Clases de Contacto
Las Clases de Contacto son un catálogo con el que clasificas a las personas de contacto que registras dentro de tus Clientes, Prospectos, Proveedores y Oportunidades/Leads (por ejemplo: "Tomador de Decisiones", "Contacto de Facturación", "Contacto Técnico"). No clasifican al Cliente o Proveedor en sí, sino a cada persona de la pestaña de Contactos dentro de su ficha.
¿Qué es y para qué sirve?
Es un catálogo simple: cada registro es un Nombre (obligatorio y único), con notas opcionales y, si tu empresa los configuró, campos personalizados adicionales.
Una vez creada una Clase de Contacto, aparece disponible en el campo Clase de Contacto de cada persona que agregas en la pestaña de Contactos de un Cliente, Prospecto o de una Oportunidad/Lead. Así puedes, por ejemplo, marcar que Juan es el "Contacto de Facturación" de un cliente y que María es la "Tomadora de Decisiones", para saber con quién comunicarte según el motivo del contacto.
Cómo se usa
- Abre el catálogo. Ve a la lista de Clases de Contacto, donde verás todas las que ya has creado, ordenadas por nombre.
- Crea una nueva clase. Usa el botón de agregar y escribe el nombre de la clase que quieres registrar; si tu empresa tiene campos personalizados para este catálogo, complétalos también.
- Guarda. AdmCloud valida que el nombre no esté vacío y que no exista ya otra clase con el mismo nombre.
- Asígnala a un contacto. Entra a la ficha de un Cliente, Prospecto o de una Oportunidad/Lead, ve a su pestaña de Contactos y, al agregar o editar una persona, selecciona la clase en el campo Clase de Contacto.
- Consulta o edita un registro existente. Haz clic sobre el nombre en la lista para ver su detalle, y usa el botón de editar si necesitas corregir el nombre o sus campos personalizados.
Capacidades principales
- Consulta el detalle de solo lectura de cada clase, con sus campos personalizados si aplican.
- Si tu empresa tiene el módulo de Campos Personalizados activo, puedes definir campos adicionales propios para este catálogo desde Personalización, y se mostrarán en el formulario de la clase.
- Permisos separados para consultar, agregar, editar y eliminar, controlados por el grupo de usuarios.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la Clase de Contacto. Obligatorio, no puede exceder 200 caracteres y no se puede repetir. |
| Notas | Texto libre opcional para aclarar el uso o alcance de la clase. |
| Campos personalizados | Campos adicionales definidos por tu empresa para este catálogo, si los configuraste en Personalización. Opcionales salvo que se marquen como obligatorios. |
Validaciones al guardar
- El nombre es obligatorio y no puede repetirse entre Clases de Contacto.
- El nombre no puede exceder 200 caracteres.
Eliminar
Una Clase de Contacto no puede eliminarse si algún contacto (persona) la tiene asignada. AdmCloud te muestra la lista de los contactos que la están usando, para que primero les asignes otra clase (o ninguna) antes de intentar eliminarla de nuevo.
Disponibilidad, planes y condiciones
- Esta funcionalidad debe estar activa para tu empresa, además de tener el módulo de CRM habilitado. Está disponible en el plan Premium Plus CRM y en el plan Enterprise con el módulo de CRM activo. Si no está activa, la pantalla muestra un aviso de "no disponible en esta edición" y el campo Clase de Contacto no aparece en las pestañas de Contactos de Clientes, Prospectos ni Oportunidades/Leads. Si la necesitas, consulta con tu ejecutivo de cuenta de AdmCloud para activarla.
- Para ver, crear, editar o eliminar registros necesitas el permiso "Clases de Contacto" (módulo CRM) en el nivel correspondiente (Ver, Agregar, Editar o Eliminar).
Consejos y errores comunes
Piensa en roles, no en cargos exactos. Clases como "Tomador de Decisiones", "Contacto de Facturación" o "Contacto Técnico" suelen ser más útiles a largo plazo que cargos muy específicos, ya que se mantienen vigentes aunque cambie la persona.
"Ya existe un registro con ese nombre". Este mensaje aparece si intentas crear o renombrar una clase con un nombre que ya usa otro registro del catálogo; elige un nombre distinto.
No puedes eliminarla si está en uso. Antes de borrar una Clase de Contacto, revisa el mensaje de error: te indica cuáles contactos la tienen asignada, para que les asignes otra clase primero.