Depreciaciones

Depreciaciones es el proceso mensual regular de AdmCloud para calcular y registrar, de forma automática, la depreciación de todos tus Activos Fijos elegibles a una fecha determinada. A diferencia de un Ajuste de Depreciación (donde tú elijes los activos y el monto línea por línea), aquí no capturas montos: indicas la fecha (y, opcionalmente, filtros de sucursal, ubicación o departamento) y AdmCloud calcula el monto de cada activo según su método de depreciación configurado y genera el asiento contable balanceado correspondiente.

Módulo: Activos Fijos Requiere el permiso "Depreciación" del grupo de usuarios

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Activo Fijo pierde valor con el tiempo. En vez de calcular esa pérdida manualmente activo por activo, todos los meses corres el proceso de Depreciaciones indicando la fecha de corte: AdmCloud busca automáticamente todos los activos marcados para depreciar que aplican a esa fecha, calcula el monto que le corresponde a cada uno según su método (Línea Recta o Saldo Decreciente) y genera, para cada activo, un movimiento de débito a su cuenta de gasto de depreciación y un movimiento de crédito a su cuenta de depreciación acumulada.

El cálculo toma en cuenta lo que ya se ha depreciado, tanto lo registrado dentro de AdmCloud como lo depreciado antes de implementar el sistema (calculado a partir del Valor Compra y el Valor Inicial del activo), para no depreciar de más. Si a un activo ya solo le queda por depreciar una porción menor a la cuota regular, AdmCloud ajusta el monto para que el activo no quede por debajo de su Valor Final (valor de rescate).

Cada corrida genera un único documento con la depreciación de todos los activos incluidos. Ese documento puede procesarse en segundo plano (mediante una cola de trabajo), por lo que el asiento contable puede tardar unos segundos o minutos en completarse tras guardar, según la cantidad de activos.

Cómo se usa

Abre el listado y haz clic en Crear. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Depreciación.
Indica la Fecha a la cual quieres calcular la depreciación (normalmente el último día del mes) y la Sucursal (si tu plan la usa).
Filtra opcionalmente por Ubicación o Departamento si solo quieres depreciar los activos de esa ubicación/departamento (y sus subniveles) en esta corrida; si los dejas en blanco, se incluyen todos los activos elegibles de la sucursal.
Indica opcionalmente División y Línea de Negocio (Clase de Artículo) del encabezado: se usan como respaldo del centro de costo en las líneas contables de los activos que no tengan uno propio configurado. No filtran qué activos se incluyen.
Agrega Referencia y Notas si lo necesitas.
Guarda el documento. AdmCloud busca todos los activos elegibles según los filtros indicados, calcula el monto de depreciación de cada uno y genera automáticamente su asiento contable.
Consulta el resultado en los detalles del documento: la pestaña de Activos Fijos muestra, por cada activo incluido en la corrida, su código, nombre y el monto de depreciación calculado.

Capacidades principales

Calcula y registra en una sola corrida la depreciación de todos los Activos Fijos elegibles a una fecha, sin necesidad de calcularlos ni capturarlos uno por uno.
Soporta dos métodos de depreciación configurados en cada Activo Fijo: Línea Recta (monto fijo mensual según su período de depreciación) y Saldo Decreciente (porcentaje anual aplicado sobre el valor en libros).
Considera automáticamente lo ya depreciado (dentro y antes de AdmCloud) para no exceder el Valor Final (valor de rescate) del activo.
Genera automáticamente el asiento contable balanceado (débito de gasto, crédito de depreciación acumulada) por cada activo depreciado.
Resuelve la cuenta de gasto y la de depreciación acumulada en cascada: primero las del propio activo fijo, luego las de su clase de activo, después las de la sucursal y, por último, las de la empresa.
Permite acotar la corrida por Ubicación o Departamento, y usar División/Línea de Negocio como respaldo del centro de costo.
Acceso directo al asiento contable generado desde los detalles del documento.
Adjunta archivos de soporte al documento.
Permite duplicar una corrida existente.
Reporte imprimible de las corridas de depreciación, filtrable por rango de fechas, activo, ubicación y sucursal.
Personaliza las columnas visibles en el listado y guarda tu propia configuración.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Fecha	La fecha de corte a la cual se calcula la depreciación. Debe caer dentro de un período contable de Activos Fijos abierto para la sucursal del documento.
Sucursal	Obligatoria si tu plan tiene sucursales habilitadas; también filtra qué activos se incluyen en la corrida.
Número	Se genera automáticamente según la numeración configurada; también puedes indicarlo tú mismo. No se puede cambiar después de guardado.
Ubicación	Filtra la corrida a los activos de esa ubicación (y sus sububicaciones). En blanco, incluye todas las ubicaciones.
Departamento	Filtra la corrida a los activos de ese departamento (y sus subdepartamentos). En blanco, incluye todos los departamentos.
División / Línea de Negocio	Centro de costo de respaldo para las líneas contables de los activos que no tengan uno propio configurado. No filtran qué activos se deprecian.
Referencia	Dato libre para identificar la corrida.
Notas	Observaciones adicionales de la corrida.
Archivos adjuntos	Soporte de la corrida, sujeto al límite de archivos de tu plan.

Validaciones al guardar

Período contable de Activos Fijos abierto para la fecha y la sucursal del documento.
Debe existir al menos un activo elegible para depreciar según la fecha y los filtros indicados; si ninguno aplica (o si ninguno resulta con un monto de depreciación mayor a cero), la corrida no se guarda.
Un activo con método Línea Recta debe tener configurado un Período de Depreciación mayor a cero; de lo contrario, la corrida falla para ese activo.
El monto calculado de depreciación no puede resultar negativo para ningún activo incluido.
El activo fijo (o, en su defecto, su clase, la sucursal o la empresa) debe tener configurada una cuenta de gasto de depreciación y una cuenta de depreciación acumulada válidas; si no están bien configuradas, la corrida no se puede guardar.
Si el documento indica Ubicación, esta debe pertenecer a la misma sucursal del documento.
El Departamento, la Línea de Negocio (Clase de Artículo) y la División indicados no pueden estar anulados.
No puede existir ya otra corrida de Depreciaciones con el mismo número de documento.
El número de documento no se puede modificar al editar una corrida ya guardada.
No puedes editar, eliminar o anular una corrida que ya está anulada.

Qué activos incluye la corrida

Un Activo Fijo entra en el cálculo de una corrida de Depreciaciones solo si cumple todas estas condiciones:

Está marcado como "Depreciable" y su tipo es Activo Fijo (no equipo externo).
Tiene un Valor Inicial y un Valor Compra mayores a cero.
Si su método es Línea Recta, tiene un Período de Depreciación mayor a cero (el método Saldo Decreciente no requiere este dato).
Su Fecha de Compra es igual o anterior a la fecha de la corrida (o no tiene fecha de compra registrada).
Pertenece a la sucursal, ubicación y/o departamento indicados como filtro (cuando se indican).
Aún tiene saldo por depreciar por encima de su Valor Final (valor de rescate); si ya está completamente depreciado, se omite.

Gestión del documento

Desde los detalles de una corrida ya guardada puedes, según tus permisos:

Duplicarla para crear una nueva corrida a partir de sus datos (por ejemplo, para el siguiente mes).
Anularla (nivel de permiso "anular"); una corrida anulada conserva su historial pero deja de afectar la contabilidad.
Eliminarla (nivel de permiso "completo"), siempre que no esté vinculada a otro registro dependiente.
Ver el asiento contable generado por la corrida.
Ver el listado de activos depreciados en esa corrida, con el monto calculado para cada uno.
Adjuntar o consultar archivos de soporte.

Disponibilidad y permisos

El módulo de Activos Fijos es un módulo adicional de la edición Enterprise que tu empresa activa por separado; sin él, esta pantalla no está disponible.
El acceso se controla con el permiso "Depreciación", con niveles independientes de ver, agregar, editar, eliminar y anular.
Con Sucursales habilitadas, la Sucursal es obligatoria en cada corrida y puedes filtrar el listado por ella.
La columna Anulado del listado está oculta por defecto, pero puedes mostrarla desde el selector de columnas.
Los Campos Personalizados que marques como visibles en Depreciaciones aparecen también en el formulario, si tu plan incluye esta función.

Consejos y errores comunes

⚠️

"No hay activos para depreciar": ningún Activo Fijo cumplió las condiciones para depreciarse a esa fecha con esos filtros (por ejemplo, todos ya están completamente depreciados, o el filtro de Ubicación/Departamento excluyó a todos). Revisa la fecha, los filtros y el estado de tus activos.

⚠️

"El activo … no tiene un período de depreciación configurado": el activo usa el método Línea Recta pero no tiene capturado su Período de Depreciación. Complétalo en la ficha del Activo Fijo antes de volver a correr la depreciación.

⚠️

La cuenta de depreciación debe ser de tipo "Gasto de Depreciación": significa que la cuenta contable asignada al activo, a su clase, a la sucursal o a la empresa no tiene la clasificación correcta. Corrige la cuenta asignada en el Activo Fijo, en su Clase de Activo Fijo o en la configuración de tu Sucursal/Empresa.

💡

Úsala para el ciclo regular, no para ajustes puntuales. Corre Depreciaciones cada mes (usualmente al cierre) para depreciar todos tus activos de forma consistente. Si necesitas registrar depreciación adicional o corregir un monto de un activo en particular, usa la pantalla de Ajustes de Depreciación en su lugar.

ℹ️

El asiento puede tardar en aparecer. Fuera del entorno de pruebas, la corrida se procesa en segundo plano; si tienes muchos activos, espera unos momentos y actualiza el detalle antes de reportar un problema si no ves de inmediato el asiento contable.

ℹ️

Una corrida anulada no puede editarse. Si necesitas corregir un error después de anular una corrida, registra una nueva con la fecha y los filtros correctos.