Documentos por Vencer
El catálogo de Documentos por Vencer te permite registrar documentos legales de tu empresa que requieren renovación periódica (cédulas, pasaportes, licencias, contratos, pólizas, certificaciones, permisos, etc.), con su fecha de vencimiento y cuántos días antes quieres que se consideren "por renovar". Así puedes anticiparte a la fecha límite en vez de descubrir que un documento ya venció.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada registro representa un documento legal puntual: le pones un Nombre, indicas la Institución que lo emitió, opcionalmente lo vinculas a un empleado responsable de gestionar su renovación, adjuntas una copia digital, y le asignas una Fecha de Vencimiento con sus días de aviso previo. A partir de ahí, AdmCloud clasifica automáticamente cada documento como vigente, por renovar o vencido, y te lo recuerda en el Panel de Control.
Es útil para llevar control de licencias de operación, permisos ambientales, pólizas de seguro, certificaciones de calidad, contratos de arrendamiento, cédulas o pasaportes de empleados extranjeros, matrículas de vehículos y cualquier otro documento con fecha de expiración que tu empresa deba renovar a tiempo.
Cómo se usa
- Entra al listado "Catálogo de Documentos por Vencer", donde puedes alternar entre dos pestañas: Todos los Documentos y Documentos por Renovar (esta última solo muestra los que ya están dentro de su ventana de aviso o ya vencieron).
- Crea un nuevo documento con el botón Nueva, indicando al menos su Nombre y la Institución que lo emite.
- Adjunta una copia digital del documento (PDF o imagen) en el campo Documento, para poder descargarla luego desde el listado o el detalle sin buscar el papel físico.
- Asigna la Fecha de Vencimiento y ajusta los Días de Aviso (30 por defecto) según con cuánta anticipación necesitas empezar a gestionar la renovación.
- Vincula un empleado responsable, si aplica, para saber a quién preguntarle por el estado de la renovación.
- Describe el procedimiento de renovación en la pestaña Procedimiento de Renovación, con los pasos, requisitos o contactos necesarios para tramitarla.
- Guarda el registro. Desde ese momento, el documento aparece en el listado con un color de fondo distinto si está por vencer (amarillo) o ya venció (rojo), y cuenta dentro del recordatorio del Panel de Control.
Capacidades principales
- Clasificación visual automática por fila: vigente, por renovar (según los Días de Aviso) o vencido, con color de fondo distintivo en el listado.
- Pestaña "Documentos por Renovar" que filtra directamente los que ya están dentro de su ventana de aviso o vencidos.
- Adjunto de una copia digital del documento, descargable en un clic desde el listado o el detalle.
- Vínculo opcional a un empleado responsable de la renovación.
- Bandera "Acceso a Firma Contable" para marcar los documentos que tu contador externo puede necesitar revisar.
- Pestaña de Procedimiento de Renovación con texto enriquecido, para documentar cómo tramitarla.
- Registro de auditoría (quién creó, editó o eliminó cada documento y cuándo) en la pestaña Log.
- Recordatorio en el Panel de Control con el conteo de documentos por renovar.
- Reporte imprimible/exportable, filtrable por Sucursal, Institución y Persona Responsable, con la opción de mostrar solo los pendientes de renovar.
- Listado con columnas personalizables: puedes ocultar, reordenar y guardar tus propios perfiles de columnas.
- Si tu empresa maneja Sucursales, cada documento pertenece a una Sucursal específica.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre del Documento | Identifica el documento (por ejemplo, "Licencia de Operación", "Póliza de Seguro de Incendio"). Obligatorio, hasta 200 caracteres. |
| Institución | Entidad que emitió el documento (por ejemplo, "Ministerio de Salud", "Compañía de Seguros"). Obligatorio, hasta 200 caracteres. |
| Fecha de Vencimiento | Fecha en que el documento expira. Puede dejarse en blanco si el documento no tiene vencimiento. |
| Días de Aviso | Cantidad de días antes del vencimiento en que el documento se considera "por renovar". 30 días por defecto; se puede ajustar por documento. |
| Documento | Archivo adjunto (PDF o imagen) con la copia digital del documento, descargable en un clic. |
| Persona Responsable | Empleado encargado de gestionar la renovación. Opcional; debe ser un empleado activo (no anulado). |
| Acceso a Firma Contable | Bandera para señalar que tu firma contable externa puede necesitar consultar este documento. |
| Notas | Observaciones libres sobre el documento. |
| Procedimiento de Renovación | Texto enriquecido (en pestaña aparte) con los pasos, requisitos o contactos para renovar el documento. |
Validaciones al guardar
- El Nombre del Documento es obligatorio.
- La Institución es obligatoria.
- La Persona Responsable, si se indica, debe ser un empleado existente y no anulado.
Disponibilidad
- Consultar, crear, editar y eliminar Documentos por Vencer requiere el permiso "Documentos Legales" de tu grupo de usuarios, con niveles independientes por acción.
- No requiere activar ninguna función adicional en Preferencias: si tu plan la incluye, el catálogo aparece directamente en el menú.
Consejos y errores comunes
Ajusta los Días de Aviso según el trámite. Un permiso que tarda dos meses en renovarse necesita más días de aviso que uno que se renueva en línea en minutos; así evitas que se te acumulen documentos "por renovar" con poco margen real de maniobra.
Usa la pestaña "Documentos por Renovar" como tu lista de trabajo diaria o semanal para dar seguimiento solo a lo que realmente necesita atención en este momento, sin tener que revisar todo el catálogo.
No hay envío automático de correos de aviso. El seguimiento es a través del recordatorio en el Panel de Control (visible solo si tienes el permiso "Documentos Legales"), no por notificación automática por email; revisa el panel periódicamente para no perder de vista los documentos próximos a vencer.