Importación de Archivos Bancarios
La Importación de Archivos Bancarios te permite traer a AdmCloud, de forma masiva, el detalle de movimientos que descargas del portal de tu banco (depósitos, retiros, cargos, cheques, transferencias, etc.) en lugar de digitarlos uno por uno. Cada movimiento importado queda disponible como una Transacción Bancaria Importada ("Bank Feed") pendiente de identificar, la cual luego puedes Registrar como el documento que corresponda o Ignorar si no aplica a tu contabilidad.
¿Qué es y para qué sirve?
Esta función trabaja en dos pasos, disponibles como dos pestañas de la misma pantalla: Importar Transacciones, donde subes el archivo que exportaste desde el portal de tu banco, y Procesar Transacciones Importadas, donde revisas cuenta por cuenta los movimientos que llegaron y decides qué hacer con cada uno.
Cuando ya existe en AdmCloud una transacción registrada con la misma fecha y el mismo monto que un movimiento importado, el sistema los empareja automáticamente y muestra ese movimiento en la pestaña En Adm Cloud en lugar de dejarlo pendiente de tu revisión. Así solo tienes que ocuparte de los movimientos que realmente te faltan por registrar.
AdmCloud también evita duplicar movimientos si subes el mismo archivo, o uno con fechas que se solapan, más de una vez: usa el identificador único que tu banco asigna a cada movimiento (cuando el archivo lo incluye) o, si no está disponible, la combinación de fecha, monto, referencia y descripción, para reconocer que ese movimiento ya fue importado antes.
Cómo se usa
- Descarga el archivo de movimientos desde el portal de tu banco, en alguno de los formatos que AdmCloud reconoce (ver "Formatos de archivo soportados" más abajo).
- Entra a la pestaña "Importar Transacciones" y selecciona el archivo descargado.
- Elige la Cuenta (banco o tarjeta de crédito) a la que pertenecen esos movimientos, y el Tipo de Archivo que corresponde al formato exacto que descargaste.
- Haz clic en "Cargar". Si el archivo es válido, AdmCloud te lleva directo a la pantalla de Transacciones Bancarias Importadas de esa cuenta, en la pestaña Documentos por Procesar.
- Revisa cada movimiento pendiente y usa el botón Registrar para elegir qué tipo de documento crear a partir de él (depósito, cobro, pago, cargo bancario, transferencia, etc.). AdmCloud abre ese formulario en una pestaña nueva con la cuenta y el movimiento ya vinculados.
- Usa "Ignorar" en los movimientos que no debas registrar (por ejemplo, ruido del propio archivo del banco). Puedes recuperarlos después desde la pestaña Ignoradas con "No Ignorar".
- Repite el proceso hasta vaciar la lista de pendientes, apoyándote en los filtros de fecha y el buscador para trabajar por lotes cuando el archivo trae muchos movimientos.
Formatos de archivo soportados
- OFX: formato estándar disponible para cualquier empresa, sin importar el país ni el banco.
- CSV (BanReservas), CSV/TXT (BHD) y TXT (Banco Popular): formatos propios de estos bancos, disponibles solo para empresas configuradas en República Dominicana.
- DAT (Bank of America): disponible únicamente si tu empresa tiene habilitada esta función; si la necesitas y no la ves en la lista, solicítala a soporte.
El Tipo de Archivo que elijas debe coincidir con la extensión real del archivo
(por ejemplo, OFX exige un archivo .ofx, BanReservas exige .csv, Bank
of America exige .dat). Si no coinciden, AdmCloud rechaza la carga con un mensaje de
error.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Archivo | El archivo de movimientos que exportaste desde tu banco, en la pestaña "Importar Transacciones". |
| Cuenta | La cuenta bancaria o de tarjeta de crédito a la que pertenecen los movimientos del archivo. Solo se listan cuentas de tipo banco o tarjeta de crédito que no sean de agrupación: las cuentas de agrupación solo suman a sus cuentas hijas y no reciben movimientos. |
| Código | En la pestaña "Procesar Transacciones Importadas", el código de la cuenta contable de cada cuenta listada, para identificarla sin depender solo del nombre. |
| Tipo de Archivo | El formato exacto del archivo que estás subiendo, usado para saber cómo leerlo. Debe coincidir con la extensión real del archivo. |
| Desde / Hasta | En la pantalla de proceso, filtra los movimientos importados por rango de fecha. |
| Buscar | Filtra los movimientos importados por su referencia o su descripción. |
Acciones sobre cada movimiento importado
Desde la pestaña "Documentos por Procesar" de una cuenta, sobre cada movimiento pendiente puedes:
- Registrar: abre, a tu elección, el formulario de Depósito, Anticipo de Cliente, Recibo de Ingreso, Crédito Bancario, Transferencia de Efectivo, Anticipo a Proveedor, Pago de Facturas, Pago a Cuenta o Cargo Bancario, en una pestaña nueva y con la cuenta y el movimiento ya vinculados.
- Registro Rápido: crea de inmediato un Depósito contra tu cuenta de "Fondos no Depositados", sin abrir ningún formulario. Solo aparece en movimientos a favor (créditos) cuando tu empresa tiene habilitada esta función y existe esa cuenta contable configurada para la moneda y la sucursal de la cuenta bancaria.
- Ignorar / No Ignorar: saca un movimiento de la lista de pendientes sin registrar ningún documento, o lo regresa a pendiente si te equivocaste.
Además, desde el encabezado de la pantalla de proceso, según tu configuración:
- Sincronizar con Banco: solo visible si tu empresa tiene habilitada esta función y la cuenta tiene vinculada una institución financiera con integración directa; en lugar de subir un archivo manualmente, encola una sincronización automática en segundo plano.
- Borrar Transacciones no Usadas: disponible solo para usuarios administradores; elimina permanentemente, para esa cuenta, todos los movimientos importados que aún no estén vinculados a ningún documento registrado.
"Borrar Transacciones no Usadas" no se puede deshacer. Úsalo solo para limpiar movimientos que importaste por error o que ya decidiste que nunca vas a registrar.
Validaciones al importar y registrar
- Cuenta y archivo requeridos para poder importar.
- La extensión del archivo debe coincidir con el Tipo de Archivo elegido (.ofx, .csv, .txt o .dat, según el formato).
- El archivo debe contener al menos un movimiento reconocible; si no se detecta ninguno, la importación se rechaza.
- La cuenta debe pertenecer a la sucursal con la que iniciaste sesión, validado automáticamente al importar.
- El Registro Rápido solo se ofrece cuando la cuenta bancaria tiene una moneda configurada y existe una cuenta de "Fondos no Depositados" para esa moneda y sucursal.
- Los movimientos duplicados de una carga repetida se descartan automáticamente, usando el identificador único del banco o, en su defecto, la combinación de fecha, monto, referencia y descripción.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Conciliaciones Bancarias" del módulo de Banca.
- Disponible en todos los planes de AdmCloud, como parte del módulo de Banca.
- Los formatos de BanReservas, BHD y Banco Popular solo aparecen para empresas configuradas en República Dominicana.
- El formato DAT de Bank of America, la Sincronización con Banco y el Registro Rápido dependen de funciones que tu cuenta de AdmCloud puede tener habilitadas o no; consulta con soporte si las necesitas.
- "Borrar Transacciones no Usadas" solo está disponible para usuarios con permisos de administrador.
Consejos y errores comunes
No temas volver a subir el mismo archivo por error. AdmCloud reconoce los movimientos que ya importó antes y no los duplica.
"El tipo de archivo no es válido" o mensajes de extensión incorrecta. Revisa que el Tipo de Archivo que elegiste en el formulario coincida con el formato real que exportó tu banco.
Usa las pestañas y los filtros a tu favor. Combina el rango de fechas con el buscador por referencia o descripción para procesar archivos con muchos movimientos por lotes, en vez de revisarlos todos de una sola vez.
¿Quieres registrar depósitos con un solo clic? Pide a tu administrador que habilite el Registro Rápido y configure una cuenta de "Fondos no Depositados" en la moneda que usas, para que los movimientos a favor se registren de inmediato sin abrir ningún formulario.