Documentos Publicados (AdmCloud Xchange)

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando dos empresas hacen negocios entre sí y ambas usan AdmCloud, normalmente cada una tiene que digitar su propio documento por separado: tú registras tu factura de venta y tu cliente, aparte, registra su factura de compra con los mismos datos. AdmCloud Xchange elimina ese trabajo duplicado: publicas el documento desde tu empresa y la otra empresa lo recibe ya listo para convertir en un clic, con los artículos, cantidades, precios e impuestos ya cargados.

• Ahorra tiempo de digitación y reduce errores de transcripción entre empresas relacionadas.
• Funciona entre cualquier par de empresas AdmCloud que se muestren en el Directorio de Empresas, no solo entre subsidiarias de un mismo grupo.
• El documento recibido queda pendiente de tu revisión antes de convertirse: tú decides si lo recibes, lo marcas como procesado más adelante o lo descartas.

Documentos compatibles

Solo se pueden publicar estos cuatro tipos de documento, y cada uno se convierte en un tipo específico al recibirse:

Cómo se usa

1. Entra a Directorio de Empresas (dentro del buzón de documentos publicados) y pulsa Mostrar en el Directorio. Sin este paso no podrás enviar ni recibir documentos. Si tu empresa maneja Subsidiarias, en su lugar verás un panel con cada una de tus subsidiarias: debes publicar explícitamente las que quieras que puedan intercambiar documentos (al publicar la primera, las demás quedan ocultas hasta que también las publiques).
2. Asegúrate de que el Cliente o Proveedor con el que vas a intercambiar documentos tenga registrado su ID de AdmCloud (y, si aplica, su Subsidiaria de AdmCloud) en su ficha. Si ese Cliente/Proveedor ya existe en tu empresa con el mismo RNC/ID fiscal que la empresa del Directorio, no hace falta digitar el ID de AdmCloud a mano: en el Directorio de Empresas aparecerá un botón Vincular que se lo asigna automáticamente (junto con la Subsidiaria de AdmCloud, si la fila es de una subsidiaria).
3. Abre la Factura a Crédito, Nota de Débito, Nota de Crédito a Cliente u Orden de Compra que quieras enviar y pulsa el botón Enviar por AdmCloud en su pantalla de detalle. También puedes enviar varias a la vez desde el listado de cada una de esas transacciones, con el filtro y el botón de envío en lote.
4. Una vez enviado, el mismo documento muestra junto al botón una etiqueta "Enviado a [Empresa] · [fecha]", y el botón se deshabilita para que no puedas volver a publicarlo por error. En cuanto la otra empresa lo reciba, esa etiqueta cambia a "Recibida · [Tipo] [Número]", sin necesidad de recargar la página ni de entrar a la otra empresa para saberlo.
5. La otra empresa ve el documento en su pestaña Documentos Recibidos por Procesar, dentro de su propio buzón de AdmCloud Xchange.
6. Desde ahí, esa empresa puede pulsar Recibir para convertirlo automáticamente, Descartar si no le corresponde, o Marcar Procesado si ya lo registró de otra forma y solo quiere archivarlo. La flechita junto al botón Recibir abre un menú con dos opciones más: Abrir Formulario arma el documento de destino ya prellenado y lo abre en una pestaña nueva sin crear ni modificar nada todavía, para completarlo o corregirlo a mano antes de grabar; y, solo cuando el documento origen es una Factura a Crédito, Compra con Recepción hace lo mismo que Recibir pero generando una Compra con Recepción en vez de una Factura de Proveedor. Si Recibir (o Compra con Recepción) no logra crear la transacción automáticamente, el aviso de error ofrece el mismo Abrir para completar para terminar el documento a mano.
7. Para recibir varios documentos a la vez, marca el check de cada fila (o Seleccionar Todo para marcar todos los recibibles de la página) y pulsa Recibir Documentos Seleccionados. Se procesan uno por uno; si alguno falla (por ejemplo, por requerir datos fiscales) el resto continúa y el resultado de cada documento queda en su propia fila. Los documentos que necesitan vincular datos (artículos, unidades, términos o impuestos que no se encontraron) no se reciben en el lote: su fila te pide recibirlos individualmente con el botón Recibir, donde se abre el modal de vinculación. Si la recepción de un documento deja un borrador, su fila ofrece Abrir para completar. Si durante el lote la sesión expira o te falta permiso, el proceso se detiene y los documentos restantes quedan sin procesar. Mientras el lote corre, los filtros y la paginación quedan bloqueados. Usa Refrescar para actualizar el listado sin recargar la página.
8. Un documento descartado o procesado se puede regresar a Marcar como Pendiente de Procesar en cualquier momento si se necesita revisar o recibir de nuevo.
9. Si otro usuario ya cambió el estado del documento desde que cargaste la pantalla (por ejemplo, lo recibió o lo descartó en otra pestaña), la acción no se aplica y se te pide actualizar la lista, para no pisar lo que hizo el otro usuario.
10. Tú, como empresa que envía, puedes consultar todo lo que has publicado en la pestaña Documentos Enviados, y eliminar un envío desde ahí si ya no aplica.

Las pestañas del buzón de AdmCloud Xchange

• Documentos Recibidos por Procesar: documentos que otras empresas te enviaron y todavía no has recibido, descartado ni marcado como procesado. Cada fila muestra un check de selección, el nombre y RNC/cédula de la empresa origen, la foto y correo del usuario que publicó el documento (visible al pasar el cursor sobre el avatar), y un acceso directo al documento original. En la columna Relacionado: si ya tienes un Cliente/Proveedor vinculado por ID de AdmCloud se muestra su nombre; si no, pero tienes uno con el mismo RNC (aunque todavía no tenga el ID de AdmCloud asignado), aparece un botón Vincular en vez de crear uno nuevo; solo si no existe ninguno de los dos casos aparece el botón para crearlo rápidamente con los datos precargados. Desde aquí también puedes recibirlos (uno a la vez o en masa, marcando varios y pulsando Recibir Documentos Seleccionados), descartarlos, marcarlos como procesados o imprimir el documento original. El check de la fila y el botón Recibir se muestran deshabilitados con un aviso si tu empresa no está en el Directorio o si aún no tienes vinculado (por ID de AdmCloud, no solo por RNC) un Proveedor/Cliente para esa empresa.
• Documentos Recibidos Procesados: documentos que ya marcaste como procesados (recibidos o registrados de otra forma). Incluye la columna Documento Generado con el número y tipo del documento que se creó al recibir, con enlace directo a su ficha; los documentos marcados manualmente como procesados (sin usar el botón Recibir) muestran esa columna vacía. Puedes regresarlos a pendientes, descartarlos o imprimir el documento original.
• Documentos Descartados: documentos que decidiste ignorar. Puedes regresarlos a pendientes, recibirlos o marcarlos como procesados si cambias de opinión.
• Documentos Enviados: todo lo que tu empresa ha publicado hacia otras empresas, con la fecha de envío, quién lo publicó (con foto y correo al pasar el cursor), enlace al documento de origen y una columna Estado que indica si sigue pendiente, si ya fue recibido (con el tipo y número del documento que se generó del otro lado) o si el receptor lo descartó. Puedes eliminar un envío si fue un error.
• Directorio de Empresas: controla si tu empresa (o, si maneja Subsidiarias, cada una de tus subsidiarias por separado) aparece o no en el listado de empresas disponibles para intercambiar documentos. Muestra el nombre, RNC/ID fiscal e industria de cada empresa o subsidiaria publicada. Las columnas Proveedor Relacionado y Cliente Relacionado indican si ya tienes vinculado un Proveedor o Cliente con el ID de AdmCloud (y, si aplica, la Subsidiaria de AdmCloud) de esa fila; si no existe pero sí tienes un Proveedor/Cliente con el mismo RNC (aunque todavía no tenga el ID de AdmCloud asignado), aparece un botón Vincular en vez de crear uno nuevo. Solo si no existe ninguno de los dos casos aparece el botón para crearlo con los datos precargados. Arriba de la tabla, el campo de búsqueda filtra el listado por nombre de empresa, nombre de subsidiaria o RNC/ID fiscal, y el check Solo empresas que ya tengo registradas lo acota a las que ya tienes vinculadas o cuyo RNC coincide con uno de tus Clientes o Proveedores activos, para encontrarlas rápido sin tener que revisar fila por fila.
• Activar: reúne el switch de publicar/ocultar tu empresa (o cada Subsidiaria por separado) que antes vivía arriba de la grilla del Directorio de Empresas, para que activar AdmCloud Xchange sea el primer paso visible al entrar al módulo.
• Cómo funciona: página de referencia rápida con el resumen del flujo de publicar/recibir, la tabla de documentos compatibles y el significado de cada estado (Pendiente, Procesado, Descartado, Enviado), con un enlace a esta misma guía.

Validaciones al enviar un documento

• El documento de origen no puede estar anulado.
• Si tu empresa tiene la facturación electrónica activada y el documento es un comprobante electrónico, debe estar firmado (electrónica o manualmente) antes de enviarlo. Mientras no lo esté, su pantalla de detalle no muestra el botón Enviar por AdmCloud, y el envío en lote desde el listado lo reporta como no enviado.
• Si es una Orden de Compra, debe estar Autorizada y tener un Término de Pago asignado.
• El Cliente o Proveedor destino debe tener un ID de AdmCloud registrado en su ficha. Si no lo tiene, el sistema busca en el Directorio de Empresas una única empresa cuyo RNC/Cédula Fiscal coincida con el del Cliente/Proveedor: si encuentra exactamente una, te pregunta si deseas vincularla automáticamente y, al confirmar, la guarda en la ficha y continúa el envío. Si no encuentra ninguna o encuentra más de una, el envío se rechaza y debes indicar el ID de AdmCloud manualmente en la ficha.
• Tu empresa (o, si maneja Subsidiarias, la Subsidiaria desde la que envías) debe estar visible en el Directorio de Empresas; de lo contrario no puedes enviar nada.
• La empresa destino debe estar visible en el Directorio de Empresas, no puede estar cerrada, eliminada ni en período de prueba, y debe ser del mismo tipo que la tuya: una empresa de demostración solo intercambia con otras empresas de demostración.
• Solo puedes enviar documentos que ves en tus listados: de la subsidiaria de tu sesión y, en Facturas y Notas a Clientes, de tu localidad y de los vendedores que tienes asignados.
• No puedes enviarte un documento a ti mismo, salvo que tu empresa tenga Subsidiarias habilitadas y el envío sea hacia otra de tus propias subsidiarias (nunca hacia la misma subsidiaria de origen).
• Si la empresa destino tiene más de una Subsidiaria con licencia, el Cliente/Proveedor debe tener registrada la Subsidiaria de AdmCloud específica a la que se le envía; si no la tiene, el sistema intenta resolverla por RNC/Cédula Fiscal contra las subsidiarias de la empresa destino (o usa la única subsidiaria activa si no hay coincidencia), pidiéndote la misma confirmación. Esa subsidiaria también debe estar visible en el Directorio de Empresas de la empresa destino.
• Al publicarse correctamente, se avisa de inmediato a la gente de la empresa destino, sin esperar a que nadie del otro lado reciba nada: los destinatarios son los contactos que tú tienes registrados, en tu propia ficha de Cliente o Proveedor que representa a esa empresa, marcados con "Incluir en envío de Facturas" (Facturas, Notas de Débito y de Crédito) o "Incluir en envío de Órdenes de Compra" (Órdenes de Compra). Todos ellos reciben un correo avisándoles que tienen un documento pendiente de recibir; los que además existan como empleado activo de la empresa destino (se emparejan por correo) reciben también la notificación en la campana y el aviso emergente, con un enlace a su buzón de "Documentos Recibidos por Procesar". Ese aviso depende de que la empresa destino tenga habilitadas las funciones "Documentos Publicados" y, para la campana, también "Notificaciones".

Validaciones al recibir un documento

• Tu empresa (o, si maneja Subsidiarias, la Subsidiaria a la que se te envió el documento) debe estar visible en el Directorio de Empresas para poder recibir.
• Si tu sesión está en una subsidiaria específica, solo puedes recibir, descartar, marcar o abrir los documentos enviados a esa subsidiaria.
• La empresa que envió el documento no puede estar cerrada ni eliminada.
• El documento original no puede estar anulado; si es una Orden de Compra, debe estar Autorizada.
• Las Facturas a Crédito y Órdenes de Compra deben tener un Término de Pago en el documento original.
• Debe existir, en tu empresa, un Proveedor (para Facturas y Notas) o un Cliente (para Órdenes de Compra) con el ID de AdmCloud de la empresa que envía, y que no esté marcado como inactivo.
• El Método de Envío se valida o se crea automáticamente en tu empresa por nombre. El Grupo de Impuestos y el Grupo de Retención de cada artículo se validan además contra su porcentaje (o, en retenciones, contra sus dos porcentajes: sobre IVA/ITBIS y sobre el ingreso): si no coinciden exactamente con los de tu grupo equivalente, la recepción se rechaza (esta validación no se puede resolver desde el modal de vinculación, ni eligiendo otro grupo).
• El Término de Pago, el Grupo de Impuestos, el Grupo de Retención y la Unidad de Medida de cada línea se buscan primero por la Referencia que hayas registrado para ese Proveedor/Cliente en el Detalle de Relacionados de tu maestra (ver más abajo), y si no hay una referencia registrada, por el mismo nombre. Si el Proveedor o Cliente tiene activada la opción de sincronizar artículos entre empresas, el artículo de cada línea se busca igual: primero por la Referencia que hayas registrado en el detalle de proveedores del artículo; al recibir una Orden de Compra, luego por la Referencia que el comprador registró para tu empresa en el detalle de proveedores de su artículo (el código con el que tú lo identificas); y si no, por el mismo SKU (también deben existir en tu empresa el Lote y las Opciones de Atributo del documento original).
• Si alguno de esos datos (artículo, Unidad de Medida, Término de Pago, Grupo de Impuesto o de Retención) no se encuentra por ninguna de las dos vías, la recepción no se rechaza de una vez: se abre un modal de vinculación de datos pidiéndote, de una sola vez, a qué registro existente de tu empresa corresponde cada uno. Al confirmar, la vinculación queda grabada en el Detalle de Relacionados correspondiente (la de artículos, en el detalle de proveedores del artículo, solo cuando el documento viene de un Proveedor; al recibir una Orden de Compra como Orden de Venta la vinculación de artículos vale solo para esa recepción), así que la próxima vez que recibas un documento de ese mismo Proveedor/Cliente con ese mismo nombre, se resuelve solo. Si la misma Referencia está registrada en más de un registro para ese Proveedor/Cliente, en cambio, la recepción se rechaza (es un dato mal cargado en tu maestra, no algo que el modal pueda resolver).
• Al recibir un documento de compra puede abrirse además otra ventana pidiéndote los datos fiscales que exige tu país y que no vienen en el documento de origen (después de resolver, si hiciera falta, el modal de vinculación de datos anterior). En empresas de Ecuador, al recibir una Factura o Nota de Débito de Proveedor se te piden el Tipo de Gasto, el Tipo de Transacción y el Modo de Pago (en la Nota de Crédito no se pide el Modo de Pago), obligatorios para el Anexo Transaccional Simplificado (ATS) del SRI. En empresas de República Dominicana, si el documento trae NCF y el Tipo de Gasto no puede deducirse de la cuenta del artículo, se te pide ese Tipo de Gasto; y si el documento trae una retención de ISR, también se te pide el Tipo de Retención ISR. Debes seleccionar los campos que aparezcan para completar la recepción.
• Si el Proveedor o Cliente no tiene una Ubicación por defecto, se te pide en un modal; a diferencia de los demás datos, esta queda guardada directo en su ficha (no hace falta volver a indicarla en los próximos documentos de ese mismo relacionado).
• Al recibirse correctamente, el documento se marca como Procesado de forma automática, y la transacción generada queda con la impresión del documento original adjunta (si tu país/plantilla la admite; si no se puede generar, la transacción igual se recibe sin el adjunto).

Directorio de Empresas

• Solo se puede enviar o recibir documentos con empresas (o subsidiarias) que estén visibles en el Directorio.
• Una empresa en período de prueba (trial) no puede mostrarse en el Directorio.
• Puedes ocultar tu empresa del Directorio en cualquier momento; al hacerlo, dejarás de poder enviar y recibir documentos hasta que la muestres de nuevo.
• Si tu empresa maneja Subsidiarias, la publicación es por subsidiaria: en vez del botón único, verás un panel con cada una y su propio botón de Publicar/Ocultar. El Directorio deja de mostrar tu empresa como una sola fila y muestra en su lugar una fila por cada subsidiaria que hayas publicado. Al publicar la primera subsidiaria, las demás quedan ocultas hasta que también las publiques explícitamente.
• Si tu grupo de usuario está restringido a una sola subsidiaria, solo puedes publicar/ocultar esa subsidiaria; el botón de las demás aparece deshabilitado.
• La columna Proveedor Relacionado muestra el Proveedor de tu empresa vinculado al ID de AdmCloud (y Subsidiaria de AdmCloud, si aplica) de esa fila. Si no existe, aparece un botón para crearlo con nombre y RNC/cédula fiscal precargados, ya asociado a la subsidiaria correcta. Necesitas un Proveedor relacionado para poder recibir Facturas a Crédito, Notas de Débito y Notas de Crédito de esa empresa/subsidiaria.
• La columna Cliente Relacionado funciona igual pero para Clientes. Necesitas un Cliente relacionado para poder recibir Órdenes de Compra de esa empresa/subsidiaria.
• Si esa fila ya tiene un Cliente o Proveedor vinculado con el otro rol, la columna vacía muestra además el botón Usar como Cliente/Usar como Proveedor: marca esa misma ficha también con el rol que falta, en vez de crear un segundo relacionado con el mismo RNC. Al agregar el rol Cliente se piden Nivel de Precio y Secuencia Fiscal de Ventas (precargados cuando hay un único valor posible).
• Si tu propia empresa aparece en la lista, su fila muestra la etiqueta Mi empresa en lugar de las columnas de vinculación.

Filtros de la lista

Cada pestaña de Recibidos, Procesados, Descartados y Enviados tiene su propia barra de filtros, que se aplica con el botón Actualizar (o presionando Enter) y se limpia con Limpiar:

• Período: rango de fechas del documento original. En Documentos Recibidos por Procesar, sin fechas muestra todos los pendientes; en las demás pestañas, los últimos 30 días. Limpiar deja el período como lo aplica cada pestaña.
• Relacionado: nombre de la empresa (o subsidiaria) relacionada en el intercambio.
• Número: número del documento publicado por la empresa origen.
• NCF: NCF del documento origen. Solo en Documentos Recibidos por Procesar, Documentos Recibidos Procesados y Documentos Descartados; documentos publicados antes de que este filtro existiera no tienen este dato guardado y no aparecen al filtrar por NCF.
• Tipo de Documento: Factura a Crédito, Nota de Débito, Nota de Crédito u Orden de Compra. Mismas tres pestañas que el filtro de NCF; se aplica de inmediato al elegir una opción.
• Estado: Pendiente, Recibido o Descartado. Solo en Documentos Enviados (las demás pestañas ya separan por estado con su propia pestaña); se aplica de inmediato al elegir una opción.

Campos clave

Estado del envío y registro de seguridad

La pantalla de detalle del documento de origen (Factura a Crédito, Nota de Débito o Crédito a Cliente, Orden de Compra) muestra, junto al botón Enviar por AdmCloud, el estado actual del envío sin necesidad de entrar al buzón de AdmCloud Xchange:

• Antes de enviarlo, el botón está disponible y no se muestra ninguna etiqueta.
• Una vez enviado, aparece "Enviado a [Empresa] · [fecha]" y el botón se deshabilita: un documento ya publicado no se puede volver a enviar.
• Mientras la otra empresa no lo haya procesado, se muestra además "Pendiente de recibir".
• En cuanto la otra empresa lo recibe, la etiqueta cambia a "Recibida · [Tipo] [Número]" con el documento que se generó del otro lado (sin enlace, porque ese documento vive en la base de datos de la otra empresa).
• Si la otra empresa lo descarta, se muestra "Descartado por el receptor".

Además, cada paso del ciclo de vida del documento (enviar, recibir, marcar procesado o pendiente manualmente, descartar, eliminar el envío) queda registrado en la pestaña Registro de Seguridad del documento involucrado: en tu documento de origen (la empresa que envía) y, una vez recibido, también en el documento que se generó en la otra empresa (la que recibe). Así, cualquiera de las dos empresas puede ver en su propia bitácora cuándo se envió o recibió el documento, sin depender de que la otra se lo notifique por otro medio.

Disponibilidad y permisos

• Todas las pantallas de este buzón requieren que la función "Documentos Publicados" esté activada para tu compañía; si no lo está, verás el mensaje de función no disponible para esta edición.
• Para enviar necesitas permiso de Agregar en Facturas a Crédito, Notas de Débito a Clientes, Notas de Crédito a Clientes u Órdenes de Compra, según el documento que envíes.
• Para recibir necesitas permiso de Agregar en Facturas de Proveedores a Crédito, Notas de Débito o Crédito a Proveedor, u Órdenes de Venta, según lo que estés recibiendo.
• Consultar cualquiera de las pestañas del buzón requiere permiso de Consulta en las cuatro áreas: Facturas a Crédito, Notas de Débito a Clientes, Notas de Crédito a Clientes y Órdenes de Compra.
• Publicar u ocultar tu empresa (o una Subsidiaria) en el Directorio de Empresas, en la pestaña Activar, requiere permiso de Editar en Configuración de la empresa: es un ajuste que afecta a todos los usuarios, porque ocultarla deja a toda la empresa sin poder enviar ni recibir.
• El aviso al publicar un documento depende de las funciones activas en la empresa destino, no en la tuya: el correo requiere que tenga "Documentos Publicados", y la notificación en la campana y el aviso emergente requieren además que tenga "Notificaciones".

Consejos y errores comunes