Formatos de Correo Predeterminados

¿Qué es y para qué sirve?

AdmCloud incluye un formato de correo estándar para cada documento que se envía por email, pero también te permite diseñar tus propios Formatos de Envío de Correos (con código HTML) en la pantalla de Formatos de Envío de Correos, por ejemplo para agregar tu logo, cambiar el diseño o incluir un mensaje propio. Una vez que tienes tu propio formato, esta pantalla es el lugar donde le dices a AdmCloud "usa este formato por defecto" para cada tipo de documento, en vez de tener que elegirlo manualmente cada vez que alguien envía un correo.

Si aquí no asignas un formato personalizado a un tipo de documento, AdmCloud sigue usando el formato de correo estándar del sistema para ese documento; no es obligatorio llenar todos los campos.

Esta configuración cubre documentos de varias áreas: Cuentas por Cobrar (Factura a Crédito, Factura al Contado, Nota de Crédito, Nota de Débito, Devolución de Efectivo, Estado de Cuenta), CRM (Cotización, Pedido), Nómina y RRHH (Volante de Pago, Permisos y Ausencias y su Autorización), Servicio al Cliente (Nueva Solicitud de Servicio, Cambio de Estado de Solicitud de Servicio) y Compras (Orden de Compra).

Cómo se usa

1. Si todavía no tienes el formato de correo que necesitas, créalo primero en la pantalla de Formatos de Envío de Correos (puedes llegar a ella desde el enlace que aparece en el aviso de esta misma pantalla, o haciendo clic sobre la etiqueta de cualquier campo).
2. En esta pantalla, busca el tipo de documento que quieres configurar (por ejemplo "Factura a Crédito" o "Cotización") y, en su lista desplegable, selecciona el formato de correo que quieres usar por defecto.
3. Repite el paso anterior para cada tipo de documento que necesites; puedes dejar en blanco los que quieras seguir enviando con el formato estándar de AdmCloud.
4. Presiona Guardar. El cambio aplica de inmediato: el próximo correo de ese tipo de documento usará la plantilla que acabas de asignar.

Capacidades principales

• Asignar, para cada tipo de documento que se envía por correo, un Formato de Envío de Correos propio como predeterminado.
• Dejar en blanco cualquier documento para seguir usando el formato de correo estándar de AdmCloud.
• Crear formatos de correo nuevos desde el mismo enlace de cada campo, sin salir del flujo de configuración.
• Consultar la bitácora de auditoría con el historial de cambios de esta configuración (quién y cuándo la modificó).

Campos clave

Validaciones al guardar

• Todos los campos son opcionales: puedes guardar dejando en blanco cualquier tipo de documento que no necesites personalizar.
• Cada campo solo permite elegir un Formato de Envío de Correos existente; si el formato que buscas no aparece en la lista, primero debes crearlo en la pantalla de Formatos de Envío de Correos.
• Cada cambio queda registrado en la bitácora de auditoría de esta pantalla, con el usuario y la fecha del cambio.

Disponibilidad y permisos

• Consultar y modificar esta pantalla requiere el permiso "Formatos de Envío de Correos" de tu grupo de usuarios.
• Esta pantalla solo está disponible si tu empresa tiene habilitada la función de Formatos de Correo Personalizados. Entre los planes de AdmCloud, hoy esto aplica al plan Premium Plus Nómina y a la edición Enterprise; si tu plan no la incluye, la pantalla mostrará un mensaje indicando que la función no está disponible en tu edición.
• Existe una pantalla equivalente para los formatos de impresión de documentos (usados al imprimir o descargar el PDF de un documento), que está disponible en todos los planes y se documenta por separado.

Consejos y errores comunes