Compras con Recepción
La Compra con Recepción (también llamada Recepción de Mercancía) registra en un solo documento la entrada física de mercancía que recibes de un proveedor y la deuda que adquieres por ella: qué artículos llegaron, en qué cantidad, a qué costo, y cuánto le debes al proveedor. Al guardarla, AdmCloud actualiza el inventario disponible, calcula impuestos y retenciones, contabiliza el asiento correspondiente y deja el saldo pendiente de pago listo para aplicarle un Pago a Proveedor.
Puedes crearla en blanco o generarla desde una Orden de Compra para traer sus artículos y condiciones. Si tu empresa usa la lectura inteligente de documentos, también puedes originarla desde una foto o PDF de la factura del proveedor. A diferencia de la Factura de Proveedor a Crédito, la Compra con Recepción siempre mueve el inventario: es la vía recomendada cuando recibes la mercancía y su factura al mismo tiempo.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada Compra con Recepción indica quién te vendió la mercancía (proveedor o relacionado), la referencia del documento del proveedor, la moneda y tipo de cambio, la ubicación donde entra la mercancía, y el detalle de artículos o servicios recibidos con su costo unitario. Opcionalmente puede referenciar la Orden de Compra de origen, tanto en el encabezado como en cada línea, para traer automáticamente los artículos y condiciones pactadas y validar que lo recibido corresponda a lo ordenado.
Si tu empresa tiene activados los Costos Indirectos de Importación (fletes, seguros, aranceles), puedes prorratearlos entre los artículos de la recepción para obtener el costo real de cada uno, en lugar de quedarte solo con el costo pactado en la Orden de Compra. El Reporte de Costos de la recepción te muestra esa comparación línea por línea.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las compras con recepción, con columnas personalizables, filtros por fecha, ubicación, proveedor, categoría de proveedor y artículo, botón para crear una nueva desde un archivo (lectura inteligente) y acceso directo al Reporte desde su propio menú. |
| Crear / Editar | Formulario con los datos generales (proveedor, referencia, moneda, ubicación, condición de pago), la tabla de artículos con impuestos y retenciones, la sección de costos indirectos (si aplica) y una pestaña de archivos adjuntos. |
| Detalles | Vista de solo consulta con el total, lo aplicado y el saldo pendiente; botones para Nueva, Editar, Duplicar, ir al Asiento Contable, Imprimir, ver el Reporte de Costos, generar un Pago o una Nota de Crédito, Anular o Eliminar según tu privilegio. |
| Impresión | Formato imprimible o en PDF de la recepción, con los datos del proveedor, el detalle de artículos, lotes/atributos y los totales. |
| Reporte de Costos | Detalle por artículo del costo pactado en la Orden de Compra, el costo indirecto asignado, el costo final ("liquidado") y el porcentaje de aumento sobre el costo de la orden. |
Cómo registrar una recepción paso a paso
- Elige cómo la vas a originar. Ábrela en blanco desde el listado con Nueva, generala desde una Orden de Compra para traer proveedor, moneda, condición de pago y artículos pendientes de recibir, o sube una foto/PDF de la factura física con Nueva desde archivo para que el lector inteligente de documentos complete proveedor, fecha, referencia y líneas por ti.
- Confirma los datos generales. El proveedor es obligatorio, la ubicación donde entra la mercancía también, y la referencia (el número que te dio el proveedor) no puede repetirse para el mismo proveedor y subsidiaria. Si tu empresa maneja varias monedas, confirma el tipo de cambio (debe ser mayor a cero).
- Agrega los artículos recibidos con su cantidad, unidad de medida, precio y costo; indica bin y lote si el artículo los requiere, números de serie si es serializado, y el impuesto aplicable. Si tu empresa exige recibir contra Orden de Compra, vincula cada línea a la orden correspondiente; de lo contrario, necesitas el privilegio adicional para registrar sin orden. Si todas las líneas usan el mismo Depósito (Bin), captura el valor en la primera línea y pulsa la flecha azul del encabezado de esa columna para copiarlo al resto del detalle. El depósito solo baja a las líneas cuyo artículo maneja depósito; si alguna línea queda fuera, AdmCloud te lo avisa.
- Aplica los costos indirectos si tu empresa los tiene habilitados: selecciona la importación de inventario y los documentos de flete, seguro o aranceles que correspondan, y usa Calcular Costos Indirectos para prorratearlos entre las líneas recibidas.
- Adjunta el respaldo (factura física del proveedor) si tu empresa lo exige, y guarda. AdmCloud numera el documento, actualiza el inventario, calcula los totales, genera el asiento contable y deja el saldo disponible para tus Pagos a Proveedor.
Costos indirectos e importaciones
Cuando compras mercancía importada, el costo real de cada artículo suele ser mayor al precio pactado con el proveedor una vez sumas flete, seguro y aranceles. Si tu empresa tiene habilitados los Costos Indirectos de Importación, la recepción te permite:
- Vincular la recepción a una importación de inventario que agrupa los documentos de costo asociados.
- Seleccionar, de una lista de hasta 25 documentos relacionados (fletes, seguros, aranceles de otros proveedores), cuáles quieres incluir en el prorrateo.
- Usar Calcular Costos Indirectos para distribuir automáticamente esos montos entre las líneas de la recepción, actualizando el costo de cada artículo.
- Consultar el resultado línea por línea en el Reporte de Costos, incluyendo el costo de la Orden de Compra, el costo indirecto asignado y el costo final.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Numeración automática interna de AdmCloud; no puedes repetirlo ni cambiarlo una vez creada la recepción. |
| Proveedor / Relacionado | A quién le compraste; obligatorio, no puede estar anulado ni inactivo cuando la recepción se crea en blanco. |
| Referencia | Número del documento del proveedor; no puede repetirse entre facturas, notas de débito o gastos del mismo proveedor y subsidiaria. |
| Fecha del documento | Toma la fecha de hoy por defecto; debe caer dentro de un período de Cuentas por Pagar abierto. |
| Moneda y Tipo de Cambio | Moneda en que te facturó el proveedor; el tipo de cambio debe ser mayor a cero. |
| Ubicación | Bodega o local donde entra físicamente la mercancía; obligatoria. |
| Subsidiaria | Obligatoria solo si tu plan tiene subsidiarias habilitadas. |
| Condición de Pago | Define los días de crédito y, junto a la fecha, la fecha estimada de vencimiento del saldo. |
| Orden de Compra (origen) | Referencia opcional, en el encabezado o por línea, a la orden que generó la recepción; si el proveedor exige orden de compra, es obligatoria salvo que tengas el privilegio para registrar sin ella. Debe estar autorizada y no anulada, del mismo proveedor y subsidiaria. |
| Artículos / Servicios (líneas) | Artículo, cantidad, unidad de medida, precio y costo unitario; según los módulos activos, también bin, lote, números de serie, atributos, división, departamento, clase, proyecto o si es facturable al cliente. |
| Bin y Lote | Obligatorios cuando el artículo los requiere; el bin debe pertenecer a la misma ubicación de la recepción. |
| Números de Serie | Obligatorios si el artículo es serializado; la cantidad de números indicados debe coincidir con la cantidad recibida. |
| Costos Indirectos | Documentos de flete, seguro o aranceles que se prorratean entre las líneas; solo visible si tu empresa tiene el módulo habilitado. |
| Retención de Impuestos | Grupo o retenciones específicas por línea; solo visible según el modo de retención configurado en tu empresa. |
| NCF / Comprobante Fiscal | Se genera automáticamente al guardar según la secuencia fiscal configurada; aplica solo en países con este requisito. |
| Archivos Adjuntos | Respaldo de la recepción (factura física del proveedor, guía de remisión, etc.). |
Validaciones al guardar
- El proveedor es obligatorio y no puede estar anulado ni inactivo si la recepción se crea en blanco.
- La referencia no puede repetirse entre facturas, notas de débito o gastos del mismo proveedor y subsidiaria.
- Debes agregar al menos una línea válida de artículo o servicio.
- El tipo de cambio debe ser mayor a cero y el período contable de Cuentas por Pagar correspondiente a la fecha debe estar abierto.
- El descuento por línea debe estar entre 0% y 100%, y no se permiten precios negativos si la cantidad es mayor a cero; el costo no puede ser negativo.
- Si el artículo requiere bin o lote, debes indicarlo, y el bin debe pertenecer a la misma ubicación de la recepción.
- Si el artículo es serializado, debes indicar tantos números de serie como la cantidad recibida.
- Si vinculas una Orden de Compra, esta no puede estar anulada, debe estar autorizada, y debe pertenecer al mismo proveedor y subsidiaria.
- Si el proveedor exige comprar contra Orden de Compra, no puedes guardar líneas sin orden salvo que tengas el privilegio adicional "Registrar sin Orden de Compra".
- No puedes cambiar el número del documento al editar, ni editar o anular una recepción ya electrónicamente firmada si tu configuración de facturación electrónica lo impide.
Eliminar o anular
Puedes eliminar una recepción solo si no tiene documentos dependientes (por ejemplo, pagos aplicados, notas de crédito generadas desde ella, o una firma electrónica registrada); en esos casos, AdmCloud bloquea la eliminación y debes anularla en su lugar. Anular revierte el inventario recibido y conserva el documento y su asiento contable para fines de auditoría, pero lo marca como cancelado y ya no afecta el saldo del proveedor.
Reportes
Desde el menú Reportes del listado puedes generar un reporte de compras con recepción, filtrable por fecha, proveedor(es), subsidiaria, ubicación y artículo. Además, desde los Detalles de cada recepción puedes abrir su Reporte de Costos individual, con el costo pactado, el costo indirecto asignado y el costo final por artículo.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Facturas de Proveedores a Crédito" (compartido con la Factura de Proveedor a Crédito), con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular; guardar sin vincular a una Orden de Compra requiere además el privilegio adicional "Registrar sin Orden de Compra".
- Esta función requiere que tu plan tenga el módulo de Inventario activo, disponible desde el plan Start en adelante.
- Vincular la recepción a una Orden de Compra requiere el plan Standard o superior (módulo de Órdenes de Compra).
- Los Costos Indirectos de Importación requieren el plan Standard o superior.
- Las retenciones de impuestos solo se muestran según el modo configurado en Preferencias de tu empresa.
- Los campos de bin, lote, números de serie, atributos, división, departamento, clase de artículo, proyecto y equipo solo se muestran si tu empresa tiene esos módulos activos.
- La Subsidiaria solo es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
Consejos y errores comunes
¿Recibes la mercancía y la factura al mismo tiempo? Usa Compras con Recepción en lugar de registrar por separado una Recepción y luego una Factura de Proveedor a Crédito; te ahorra un paso y evita que se dupliquen los movimientos de inventario.
¿El sistema no te deja guardar sin indicar una Orden de Compra? Revisa si el proveedor exige compra contra orden; en ese caso necesitas vincular cada línea a su orden, o solicitar el privilegio "Registrar sin Orden de Compra".
¿Importas mercancía y el costo pactado no refleja el costo real? Activa los Costos Indirectos de Importación y usa el Reporte de Costos para ver cuánto aumenta cada artículo una vez prorrateado el flete, el seguro y los aranceles.