Envío de Órdenes de Compra por Correo
Esta pantalla te permite enviar (o reenviar) por correo electrónico, de forma masiva, tus Órdenes de Compra ya autorizadas a sus respectivos proveedores. En lugar de entrar a cada orden y usar su botón de enviar por correo una por una, aquí filtras el grupo de órdenes que necesitas notificar, las seleccionas y las envías todas juntas en un solo paso.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando terminas de armar y autorizar una Orden de Compra, el paso siguiente suele ser hacérsela llegar al proveedor. Esta pantalla centraliza ese envío para que no tengas que abrir documento por documento. Te sirve para:
- Ver de un vistazo qué órdenes de compra existen en un rango de fechas y para qué proveedor.
- Seleccionar varias órdenes con casillas de verificación (incluyendo "seleccionar todas").
- Enviarlas todas al proveedor correspondiente con un solo clic en el botón Enviar.
- Ver en la misma fila si cada envío tuvo éxito o falló, sin tener que salir de la pantalla.
- Reenviar una orden que ya fue enviada antes (por ejemplo, si el proveedor dice que no le llegó o si corregiste algo y quieres notificarle de nuevo).
El correo se envía a la dirección de correo principal del proveedor y, adicionalmente, a los contactos del proveedor que tengan marcada la opción de recibir correos de órdenes de compra. El cuerpo del mensaje incluye el número y fecha del documento, el detalle de artículos, los montos y los datos de tu compañía; si tu compañía configuró una plantilla personalizada de correo para órdenes de compra, se usa esa plantilla en lugar de la predeterminada.
Cómo se usa
- Abre Órdenes de Compra por Correo desde el menú de Compras.
- Opcionalmente, filtra por Fecha Desde / Fecha Hasta y por Proveedor, y pulsa el botón de refrescar para aplicar el filtro.
- La tabla muestra el número, la fecha, el proveedor, la moneda y el total de cada orden de compra que coincide con el filtro. El número es un enlace directo al detalle de la orden y el proveedor es un enlace a su ficha. El listado es paginado: usa el buscador, el selector de cantidad de filas y los controles de página para recorrer todas las órdenes del filtro.
- Marca la casilla de las órdenes que quieres enviar, o usa la casilla del encabezado para marcar todas las de la página que estás viendo. Si necesitas enviar más órdenes de las que caben en una página, sube la cantidad de filas o envía página por página.
- Pulsa Enviar y confirma el mensaje de confirmación. El sistema envía cada orden seleccionada por correo, una por una.
- A medida que cada envío termina, la columna de Mensaje de esa fila se actualiza: en verde con la palabra "Enviado" si tuvo éxito, o en rojo con el motivo del error si falló. Al terminar todos los envíos, aparece un resumen con la cantidad de documentos enviados y de errores.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha Desde / Fecha Hasta | Acota la lista a las órdenes de compra emitidas dentro de ese rango de fechas. |
| Proveedor | Muestra únicamente las órdenes de compra dirigidas a ese proveedor. |
| Número | Número del documento; es un enlace que te lleva al detalle de la orden de compra. |
| Fecha | Fecha en que se emitió la orden de compra. |
| Proveedor | Nombre del proveedor al que se le enviará (o ya se le envió) la orden; es un enlace a su ficha. |
| Moneda | Moneda en la que está expresada la orden de compra. |
| Total | Monto total de la orden de compra. |
| Mensaje | Vacío hasta que envías la orden; luego muestra "Enviado" en verde o el motivo del error en rojo. |
Validaciones al enviar
- Debes seleccionar al menos una orden antes de pulsar Enviar; de lo contrario se muestra un aviso pidiéndote marcar alguna fila.
- La orden de compra debe estar Autorizada; si todavía está en borrador o pendiente de autorización, el envío de esa fila falla y se muestra el error correspondiente.
- La orden no puede estar anulada.
- El proveedor de la orden debe existir en el sistema.
- Debe existir al menos una dirección de correo a la cual enviar: la del correo principal del proveedor o la de alguno de sus contactos marcados para recibir correos de órdenes de compra; si el proveedor no tiene ninguna dirección configurada, el envío de esa fila falla.
- Cada orden se envía de forma independiente, así que un error en una fila no afecta el envío de las demás filas seleccionadas.
Disponibilidad y permisos
- En la edición Enterprise, además del plan, se requiere tener activo el módulo de Núcleo (Core) para tu compañía.
- Necesitas el permiso Órdenes de Compra (el mismo permiso que usa la pantalla de Órdenes de Compra).
Consejos y errores comunes
El mensaje de esa fila queda en rojo con un error de autorización. Significa que esa orden todavía no ha sido autorizada (o fue rechazada). Ve a la orden, complétala y autorízala, y luego vuelve a intentar el envío desde aquí.
El error indica que falta un correo electrónico. Revisa la ficha del proveedor y agrégale un correo principal, o marca la opción de recibir correos de órdenes de compra en al menos uno de sus contactos.
El botón Enviar reenvía la orden aunque ya se le haya enviado antes al proveedor; no hay límite de reenvíos ni un indicador de "ya enviado" que impida repetir el envío.
Si necesitas notificar a varios proveedores a la vez, deja el filtro de Proveedor en blanco, usa solo el rango de fechas, sube la cantidad de filas por página, marca "seleccionar todas" y pulsa Enviar; el sistema procesa cada orden por separado y te muestra al final cuántas se enviaron correctamente y cuántas fallaron.