Unidades de Medida (UOM)
Las Unidades de Medida (UOM, por "Unit of Measurement") son el catálogo de las unidades con las que compras, vendes, produces y reportas tus artículos: Unidad, Caja, Kilogramo, Libra, Galón, etc. Este catálogo es la base sobre la que se arman los Planes de Unidades de Medida, que a su vez son los que definen cómo se convierte una unidad en otra (por ejemplo, cuántas Unidades trae una Caja) para cada artículo.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada registro de este catálogo es simplemente un nombre de unidad (por ejemplo "Unidad", "Caja" o "Kilogramo"), opcionalmente con un código corto. Por sí sola, una Unidad de Medida no define ninguna conversión ni factor: eso se configura aparte, en la pantalla de Planes de Unidades de Medida, donde agrupas varias Unidades bajo un mismo Plan y le indicas a cada una su Factor de conversión respecto a la unidad base del Plan (por ejemplo, que 1 Caja equivale a 12 Unidades). Luego, cada artículo se asocia a uno de esos Planes y elige, dentro de él, su Unidad de venta, su Unidad de compra y su Unidad de reporte.
Además de en los artículos, las Unidades de Medida se usan en muchas otras partes de AdmCloud: en las líneas de tus transacciones de venta y compra, en listas de precios, en la Lista de Materiales (BOM) de manufactura, en registros de Activos Fijos, en Planes de Mantenimiento, en Presupuestos, en Oportunidades de CRM, en Proyectos y en el Registro Masivo de Horas de Nómina. Por eso este catálogo debe mantenerse limpio: una Unidad que ya está en uso en cualquiera de esos lugares no se puede eliminar.
Cómo se usa
- Entra al listado de Unidades de Medida y pulsa Nuevo para crear una.
- Escribe el Nombre de la unidad (por ejemplo "Caja" o "Kilogramo"). Es el único campo obligatorio y debe ser distinto al de cualquier otra unidad ya creada.
- Si tu empresa opera en Ecuador o Guatemala y necesitas reportar el código fiscal de la unidad para la facturación electrónica, completa el campo Código con exactamente 3 caracteres. En el resto de los países este campo es libre y opcional.
- Agrega Notas si quieres dejar alguna referencia adicional sobre el uso de esa unidad.
- Si necesitas capturar un dato adicional que AdmCloud no ofrece de forma nativa, puedes crear un campo personalizado sin salir de la pantalla, con el botón Crear Campo (disponible si tu plan incluye Campos Personalizados).
- Guarda la Unidad. A partir de ese momento estará disponible para agregarse a un Plan de Unidades de Medida y, desde ahí, asignarse a tus artículos.
Si tu empresa todavía no tiene ninguna Unidad de Medida creada, AdmCloud genera automáticamente una unidad llamada "Unidad" junto con un Plan de Unidades de Medida llamado "General" (con Factor 1), para que puedas empezar a registrar artículos de inmediato.
Capacidades principales
- Catálogo simple: listado, creación, edición y eliminación de Unidades de Medida.
- Eliminación en bloque: marca varias Unidades con su casilla y elimínalas todas de una vez desde el listado.
- Campos personalizados propios para el catálogo de Unidades, con acceso directo para crear uno nuevo desde la misma pantalla de creación.
- Autocompletado de Unidades restringido según el Plan de Unidades de Medida del artículo, para que al elegir una unidad en una transacción solo veas las que realmente aplican a ese artículo. En las Órdenes de Compra, si la línea no tiene artículo (por ejemplo, un servicio), puedes elegir cualquier unidad del catálogo.
- Validación específica por país: en Ecuador y Guatemala, el Código debe cumplir el largo exigido por la facturación electrónica.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la unidad (por ejemplo "Unidad", "Caja", "Kilogramo"). Obligatorio y único en todo el catálogo. |
| Código | Código corto opcional. En Ecuador y Guatemala, si lo indicas, debe tener exactamente 3 caracteres (código fiscal usado en la facturación electrónica). En los demás países es un texto libre sin validación de largo. |
| Notas | Observaciones adicionales sobre la unidad. |
| Campos personalizados | Campos adicionales que tu empresa haya definido para el catálogo de Unidades de Medida. |
| Detalle de Relacionados | Nombre que un Cliente o Proveedor puntual usa para esta unidad en AdmCloud Xchange. Se completa solo la primera vez que falte al recibir un documento de ese relacionado, pero también puedes registrarlo de antemano aquí. Al consultar la Unidad, este detalle aparece en su propia pestaña "Relacionados", con un filtro por nombre del relacionado y paginado. Esa pestaña solo se muestra si AdmCloud Xchange está habilitado para tu empresa. Un mismo relacionado puede tener varias referencias, pero la misma combinación de relacionado y referencia no puede repetirse, ni dentro de este registro ni en otra unidad de medida: si otro ya la usa, al grabar se indica cuál. Al duplicar el registro, este detalle no se copia. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es requerido.
- El Nombre no se puede repetir: si ya existe una Unidad con ese mismo nombre, AdmCloud no permite guardar otra igual.
- El Código debe tener exactamente 3 caracteres cuando tu empresa está configurada para Ecuador o Guatemala y decides completarlo (en los demás países no aplica esta regla).
Eliminar una Unidad de Medida
Una Unidad de Medida no se puede eliminar si está siendo usada en alguno de estos lugares, entre otros:
- Líneas de transacciones de venta que la usan como unidad de esa línea.
- Artículos que la tienen configurada como su Unidad de venta, de compra o de reporte.
- Algún Plan de Unidades de Medida que la incluye.
- Listas de precios por artículo que la referencian.
- Líneas de Registro de Horas de Nómina.
- Otros registros que también almacenan una unidad por línea: artículos por proveedor, precios especiales por cliente, componentes de artículos, Oportunidades de CRM, Presupuestos, Activos Fijos, Planes de Mantenimiento, Lista de Materiales (BOM) de manufactura, Tipos de Construcción y Proyectos.
- Un relacionado registrado en su Detalle de Relacionados.
Si alguno de estos casos aplica, AdmCloud te muestra el listado de los documentos o artículos que dependen de esa Unidad, para que primero la desvincules de ellos.
Disponibilidad y permisos
- Este catálogo está disponible aunque tu plan no incluya el módulo de Inventario, para que puedas registrar tus propias unidades y elegirlas en las líneas de servicios de tus transacciones (por ejemplo, en las Órdenes de Compra). Los Planes de Unidades de Medida y los artículos de inventario siguen requiriendo ese módulo.
- El acceso se controla con el permiso "Unidades de Medida" (IC_UOM) de tu grupo de usuarios, con niveles independientes para consultar, agregar, editar y eliminar.
- El botón para crear un campo personalizado directamente desde esta pantalla solo aparece si tu plan incluye Campos Personalizados.
Consejos y errores comunes
"Esta unidad ya existe". Ya hay una Unidad de Medida con ese Nombre en tu catálogo; usa un nombre distinto o edita la unidad existente en vez de crear una nueva.
"La longitud del código debe ser de 3 caracteres". Este mensaje solo aparece si tu empresa opera en Ecuador o Guatemala y llenaste el Código con un largo distinto a 3; puedes dejar el Código en blanco si no necesitas reportarlo.
"No puede borrar este registro, los siguientes registros dependen de él". Indica que la Unidad ya está en uso (en un artículo, un Plan de Unidades, una transacción u otro registro). Revisa la lista que te muestra AdmCloud y desvincula primero esos registros.
Si necesitas que una Unidad se convierta en otra (por ejemplo, que 1 Caja equivalga a 12 Unidades), no lo busques en esta pantalla: crea o edita un Plan de Unidades de Medida y define ahí el Factor de conversión entre las unidades de ese Plan.