Solicitudes de Compra

¿Qué es y para qué sirve?

Usa una Solicitud de Compra cuando un empleado necesite pedir artículos o servicios y quieras dejar constancia de esa necesidad antes de comprometer dinero con un proveedor. Te sirve para:

• Centralizar en un solo lugar lo que cada área de la compañía está pidiendo comprar.
• Someter la solicitud a un flujo de autorización antes de que el departamento de compras actúe sobre ella.
• Dar seguimiento interno a si ya se está gestionando (pendiente, en proceso, completada), independientemente de si el proveedor ya entregó algo.
• Servir de origen para pedir cotizaciones a varios proveedores o para generar directamente una Orden de Compra.

Una Solicitud de Compra tiene dos estados independientes que conviene no confundir:

• El Estado de Autorización (Borrador, Pendiente, Autorizada o Rechazada) indica si ya fue aprobada internamente. Al crear una solicitud que queda pendiente de aprobación, el supervisor del empleado solicitante recibe una notificación y, si tiene correo registrado, un aviso por email.
• El Estado de Procesamiento (Pendiente, En Proceso, Completada) solo aplica una vez la solicitud está autorizada; lo marcas manualmente desde la pantalla de detalle para llevar el control de qué tan avanzada va la gestión de compra internamente.

Cómo se usa

1. Abre Solicitudes de Compra desde el menú de Compras.
2. Usa las pestañas Todas, Pendientes de Autorizar y En Proceso para ubicar rápidamente el grupo de solicitudes que necesitas revisar; también puedes filtrar por fecha, subsidiaria, departamento, proyecto, ubicación, división, clase de artículo, analista de compras asignado o artículo.
3. Pulsa Nuevo para crear la solicitud. Se te asigna automáticamente como solicitante, con la subsidiaria, ubicación y moneda por defecto de tu usuario.
4. Completa la ubicación y agrega las líneas de artículos o servicios con la cantidad que necesitas; el precio y el proveedor son solo una sugerencia para orientar al departamento de compras, no un compromiso.
5. Adjunta cualquier cotización, ficha técnica u otro archivo de respaldo desde la sección de archivos del documento.
6. Guarda el documento. Si tu grupo de usuarios requiere autorización, la solicitud queda pendiente hasta que el usuario asignado como autorizador la apruebe o la rechace desde la pantalla de detalle.
7. Desde una solicitud ya guardada puedes pulsar Solicitar Cotización en cualquier momento para generar una Solicitud de Cotización a Proveedores, o Registrar Orden de Compra una vez esté autorizada, para generar la Orden de Compra con el proveedor, moneda, condiciones de pago, ubicación, departamento, división, clase de artículo, referencia, prioridad y notas heredados de la solicitud.
8. Una vez autorizada, usa los botones Marcar Pendiente, Marcar en Proceso y Marcar Completada para llevar el control interno de qué tan avanzada va la gestión de la solicitud.
9. Para imprimir, usa el botón de imprimir del documento; puedes elegir entre el formato predeterminado o una plantilla HTML personalizada configurada por tu compañía.
10. Usa Reportes para un resumen, un detalle o un análisis de tiempo de respuesta de tus solicitudes de compra.

Campos clave

Validaciones al guardar

• La ubicación es obligatoria y debe pertenecer a la subsidiaria del documento.
• La moneda y el departamento, si se indican, deben existir y estar activos.
• Debe existir al menos una línea con artículo, servicio o descripción; no se permite dejar cantidad o precio en una línea sin artículo ni nombre.
• El porcentaje de descuento de cada línea, si se usa, debe estar entre 0 % y 100 %.
• Si alguna línea sugiere un precio mayor a cero, la moneda del documento pasa a ser obligatoria.
• No se permiten más de 500 líneas por documento.
• El número de documento no se puede modificar una vez creado, y un documento anulado ya no se puede editar (debes usarlo solo de referencia).

Disponibilidad y permisos

• Esta pantalla requiere la edición Enterprise con el módulo adicional de Compras Avanzadas activo para tu compañía (junto con las Solicitudes de Cotización a Proveedores y el comparativo de propuestas).
• Necesitas el permiso Solicitudes de Compra; los niveles de agregar, editar, eliminar y anular se controlan por separado dentro de ese mismo permiso.
• Si no tienes el privilegio para ver todas las solicitudes pero sí el de "Subordinados", solo verás las tuyas y las de los empleados que te reportan.
• Aunque no tengas el nivel de edición, puedes seguir editando una solicitud que te fue asignada como empleado responsable.

Consejos y errores comunes