Oportunidades
Una Oportunidad es un negocio en proceso al que ya le puedes estimar un ingreso esperado, una probabilidad de cierre y una fecha de cierre. AdmCloud guarda las Oportunidades en el mismo registro que los Leads del CRM: la diferencia es solo una marca interna que indica que el negocio ya está calificado. Esta página se enfoca en cómo administrar el flujo de Oportunidades una vez calificadas: el tablero de etapas, el cambio de etapa, la generación de Cotizaciones y los reportes de pipeline y efectividad de cierre.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada Oportunidad avanza por las Etapas de Venta que tu empresa configuró (por ejemplo: Nuevo, Contactado, Calificado, Cerrado Ganado, Cerrado Perdido). Mientras avanza, vas registrando su Ingreso esperado (calculado automáticamente a partir de los artículos que le agregues), su Probabilidad de cierre y su Fecha de cierre estimada, para poder proyectar cuánto y cuándo va a vender tu equipo comercial.
Desde una Oportunidad puedes generar una Cotización con un solo clic, tomando los artículos que ya capturaste en ella, y luego consultar en su detalle todos los Documentos Aplicados (cotizaciones y pedidos de venta) que se generaron a partir de ese negocio. Cuando el negocio se cierra, ganado o perdido, seleccionas una Razón de Pérdida (si se perdió) o una Barrera de Compra (si sigue abierto pero no avanza), catálogos que luego te sirven para analizar por qué tu empresa gana o pierde negocios.
Cómo se usa
- Abre el listado de Oportunidades. Tiene las vistas Abiertas (por defecto), Tablero (Kanban), Cerradas, Todas y Sin Cotización. Puedes filtrar por fecha, subsidiaria, cliente/prospecto, vendedor, clase de cliente y clase de artículo, usar los enlaces rápidos por vendedor, y personalizar qué columnas se muestran en la tabla (la configuración de columnas se guarda por usuario).
- Trabaja el pipeline en el Tablero. Cada columna es una Etapa de Venta y cada tarjeta una Oportunidad (o un Lead, si activas el interruptor Incluir Leads). La tarjeta muestra el cliente, el teléfono, el ingreso esperado, la probabilidad, la fecha de cierre estimada, el vendedor y los días desde el último contacto (en rojo si supera los días de recordatorio configurados). Arrastra una tarjeta a otra columna para cambiarle la etapa, u ordena las tarjetas por prioridad o por días sin contacto.
- Cambia de etapa sin abrir el formulario. Desde el Detalle de la Oportunidad, usa el menú Cambiar Etapa para moverla directamente a otra etapa; AdmCloud registra automáticamente la fecha de cierre cuando la mueves a una etapa marcada como "de cierre".
- Genera una Cotización. Desde el Detalle, pulsa Crear Cotización para convertir los artículos de la Oportunidad en una cotización formal, sin volver a escribirlos. Revisa la pestaña Documentos Aplicados para ver todas las cotizaciones y pedidos generados a partir de ese negocio, agrupados por moneda.
- Consulta los reportes de pipeline. Desde el menú Reportes del listado o del tablero, o desde el módulo general de Reportes de CRM, analiza el estado y la efectividad de tu proceso de ventas (ver la sección siguiente).
Reportes de Oportunidades y Pipeline
Además del listado y el tablero, AdmCloud ofrece varios reportes dedicados a analizar tus Oportunidades:
| Reporte | Para qué sirve |
|---|---|
| Oportunidades (CRM_Opportunities) | Listado detallado e imprimible de tus Oportunidades, con los mismos filtros de vendedor, subsidiaria, cliente, moneda, clase de artículo y territorio del listado principal. |
| Efectividad de Cierre por Mes | Compara, mes a mes, cuántas Oportunidades se cerraron ganadas contra las que se cerraron perdidas, para medir la tendencia de tu tasa de conversión. |
| Efectividad de Cierre por Vendedor | La misma comparación de cierres ganados contra perdidos, pero agrupada por cada vendedor de tu equipo. |
| Sin Cotización | Lista las Oportunidades abiertas que todavía no tienen ninguna Cotización generada, con los días transcurridos desde su fecha de documento, para que no se te olvide cotizarlas. |
| Análisis de Pipeline | Muestra el valor total de tu pipeline abierto (ingreso esperado) agrupado por etapa y por vendedor, con una variante que lo desglosa por mes. |
| Oportunidades con Último Contacto | Muestra hace cuántos días no se registra una Actividad (llamada, correo, visita) sobre cada Oportunidad, para detectar negocios abandonados. |
Campos clave
| Campo | Para qué se usa |
|---|---|
| Nombre | Identifica la Oportunidad en los listados, el tablero y los reportes. Es obligatorio. |
| Etapa de Venta | En qué paso de tu proceso de ventas se encuentra. Es obligatoria y determina la columna del tablero; si la etapa está marcada como "de cierre", AdmCloud registra la Fecha de Cierre automáticamente. |
| Cliente / Prospecto | A quién pertenece el negocio, del catálogo de Clientes. |
| Vendedor | Quién en tu equipo lleva el negocio; su ficha de empleado debe tener un correo electrónico configurado. |
| Ingreso esperado (Revenue) | Se calcula automáticamente a partir del neto de los artículos que agregues a la Oportunidad; no se escribe manualmente. |
| Probabilidad | Porcentaje estimado de que el negocio se cierre ganado; útil para ponderar el valor del pipeline. |
| Fecha de cierre estimada / Fecha de cierre | Cuándo esperas cerrar el negocio y, una vez cerrado, cuándo se cerró realmente (esta última se completa sola al cambiar a una etapa de cierre). |
| Presupuesto | El presupuesto disponible del cliente potencial para este negocio, si lo conoces. |
| Moneda | Obligatoria si la Oportunidad tiene artículos o un ingreso esperado mayor a cero. |
| Razón de Pérdida | Por qué se perdió el negocio, del catálogo de Razones de Pérdida. Cambiar a una etapa "Perdida" requiere el permiso adicional "Negocio Perdido". |
| Barrera de Compra (No Close Reason) | Qué está frenando un negocio que sigue abierto, del catálogo de Barreras de Compra. |
| Fuente de Captación | Cómo llegó este negocio a tu empresa, del catálogo de Fuentes de Captación. |
| Etiquetas (Tags) | Palabras clave separadas por coma o punto y coma (máximo 20 caracteres cada una) para clasificar y filtrar Oportunidades. |
| Días de recordatorio | A partir de cuántos días sin contacto el tablero resalta la tarjeta en rojo. |
| Subsidiaria | Obligatoria y visible solo si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas; no se puede usar una subsidiaria marcada como de solo lectura. |
| Artículos | Productos o servicios del negocio, con cantidad, precio, descuento e impuesto; son la base del Ingreso esperado y de la Cotización que generes. |
Validaciones al guardar
- El Nombre y la Etapa de Venta son obligatorios; la Etapa de Venta debe existir en tu catálogo de etapas.
- Si indicas un Correo de contacto, debe tener un formato de correo electrónico válido.
- La Moneda es obligatoria si la Oportunidad tiene artículos o un Ingreso esperado mayor a cero.
- Si asignas un Vendedor, su ficha de empleado debe tener un correo electrónico configurado; de lo contrario no se puede guardar.
- Si indicas Cliente/Prospecto, Clase de Artículo, Razón de Pérdida o Barrera de Compra, esos registros deben existir y no estar anulados.
- La Subsidiaria es obligatoria si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, y no puede ser una subsidiaria marcada como de solo lectura.
- Cada línea de artículo debe tener un artículo activo, su unidad de medida (si el artículo la exige) y su horario de impuestos; si el artículo requiere o prohíbe atributos, la línea debe respetarlo.
- Cambiar la Etapa de Venta a una etapa marcada como "Perdida" requiere el permiso adicional de "Negocio Perdido" del CRM.
- No se puede eliminar una Oportunidad que ya tiene Documentos Aplicados (por ejemplo una Cotización generada a partir de ella); primero hay que desvincularlos o eliminarlos.
Disponibilidad y permisos
- Esta función requiere el plan Premium Plus CRM o superior, o el plan Enterprise con el módulo de CRM activo; si no está disponible, la pantalla muestra el mensaje de función no disponible para esta edición.
- Requiere el permiso "Oportunidades" del CRM en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar, editar o eliminar según la acción). Este mismo permiso controla tanto los Leads como las Oportunidades, ya que comparten la misma pantalla de seguridad.
- Cambiar una Oportunidad a una etapa "Perdida" requiere además el permiso adicional "Negocio Perdido" del CRM.
- La pestaña de Contactos en el Detalle solo aparece si tu empresa tiene activada la función correspondiente; si no la ves, pídele a tu administrador que la habilite.
- La columna Nivel de Precio en las líneas de artículo solo aparece si tu empresa tiene esa función activada.
- El botón Autocompletar con IA (Smart Paste) en el formulario de creación solo aparece si esa función está activa para tu empresa; acepta texto o una imagen copiada (captura de pantalla o foto), cuyo texto se lee automáticamente.
- Si tu empresa usa campos personalizados en Leads/Oportunidades, solo los marcados como visibles en Oportunidades aparecen en esta pantalla.
Consejos y errores comunes
Usa "Sin Cotización" antes de tu reunión de pipeline. Esa vista te muestra de un vistazo los negocios abiertos que aún no tienen una cotización, para que no se queden estancados.
Cambia de etapa desde el Detalle o el Tablero, no reeditando todo el formulario. El menú Cambiar Etapa y el arrastrar-y-soltar del Tablero son más rápidos y evitan errores al capturar de nuevo el resto de los datos.
El Ingreso esperado no se escribe a mano: se recalcula automáticamente a partir del neto de los artículos de la Oportunidad. Si necesitas cambiarlo, ajusta las cantidades, precios o descuentos de las líneas.
"No se puede eliminar" aparece si la Oportunidad ya tiene Documentos Aplicados (Cotizaciones o Pedidos de Venta generados a partir de ella); revisa la pestaña de Documentos Aplicados antes de intentar eliminarla.
¿No puedes marcarla como Perdida? Necesitas el permiso adicional de "Negocio Perdido" del CRM; pídelo a quien administre la seguridad de tu empresa.