Registros Personalizados
Los Registros Personalizados te permiten crear tus propias "tarjetas" o catálogos dentro de AdmCloud, con los campos que tú definas, para capturar información propia de tu negocio que el producto no ofrece de forma nativa. Cada Registro Personalizado que creas se convierte en una pantalla completa: con su propio listado, su formulario de captura y, si lo necesitas, botones, scripts y formatos de impresión a la medida.
¿Qué es y para qué sirve?
Un Registro Personalizado tiene dos niveles, y es importante distinguirlos:
- La definición (el "tipo"). Es la estructura que tú diseñas: le das un nombre (por ejemplo "Vehículos" o "Contratos de Alquiler"), decides quién es su propietario y qué campos va a tener, cada uno con su propio tipo de dato (texto, número, fecha, un cliente, un artículo, otro Registro Personalizado, etc.).
- Los registros capturados (los "datos"). Una vez definida la estructura, tú y tus usuarios capturan cuantos registros necesiten con esa definición — por ejemplo, cada vehículo de tu flota o cada contrato firmado — igual que llenarías filas en una tabla propia, pero con la misma experiencia de uso (listado, formulario, permisos) que cualquier otra pantalla de AdmCloud.
Esta función está pensada para negocios que necesitan administrar información propia y estructurada que no corresponde a ninguna de las tarjetas o transacciones estándar de AdmCloud, sin depender de una hoja de cálculo aparte ni de un desarrollo externo.
Cómo se usa
- Entra al listado de Registros Personalizados. Verás cada definición existente con su descripción, su propietario y si está marcada como "Solo acceso del propietario".
- Crea una definición nueva. Indica un Nombre descriptivo, el Propietario, si quieres agruparla dentro de una Opción de Menú Personalizada o de un Módulo Enterprise, y si debe quedar Protegida (solo el propietario puede modificar la estructura). Al guardar, AdmCloud crea automáticamente la tabla donde se almacenarán los datos.
- Agrega los campos de la definición desde la pestaña Campos del detalle: cada campo tiene una Etiqueta visible, un Nombre interno, un Tipo de Dato (texto, número, fecha, sí/no, o una referencia a un cliente, proveedor, artículo, cuenta contable, otro Registro Personalizado, una Lista Personalizada, entre muchos otros), si es Requerido y si debe mostrarse en el listado. Puedes reordenar los campos arrastrándolos.
- Personaliza el comportamiento, si lo necesitas, desde las demás pestañas del detalle: Scripts de Cliente (código que se ejecuta al cargar, antes o después de guardar un registro), Acciones Personalizadas (botones propios) y Plantillas HTML (formatos de impresión para los registros capturados). Estas tres pestañas son opcionales.
- Comparte la definición con otros usuarios asignando permisos sobre ella en Seguridad → Grupos de Usuarios, con niveles independientes para consultar, agregar, editar y eliminar los registros capturados.
- Entra a capturar datos desde el enlace "Ir al Registro Personalizado" en el listado o el detalle de la definición. Ahí verás el listado de los registros ya capturados y podrás crear uno nuevo, editarlo o consultarlo, llenando los campos que definiste.
- Si un campo de un registro apunta a otro Registro Personalizado, verás una pestaña de Registros Hijos dentro del detalle del registro padre, donde puedes capturar directamente los registros relacionados sin salir de la pantalla.
El Nombre de Tabla no se puede cambiar después de crear la definición, y el Nombre de un campo tampoco se puede cambiar una vez guardado. Revisa bien estos valores antes de guardar por primera vez, ya que definen la columna física donde se almacena el dato.
Capacidades principales
- Crea tantas definiciones de Registro Personalizado como necesites, cada una con su propio conjunto de campos.
- Más de 60 tipos de dato disponibles por campo, incluyendo texto, número, fecha, sí/no, imagen, texto enriquecido, firma electrónica y referencias a clientes, proveedores, artículos, cuentas contables, empleados, proyectos, Listas Personalizadas y otros Registros Personalizados.
- Relaciones "padre-hijo" entre Registros Personalizados: un campo que referencia otro Registro Personalizado habilita una pestaña de Registros Hijos en el detalle.
- Campos numerables (auto-numerados) con prefijo y siguiente número, útiles para generar un código o folio propio.
- Botones de Acciones Personalizadas y Scripts de Cliente propios, sin depender de otra área para personalizarlos.
- Formatos de impresión (Plantillas HTML) para imprimir o generar un PDF de cada registro capturado.
- Bitácora de seguridad de cambios sobre la definición y, si está habilitada la opción correspondiente, sobre los campos modificados.
- Transferencia de una definición completa (con sus campos, scripts, acciones y plantillas) a otra empresa del mismo Partner.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la definición en el listado y en los menús donde se muestra. |
| Nombre de Tabla | El identificador interno de la tabla que AdmCloud crea para almacenar los registros. No puede tener caracteres especiales y no se puede modificar después de guardar. |
| Propietario | El usuario responsable de la definición; debe ser un usuario activo. Si la definición está Protegida, solo él puede modificar su estructura. |
| Protegido | Si está marcado y quien intenta editar la estructura no es el propietario, AdmCloud bloquea el cambio (salvo soporte técnico de AdmCloud). |
| Opción de Menú / Módulo | Dónde aparece la definición en la navegación: dentro de una Opción de Menú Personalizada o de un Módulo Enterprise. No pueden indicarse ambos a la vez. |
| Campo → Etiqueta | El texto visible del campo en el formulario y en el listado de registros. |
| Campo → Nombre | El identificador interno del campo (la columna física). Sin espacios ni caracteres especiales, no puede ser una palabra reservada de SQL, y no se puede cambiar después de guardado. |
| Campo → Tipo de Dato | Determina qué tipo de valor acepta el campo y qué control se muestra (casilla de texto, selector de fecha, buscador de cliente, lista desplegable, etc.). |
| Campo → Requerido / Mostrar en Listado | Si el campo es obligatorio al capturar un registro, y si su valor se muestra como columna en el listado de registros. |
| Campo → Numerable | Activa la numeración automática del campo (con prefijo y siguiente número); solo disponible para campos de tipo Texto. |
Validaciones al guardar
- El Nombre y el Nombre de Tabla son obligatorios. El Nombre de Tabla no puede contener caracteres especiales ni repetirse con el de otra definición.
- No puedes indicar a la vez una Opción de Menú Personalizada y un Módulo Enterprise para la misma definición.
- El Propietario es obligatorio y debe corresponder a un usuario activo del sistema.
- Una definición Protegida solo puede ser editada por su propietario; otros usuarios recibirán un mensaje de que no tienen permiso.
- El Nombre de Tabla no se puede modificar una vez creada la definición.
- En cada campo, el Nombre y la Etiqueta son obligatorios, el Nombre no puede tener espacios ni caracteres especiales, no puede repetirse dentro de la misma definición y no puede coincidir con una palabra reservada de SQL.
- El Nombre de un campo no se puede modificar una vez guardado.
- Un campo de tipo "Registro Personalizado" debe indicar a cuál Registro Personalizado apunta; ningún otro tipo de dato puede tener esa referencia.
- Un campo de tipo "Lista Personalizada" debe indicar a cuál Lista Personalizada apunta; ningún otro tipo de dato puede tener esa referencia.
- Un campo Numerable debe ser de tipo Texto y debe indicar un siguiente número y una cantidad máxima de dígitos válidos.
- No se puede eliminar una definición si está siendo usada dentro de un Plugin, o si algún Campo Personalizado de Transacciones, Unidades de Medida, Subsidiarias, Listas de Materiales (BOM) o Grupos de Usuarios apunta a ella; primero debes quitar esas referencias.
- Al eliminar una definición sin vínculos activos, se eliminan también sus campos, pestañas, Acciones Personalizadas, Plantillas HTML, Scripts de Cliente y la tabla física donde estaban almacenados sus registros — con toda la información capturada.
Disponibilidad y permisos
- Crear, ver, editar y eliminar la definición requiere el permiso Personalización del grupo de usuarios.
- El acceso a los registros capturados (consultar, agregar, editar, eliminar) se controla por separado, en Seguridad → Grupos de Usuarios, con un nivel de permiso independiente para cada Registro Personalizado.
- Transferir una definición a otra empresa requiere además el permiso para crear Plugins, y no está disponible durante el período de evaluación de la cuenta.
Consejos y errores comunes
Diseña primero todos los campos que necesitas antes de empezar a capturar datos. Puedes agregar campos nuevos más adelante sin problema, pero recuerda que el Nombre de cada campo (y el Nombre de Tabla de la definición) no se pueden cambiar después de guardados.
"No tienes permiso para modificar este registro": aparece cuando la definición está marcada como Protegida y quien intenta editar su estructura no es el propietario. Solicita el cambio al propietario registrado.
No se puede eliminar la definición: si el mensaje indica que está en uso dentro de un Plugin o referenciada desde un Campo Personalizado de otra área, entra a esa referencia y quítala antes de intentar eliminarla de nuevo. Ten en cuenta que eliminar la definición borra también todos los registros ya capturados con ella.
¿Necesitas relacionar dos catálogos propios? Usa un campo de tipo "Registro Personalizado" en la definición del Registro hijo, apuntando al Registro padre; así obtienes automáticamente la pestaña de Registros Hijos en el detalle del registro padre.