Facturas al Contado

¿Qué es y para qué sirve?

Cada factura al contado registra qué le vendiste a un cliente y cómo te pagó en ese mismo momento: efectivo, tarjeta, cheque, transferencia u otro método. Al guardarla, el sistema descuenta el inventario de los artículos vendidos, genera el asiento contable en el mayor general (si tu compañía usa el módulo de Contabilidad) contra la cuenta de caja o banco indicada, y aplica el comprobante fiscal si tu país lo requiere. Como el pago ya ocurrió, no queda ningún saldo pendiente en la cuenta del cliente.

No siempre se crea desde cero: puedes generarla a partir de una cotización, una orden de venta o un despacho, y el sistema copia automáticamente el cliente, los artículos pendientes de facturar y los datos del documento de origen.

Pantallas del área

Cómo registrar una factura al contado paso a paso

1. Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de facturas al contado; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador. También puedes iniciar la factura desde una cotización, una orden de venta o un despacho abriendo el botón correspondiente en esos documentos.
2. Selecciona el cliente. El sistema propone su moneda, secuencia fiscal y direcciones guardadas. Si tu compañía atiende ventas de mostrador, puedes usar un cliente genérico.
3. Agrega los artículos o servicios. Indica cantidad, precio, impuesto y, si aplica, descuento. Si la factura viene de una orden de venta o un despacho, puedes elegir entre los artículos pendientes de facturar en lugar de escribirlos manualmente.
4. Registra el pago. En la pestaña de métodos de pago indica cómo pagó el cliente: puedes dividir el monto entre varios métodos (por ejemplo, parte en efectivo y parte con tarjeta), cada uno con su propia cuenta de caja o banco, moneda y referencia.
5. Completa los datos fiscales cuando tu país use comprobantes fiscales: la secuencia con la que se numerará la factura.
6. Guarda. El sistema valida el inventario, los impuestos y que el total pagado en los métodos de pago coincida exactamente con el total de la factura antes de confirmarla. Después de guardar, ya puedes imprimirla o enviarla por correo.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Cliente activo. No se valida crédito ni facturas vencidas, porque el pago ya ocurrió al momento de la venta.
• Lista de artículos no vacía y sin líneas con precio o cantidad en cero.
• Precio no negativo y descuento dentro de un porcentaje válido.
• Tasa de cambio mayor que cero cuando la factura está en moneda extranjera, tanto en el encabezado como en cada método de pago.
• Suma de los métodos de pago igual al total de la factura. El sistema rechaza el guardado si el monto pagado no cuadra con el total facturado.
• Un método de pago requerido y no se puede indicar cuenta de caja tanto en el encabezado como en el detalle de métodos de pago a la vez.
• Cuenta de caja activa y coherente con la moneda indicada.
• Ubicación coherente con la subsidiaria y disponible para ventas.
• Comprobante fiscal (NCF) único y numeración automática configurada, cuando tu país lo requiere.
• Cantidades facturadas no mayores a las pendientes cuando la factura proviene de una orden de venta.
• Lote, número de serie, unidad de medida o depósito requeridos según cómo esté configurado cada artículo.

Gestión del documento

Desde el detalle de una factura ya guardada puedes, según tus permisos:

• Anularla, indicando un motivo de anulación; una factura anulada no puede volver a editarse.
• Eliminarla, si todavía no tiene comprobante fiscal firmado electrónicamente.
• Duplicarla para crear una nueva factura a partir de sus datos.
• Generar documentos relacionados: una devolución de venta al contado, una nota de crédito o una guía de remisión (en Ecuador), cuando el módulo correspondiente está activo.
• Imprimir, enviar por correo o compartir un enlace público de la factura, incluso por WhatsApp.
• Consultar y registrar el asiento contable asociado, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
• Marcarla como pendiente de entrega o entregada, si tu compañía usa el módulo de almacenes (WMS).
• Cambiar su estado de proceso, si tu compañía tiene habilitados estados de transacción personalizados.

Funciones adicionales según tu configuración

• Facturación electrónica: si tu compañía la tiene activa, la factura puede firmarse electrónicamente y el listado muestra la pestaña de documentos pendientes de firmar.
• Impresión masiva: disponible en el plan Enterprise y para usuarios de tipo Partner.
• Divisiones: columna de división por artículo, si tu compañía tiene activada esta función para facturas al contado.
• Lotes, números de serie, unidades de medida y depósitos: columnas adicionales en la tabla de artículos según los módulos de Inventario que tenga activos tu compañía.
• Retenciones de impuestos: si tu compañía tiene configurado un régimen de retenciones, se agregan columnas de retención por línea o por documento.
• Territorio de ventas: filtros y campos de territorio de la transacción, si tu compañía los usa.
• Tipo de transacción: campo requerido para compañías en Ecuador, y disponible como filtro adicional en el resto de los países cuando tu compañía tiene tipos de transacción configurados.

Disponibilidad y permisos

• El acceso se controla con el permiso "Facturas al Contado" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar, anular y reimprimir.
• Cambiar precios o la descripción de las líneas requiere los permisos específicos de "Cambiar precios" y "Cambiar descripción" de facturas.
• Cambiar el vendedor de la factura requiere un permiso de edición aparte, separado del permiso general de facturas al contado.
• Disponible en todos los planes de AdmCloud, desde el plan Billing en adelante. En el plan Enterprise, requiere tener activo el módulo de Ventas.
• Con subsidiarias habilitadas, cada factura queda asociada a una subsidiaria y filtra por ella en los listados y reportes.
• Los campos de secuencia fiscal / NCF solo aparecen si tu país maneja comprobantes fiscales.

Consejos y errores comunes

Tope de registros del listado

Para que el listado abra y pagine rápido incluso en empresas con millones de facturas, recorre como máximo 5.000 registros. Cuando el filtro que aplicaste devuelve más que eso, aparece un aviso arriba del listado indicando que se están mostrando los primeros 5.000 y que uses los filtros para acotar la búsqueda.

El aviso incluye el botón Ver el total exacto, que cuenta todos los registros que cumplen el filtro actual y muestra la cifra real. Se hace solo cuando lo pides porque es justo la operación costosa que el tope evita: en una empresa con millones de transacciones puede tardar varios segundos.