Categorías de Activos Fijos
Categorías de Activos Fijos es el catálogo contable que clasifica todos tus Activos Fijos (maquinaria, vehículos, mobiliario, equipo de cómputo, edificios, etc.) según el criterio que tenga sentido para tu empresa a efectos de depreciación, por ejemplo "Equipo de Cómputo", "Vehículos", "Mobiliario y Equipo de Oficina" o "Maquinaria de Producción". AdmCloud no trae una lista fija de fábrica: tú decides cuántas clases crear y cómo llamarlas.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada registro de este catálogo tiene un nombre, notas internas opcionales y, opcionalmente, dos cuentas contables: Cuenta Gasto Depreciación y Cuenta Depreciación Acumulada. Una vez creada la clase, la eliges en el campo Categoría Activo de la ficha de un Activo Fijo, para agruparlo dentro de la clase que le corresponda.
A diferencia de la Categoría de Equipo (que agrupa tu maquinaria y vehículos para efectos de mantenimiento, transporte y reportes de operación), la Categoría de Activo Fijo existe principalmente para el lado contable: te permite definir, una sola vez por clase, cuáles cuentas de gasto de depreciación y de depreciación acumulada se deben usar al calcular la depreciación mensual de todos los Activos Fijos que pertenezcan a ella, en lugar de tener que configurarlas una por una en cada activo.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las clases registradas, ordenadas por nombre. Desde aquí abres cada una para verla o editarla, o creas una nueva. |
| Crear / Editar | Formulario simple con el nombre de la clase, sus dos cuentas contables opcionales de depreciación y notas internas. |
| Detalles | Vista de solo consulta con los datos de la clase y accesos directos para editarla o eliminarla si tienes el permiso correspondiente. |
Cómo crear una clase paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Activos Fijos.
- Escribe el nombre. Es el único campo obligatorio, por ejemplo "Equipo de Cómputo" o "Vehículos". Debe ser distinto al de cualquier otra clase ya registrada.
- Elige la Cuenta Gasto Depreciación (opcional). Es la cuenta contable de gasto que se usará por defecto al calcular la depreciación mensual de los Activos Fijos de esta clase, cuando el activo específico no tenga su propia cuenta asignada.
- Elige la Cuenta Depreciación Acumulada (opcional). Es la cuenta de balance (contra-activo) donde se acumula la depreciación de los Activos Fijos de esta clase, con la misma lógica de respaldo que la cuenta de gasto.
- Agrega notas (opcional) si quieres aclarar a tu equipo qué tipo de bien debe usar esta clase.
- Guarda. La clase queda disponible de inmediato en el campo "Categoría Activo" de la ficha de cualquier Activo Fijo.
Dónde se usa
- En el campo Categoría Activo de la ficha de cada Activo Fijo, para clasificarlo dentro de tu catálogo.
- Como origen de las cuentas contables de depreciación al procesar Depreciaciones (cálculo automático mensual) y Ajustes de Depreciación (registro manual): si el Activo Fijo no tiene sus propias cuentas asignadas, AdmCloud usa las de su Categoría Activo antes de recurrir a las de la Sucursal o a la configuración general de la empresa, y en última instancia busca o crea una cuenta adecuada en el catálogo contable.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Descripción de la clase (por ejemplo, "Equipo de Cómputo" o "Vehículos"). Es el único campo obligatorio y no puede repetirse con el de otra clase ya registrada. |
| Cuenta Gasto Depreciación | Cuenta contable de gasto que se propone por defecto al calcular la depreciación mensual de los Activos Fijos de esta clase, cuando el activo no tiene su propia cuenta asignada. |
| Cuenta Depreciación Acumulada | Cuenta de balance donde se acumula la depreciación de los Activos Fijos de esta clase, con la misma lógica de respaldo que la cuenta de gasto. |
| Notas | Texto libre para aclarar el uso interno de esta clase, visible solo dentro de esta pantalla. |
Validaciones al guardar
- Nombre requerido.
- Nombre único: no puede repetirse con el de otra clase ya registrada.
- No puedes eliminar una clase si ya hay Activos Fijos registrados con esa clase asignada; el sistema te muestra la lista de activos afectados para que sepas cuáles debes reasignar primero.
Disponibilidad, plan y módulos
- Esta pantalla solo está disponible en el plan Enterprise, y únicamente cuando tu empresa tiene activo el módulo Activos Fijos. Si el módulo no está activo, ni el menú ni la pantalla estarán visibles.
- El acceso se controla con el permiso "Activos Fijos" del grupo de usuarios (el mismo permiso que gobierna el resto del módulo de Activos Fijos), con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
Consejos y errores comunes
Define tu catálogo de clases pensando en la depreciación. Agrupa tus activos según las cuentas contables con las que realmente se registran en tus estados financieros (por ejemplo, separando maquinaria de producción, vehículos y mobiliario), para que la asignación de cuentas sea consistente y no tengas que revisarla activo por activo.
Aprovecha las cuentas de la clase para ahorrar trabajo. Si todos los Activos Fijos de una misma clase depreciarán contra las mismas cuentas de gasto y depreciación acumulada, asígnalas aquí en lugar de repetirlas en cada activo individual: solo tendrás que definir una excepción en el activo puntual que use cuentas distintas.
¿No puedes eliminar una clase? Es porque uno o más Activos Fijos ya la tienen asignada. Reasigna esos activos a otra clase antes de intentar eliminarla de nuevo.
No confundas esta pantalla con la Categoría de Equipo. Categoría de Activo Fijo clasifica cualquier tipo de activo para efectos de depreciación y cuentas contables; si necesitas agrupar específicamente tu maquinaria y vehículos para reportes de mantenimiento, transporte y tarifas, usa el catálogo de Categorías de Equipos.