Facturación Electrónica
En varios países, la autoridad fiscal exige que las facturas y otros documentos de venta se envíen a un intermediario autorizado para que los firme y valide electrónicamente antes de considerarse comprobantes fiscales válidos. Esta área te permite activar la facturación electrónica en tu empresa (o por subsidiaria), elegir el intermediario que usa tu país y configurar las credenciales que ese intermediario te entregó.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando la facturación electrónica está activa en tu empresa, tus Facturas a Crédito, Facturas al Contado, Notas de Crédito/Débito y otros documentos fiscales dejan de ser solo comprobantes internos: además de generarse en AdmCloud, se envían automáticamente al intermediario configurado para su firma y validación, y AdmCloud registra en el documento si ya quedó firmado o si está pendiente. Esto reemplaza a la numeración fiscal tradicional (impresa o comprada), que sigue disponible como respaldo mientras completas la transición.
AdmCloud tiene integración propia con un intermediario específico según el país:
- República Dominicana: baVel/Voxel o Polaris (con un portal de certificación embebido dentro de AdmCloud para Polaris).
- Ecuador: Datil.
- Guatemala: Infile.
- Costa Rica, El Salvador, México y Uruguay: integración "Externa" — la firma se realiza fuera de AdmCloud (por ejemplo, con tu propio proveedor o proceso), sin una pantalla de credenciales propia dentro de esta área.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Configuración de Facturación Electrónica | Activa o desactiva la facturación electrónica (por subsidiaria, si las subsidiarias están habilitadas) y elige el tipo de intermediario. En República Dominicana, también muestra los procesos de configuración inicial y de reversión. |
| Configurar Pasarela | El formulario de credenciales del intermediario que elegiste (usuario, contraseña, token, URL de servicio, y otros datos propios de cada uno), con un botón para validar que las credenciales funcionan cuando el intermediario lo permite. |
| Certificación Polaris (solo Polaris, República Dominicana) | Abre, dentro de AdmCloud, el portal de certificación de Polaris para crear o continuar el proceso de certificación de tu empresa ante ese intermediario. |
Cómo activarla paso a paso
- Confirma que tu empresa tiene la facturación electrónica habilitada. Es AdmCloud quien activa esta capacidad según el país fiscal de tu empresa; si al entrar a esta área ves el mensaje de "módulo no habilitado", contacta a soporte de AdmCloud.
- Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, selecciona primero la subsidiaria en la parte superior de AdmCloud: la configuración de facturación electrónica es independiente para cada una.
- Activa la opción "Habilitada" y selecciona el intermediario que corresponde a tu país, y guarda.
- Ve a Configurar Pasarela y completa los datos que te entregó el intermediario (usuario, contraseña o token, URL del servicio y, según el intermediario, datos adicionales como el establecimiento o el modo de prueba). Usa el botón de validar credenciales cuando esté disponible antes de guardar en producción.
- En República Dominicana, ejecuta los procesos de configuración inicial (ver más abajo) en el orden en que aparecen, para dejar tus secuencias fiscales y las de tus clientes y proveedores listas para el nuevo esquema electrónico.
- Si usas Polaris, abre "Crear o Continuar Certificación" desde Configurar Pasarela para avanzar el proceso de certificación de tu empresa desde el portal embebido, sin salir de AdmCloud.
Proceso de configuración inicial (República Dominicana)
Solo para empresas dominicanas, la pantalla de Configuración muestra una tabla de procesos que deben ejecutarse una sola vez, en orden, al pasar de comprobantes fiscales tradicionales a electrónicos:
| Proceso | Qué hace |
|---|---|
| Ejecutar Todos los Procesos de Migración | Ejecuta, en el orden correcto, los tres procesos siguientes en un solo clic. |
| Actualizar Códigos Fiscales de Impuestos | Actualiza el catálogo de impuestos con los códigos fiscales que exige el nuevo esquema electrónico. |
| Crear Tipos de Secuencia Fiscal Electrónica | Crea, si no existen, los tipos de comprobante fiscal electrónico (e-NCF) equivalentes a los tradicionales. |
| Asignar Tipos de Secuencia Fiscal Electrónica a Clientes y Proveedores | Cambia a tus clientes y proveedores de la secuencia fiscal tradicional a la electrónica, desactivando la tradicional. |
| Crear Motivos de Modificación de Comprobante Afectado | Crea el catálogo de razones que exige la DGII al modificar (anular, corregir) un comprobante electrónico ya emitido. |
Si necesitas volver a emitir con comprobantes tradicionales, la sección Revertir Cambios de Factura Electrónica ofrece el proceso inverso: reasigna a tus clientes y proveedores la secuencia fiscal tradicional y desactiva la electrónica.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Habilitada | Activa o desactiva la facturación electrónica para la empresa o subsidiaria actual. |
| Tipo de Intermediario | El proveedor de firma electrónica que usarás; determina qué formulario de credenciales se muestra en Configurar Pasarela. |
| Usuario / Contraseña / Token de Autenticación | Las credenciales que el intermediario te entregó para que AdmCloud pueda enviarle tus documentos a firmar. |
| URL del Servicio | La dirección del servicio web del intermediario; suele ser distinta entre el ambiente de pruebas y el de producción. |
| Modo de Prueba (Datil) | Cuando está activo, las firmas generadas no son válidas ante la autoridad fiscal; úsalo solo mientras certificas. |
| Código de Establecimiento (Infile) | El identificador de tu local ante el intermediario guatemalteco; si la ubicación de la factura no tiene uno propio, se usa este valor por defecto. |
| Frases Legales (Infile) | Las leyendas obligatorias (exportación, exención de impuestos, notas de abono) que exige la normativa FEL de Guatemala en ciertos documentos. |
Validaciones al guardar
- No puedes desactivarla si ya hay documentos firmados. Si al menos una transacción de la subsidiaria ya tiene información de firma electrónica, el sistema bloquea el intento de deshabilitar la facturación electrónica.
- No puedes elegir un intermediario sin activarla primero. El tipo de intermediario solo puede seleccionarse cuando "Habilitada" está en Sí; si está deshabilitada, el tipo debe quedar en "Ninguno".
- El intermediario debe estar definido antes de poder abrir Configurar Pasarela; de lo contrario se muestra un aviso de que el intermediario no está definido.
- Los intermediarios de tipo "Externo" (Costa Rica, El Salvador, México, Uruguay, y los externos de República Dominicana) no tienen pantalla de configuración propia: intentar abrirla muestra un aviso de que ese intermediario no requiere configuración en AdmCloud.
Disponibilidad y permisos
- La capacidad de facturación electrónica está disponible en todos los planes de AdmCloud; lo que determina si aparece es que AdmCloud la haya activado para tu empresa según tu país fiscal, y no un selector que actives tú mismo desde Planes.
- El acceso a esta área se controla con el permiso "Configuración" del grupo de usuarios, dentro del módulo de Administración del Sistema.
- Con subsidiarias habilitadas, cada subsidiaria tiene su propia configuración de facturación electrónica y su propio intermediario; sin subsidiarias, la configuración es única para toda la empresa.
- El botón de certificación embebida de Polaris solo aparece cuando AdmCloud tiene activa esa función para tu empresa; si no la ves, la certificación con Polaris se realiza directamente en el sitio del intermediario.
Consejos y errores comunes
¿Usas formatos de impresión personalizados? Los formatos estándar ya muestran el código QR, el código de seguridad y la fecha de firma que exige la DGII, pero un formato personalizado solo muestra lo que tiene escrito. Al activar la facturación electrónica, revisa tus formatos en Formatos de Impresión con HTML: los que no tienen esos datos llevan la etiqueta "Sin datos de e-CF" y se completan con un clic. Ver Formatos de Impresión con HTML: facturación electrónica.
Valida las credenciales antes de facturar en producción. Cuando el intermediario lo permite (por ejemplo, Polaris), usa el botón de validar antes de emitir tu primera factura electrónica real, para descartar errores de usuario, contraseña o URL.
No podrás desactivarla una vez firmes tu primer documento. Antes de activar la facturación electrónica en una subsidiaria, confirma que el intermediario y las credenciales son correctos: una vez exista al menos un documento firmado, el sistema ya no permite volver a "Deshabilitada".
¿Tu país no aparece con un intermediario propio? Costa Rica, El Salvador, México y Uruguay usan por ahora el tipo "Externo": AdmCloud marca tus documentos como facturación electrónica activa, pero el proceso de firma se realiza fuera de esta pantalla.
¿Ves un ⚠️ junto a "Firmado Electrónico"? AdmCloud monitorea la disponibilidad de la DGII y, mientras alguno de sus servicios está caído, muestra ese triángulo de advertencia en la opción de firmado electrónico de cada documento y junto al botón Firmar de los listados, en las empresas de República Dominicana con facturación electrónica activa. Puedes seguir facturando: al firmar, uno o varios documentos, el mensaje de confirmación te recuerda que el firmado puede fallar y que puedes reintentarlo en unos minutos. Pasa el cursor sobre el triángulo para leer el aviso; si haces clic, se abre la página de estado de los servicios de la DGII. El estado se refresca cada 5 minutos aproximadamente.