Ubicaciones

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Ubicación es un registro simple (nombre, código y datos de contacto) que luego seleccionas en tus transacciones de compra, venta, inventario, nómina, activos fijos, proyectos y más, para identificar el lugar físico donde ocurrió el movimiento o dónde está la existencia. Es la misma información que se muestra al usuario como "almacén" o "sucursal" según el contexto.

• Puedes organizarlas en una jerarquía de hasta tres niveles (por ejemplo, una sucursal con varias bodegas dentro), asignando una Ubicación Padre.
• Una Ubicación puede marcarse como almacén en consignación, vinculada a un cliente específico, para llevar control de mercancía que está físicamente en poder de ese cliente pero sigue siendo tuya.
• Puedes ocultarla del Portal de Clientes si no quieres que tus clientes la vean al seguir sus pedidos.
• Si usas Depósitos de Inventario (Bins), a cada Ubicación le puedes asignar un depósito de despacho por defecto, que se sugiere primero al despachar mercancía desde ahí.

Cómo usar esta pantalla

1. Consulta el listado. Abre Ubicaciones desde Inventario para ver el catálogo completo, con su nombre jerárquico (incluyendo el de sus padres), si está inactiva y a qué subsidiaria pertenece.
2. Crea una nueva Ubicación. Usa el botón Nueva e indica al menos el Nombre. Opcionalmente asigna un Código, una Ubicación Padre para colocarla dentro de una jerarquía, la Subsidiaria a la que pertenece (si tu empresa las usa) y sus datos de dirección y contacto.
3. Configura campos adicionales. Si necesitas capturar información propia de tu negocio que AdmCloud no ofrece de forma nativa, agrega un Campo Personalizado desde el botón Crear Campo (edición Enterprise).
4. Asigna usuarios. En empresas de edición Enterprise, puedes marcar qué usuarios pueden transaccionar en cada Ubicación desde la sección Usuarios del formulario.
5. Guarda el documento. Con el botón Guardar.
6. Consulta el detalle. Desde ahí puedes editar la Ubicación, eliminarla (si no tiene registros dependientes) y, en la edición Enterprise, configurar su numeración de documentos propia.
7. Consulta la vista jerárquica. El botón Vista Jerárquica del listado (edición Enterprise) muestra un diagrama visual de cómo se anidan todas tus Ubicaciones. El diagrama es interactivo: puedes buscar, expandir o colapsar ramas, acercar y alejar, alternar entre vertical y horizontal, e imprimirlo.

Capacidades principales

• Jerarquía de hasta tres niveles entre Ubicaciones, mediante la Ubicación Padre.
• Vínculo con Subsidiaria, si tu empresa maneja varias.
• Marca de "Disponible para Ventas", para controlar desde qué Ubicaciones se puede vender.
• Ubicaciones de consignación, vinculadas a un cliente, para inventario en poder de terceros.
• Ocultar una Ubicación del Portal de Clientes.
• Depósito de despacho por defecto, si usas Depósitos de Inventario (Bins).
• Campos Personalizados en el formulario (edición Enterprise).
• Asignación de usuarios autorizados a transaccionar por Ubicación (edición Enterprise).
• Numeración de documentos independiente por Ubicación (edición Enterprise).
• Vista jerárquica en diagrama de todas tus Ubicaciones (edición Enterprise).

Campos clave

Validaciones al guardar

• El Nombre es obligatorio.
• No puede repetirse el mismo Nombre bajo la misma Ubicación Padre. Puedes reutilizar un nombre en jerarquías distintas.
• Una Ubicación no puede ser su propia Ubicación Padre.
• La Ubicación Padre debe existir. AdmCloud rechaza el documento si apunta a una Ubicación Padre inexistente.
• La Ubicación Padre debe pertenecer a la misma Subsidiaria (a menos que la Ubicación Padre no tenga subsidiaria asignada).
• No se permiten ciclos: no puedes convertir a una Ubicación en padre de otra que ya es su propio ancestro.
• Solo se permiten hasta tres niveles de jerarquía. AdmCloud rechaza el documento si al guardar se formaría un cuarto nivel.
• El Cliente de Consignación no se puede cambiar si esa Ubicación ya tiene Pedidos de Venta en consignación registrados a nombre del cliente actual.
• La cantidad de Ubicaciones activas está limitada por tu plan. Al crear o editar, AdmCloud avisa si ya alcanzaste el límite de Ubicaciones de tu edición.

Eliminar una Ubicación

Una Ubicación no se puede eliminar si tiene registros dependientes, entre ellos:

• Depósitos de Inventario (Bins) creados dentro de ella.
• Transacciones de cualquier módulo (ventas, compras, inventario, nómina, contabilidad) registradas en esa Ubicación.
• Artículos con existencia o configuración vinculada a esa Ubicación.
• Presupuestos, Activos Fijos, Proyectos, tiendas en línea o planes de mantenimiento asignados a esa Ubicación.
• Ubicaciones hijas que aún dependen de ella como Ubicación Padre.
• Usuarios, Grupos de Usuarios o Preferencias que la tienen configurada como su Ubicación por defecto.
• Rutas o tarifas de transporte que la usan como origen.
• Reglas de prorrateo (asignaciones contables) que la incluyen.

En cualquiera de estos casos, AdmCloud te muestra el listado de los registros que la están usando, para que los reasignes o elimines antes de intentarlo de nuevo.

Disponibilidad y planes

Las Ubicaciones están disponibles desde el plan Start en adelante; el plan de Facturación (Billing) no incluye esta función. La cantidad de Ubicaciones que puedes crear depende de tu plan: 1 en Start, 2 en Basic, hasta 10 en Standard y Premium, hasta 100 en Premium Plus (y sus variantes de Nómina, CRM o Tienda en Línea), e ilimitadas en la edición Enterprise.

Algunas funciones de esta pantalla son exclusivas de la edición Enterprise (y, cuando aplica, requieren además tener activo el módulo correspondiente entre los módulos habilitados de tu cuenta): la vista jerárquica en diagrama, la asignación de usuarios autorizados por Ubicación, la numeración de documentos independiente por Ubicación, y los Campos Personalizados en el formulario. El depósito de despacho por defecto requiere además tener Depósitos de Inventario (Bins), disponibles con el módulo de Inventario Avanzado.

El acceso se controla con el permiso "Ubicaciones" del grupo de usuarios: se necesita el nivel de consulta para ver el listado y el detalle, el de agregar para crear Ubicaciones nuevas, el de editar para modificarlas y el de eliminar (nivel completo) para borrarlas.

Consejos y errores comunes