual (entre 0 y 100), el período en meses, el valor de compra, el valor inicial a depreciar y el valor de salvamento. Si tu Categoría de Activo Fijo ya trae cuentas contables asignadas, puedes dejar las cuentas de este activo en blanco para heredarlas.
- Completa los datos de mantenimiento (opcional) si el activo requiere calibración, tiene una categoría de equipo, consume combustible o necesitas registrar su ubicación geográfica y lecturas.
- Adjunta archivos, garantías o componentes si aplica, y guarda.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Descripción del activo. Único campo obligatorio; no puede repetirse con la de otro activo cuando el código se deja en blanco y la numeración automática está apagada. |
| Código | Identificador del activo. Se genera solo si la numeración automática está activa; de lo contrario debes escribirlo, y debe ser único. |
| Sucursal | Sucursal dueña del activo, si tu empresa tiene sucursales habilitadas. No se puede modificar una vez creado el registro. |
| Categoría Activo | Clase contable del activo (ver "Categorías de Activos Fijos"), de la que puede heredar las cuentas de depreciación. |
| Se Deprecia | Indica si este activo debe incluirse en el cálculo automático de Depreciaciones mensuales. |
| Tipo de Depreciación | Línea Recta (monto fijo cada período) o Saldo Decreciente (porcentaje sobre el valor en libros restante). |
| Porcentaje Anual de Depreciación | Porcentaje del valor que se deprecia cada año. Debe estar entre 0 y 100. |
| Período de Depreciación (meses) | Cantidad de meses en los que se deprecia el activo. No aplica si el tipo es Saldo Decreciente. |
| Valor de Compra / Valor Inicial / Valor de Salvamento | Monto pagado por el activo, el monto base sobre el que se calcula la depreciación y el valor que conservará el activo al terminar de depreciarse. |
| Cuenta Gasto Depreciación / Cuenta Depreciación Acumulada | Cuentas contables que usa este activo en particular al depreciarse; si se dejan en blanco, se usan las de su Categoría de Activo Fijo. |
| Es un Equipo | Habilita los campos de mantenimiento (calibración, categoría de equipo, combustible, lecturas) sobre este mismo Activo Fijo. |
| Activo Fijo Padre | Permite agrupar un activo como componente de otro (por ejemplo, un accesorio dentro de un equipo mayor). |
| Etiquetas | Palabras libres separadas por coma o punto y coma para clasificar y buscar el activo más adelante. |
Validaciones al guardar
- Nombre requerido.
- Porcentaje anual de depreciación entre 0 y 100.
- Sucursal requerida si tu empresa tiene sucursales habilitadas, y no puede cambiarse una vez guardado el activo.
- La Cuenta Gasto Depreciación, si se indica, debe ser una cuenta contable de la clase "Gasto de Depreciación".
- Código único: no puede repetirse con el de otro activo ya registrado.
- Nombre único cuando el código se deja en blanco y la numeración automática no está configurada.
- Código requerido al editar si la numeración automática está activa; y solo un usuario administrador puede modificarlo una vez asignado.
- Límites de longitud en nombre, código, marca, modelo, color, serie, unidad de lectura, placa, matrícula y unidad de rendimiento de combustible.
- No puedes eliminar un Activo Fijo si ya está referenciado en transacciones (facturas, pagos, tareas), en nómina, en el ruteo de una Lista de Materiales, en un Plan de Mantenimiento, como activo padre de otro Activo Fijo, o como equipo asignado a un Viaje; AdmCloud te muestra qué documentos o registros lo están usando.
Disponibilidad, plan y módulos
- Este catálogo requiere el plan Enterprise y se muestra cuando tu empresa tiene activo el módulo Activos Fijos o el módulo de Nómina/RRHH (este último lo necesita para poder asignar activos a empleados). Si ninguno de los dos está activo, ni el menú ni la pantalla estarán visibles.
- Los Reportes de Activos Fijos y de Valorización, y el cálculo de Depreciaciones, requieren específicamente el módulo de Activos Fijos activo (no basta con tener solo el módulo de Nómina).
- El acceso se controla con el permiso "Activos Fijos" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- El botón de Crear campo en el formulario solo aparece si tu plan incluye Campos Personalizados.
Consejos y errores comunes
Asigna la Categoría de Activo Fijo desde el principio. Si defines allí las cuentas de gasto de depreciación y depreciación acumulada, no tendrás que repetirlas activo por activo: solo indícalas aquí para los casos que deban usar cuentas distintas.
Revisa el Valor Inicial antes de activar la depreciación. Es el monto que realmente se reparte entre los períodos de depreciación; si lo dejas en cero, el activo no generará depreciación aunque el interruptor "Se Deprecia" esté activo.
¿No puedes eliminar un activo? Es porque ya tiene historial: transacciones, asignaciones de nómina, planes de mantenimiento, viajes o activos hijos. Revisa el mensaje de error para saber exactamente qué debes desvincular primero, o simplemente márcalo como Inactivo en lugar de eliminarlo.
No confundas este catálogo con Equipos. Activos Fijos es el catálogo contable general de todos tus bienes; si tu maquinaria o vehículos necesitan seguimiento completo de mantenimiento, transporte o manufactura, regístralos en el catálogo de Equipos, que comparte varios de los mismos campos pero está pensado para ese seguimiento operativo.