Transferencias Banco a Banco

¿Qué es y para qué sirve?

A diferencia de un Pago a Cuenta (que afecta cuentas contables de gasto) o de un cobro de cliente, una Transferencia Banco a Banco siempre mueve dinero entre dos cuentas bancarias o de caja que tú mismo administras. Es la pantalla que usas cuando, por ejemplo, trasladas efectivo de la caja chica al banco, mueves fondos entre dos cuentas corrientes, o compras una moneda extranjera con fondos de tu cuenta en moneda local.

Indicas el Monto Origen (lo que sale de la Cuenta de Origen, en su propia moneda) y el Monto Destino (lo que entra a la Cuenta de Destino, en la moneda de esa cuenta). Si ambas cuentas comparten la misma moneda, los dos montos deben ser idénticos: es un simple traslado de efectivo. Si las cuentas están en monedas distintas, AdmCloud calcula la tasa de cambio efectiva de esa transferencia dividiendo el Monto Destino entre el Monto Origen, en lugar de usar la tasa oficial del día — así el asiento contable refleja la tasa real que te dio tu banco en esa operación puntual.

Al guardarla, si tu empresa tiene activa la opción de contabilizar pagos no autorizados, el sistema genera de inmediato el asiento contable (débito a la Cuenta de Destino, crédito a la Cuenta de Origen); de lo contrario, el asiento se genera cuando la transferencia queda autorizada.

Cómo se usa

1. Abre la lista y haz clic en Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Transferencias Bancarias; si no ves el botón, solicita acceso a tu administrador.
2. Elige la Cuenta de Origen (de dónde sale el dinero). Solo se muestran cuentas activas al crear una transferencia nueva; la moneda de esta cuenta determina la moneda del Monto Origen.
3. Elige la Cuenta de Destino (a dónde llega el dinero). Debe ser diferente a la Cuenta de Origen; también solo se listan cuentas activas al crear.
4. Indica el Monto Origen y el Monto Destino. Si ambas cuentas son de la misma moneda, escribe el mismo valor en ambos; si son de monedas distintas, escribe en cada uno el monto real que sale y el que entra a cada cuenta.
5. Revisa la Sucursal y el Solicitante, si tu plan tiene Sucursales habilitadas o necesitas identificar quién solicita el movimiento.
6. Adjunta algún soporte (comprobante de la transferencia, captura del banco) en la pestaña Archivos, si aplica.
7. Guarda el documento. Queda en estado "Pendiente" hasta que alguien con permiso de autorización lo autorice.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Periodo contable abierto para la fecha de la transferencia.
• Cuenta de Origen y Cuenta de Destino requeridas, y no pueden ser la misma cuenta.
• Ninguna de las dos cuentas puede estar inactiva al crear o duplicar una transferencia. Al editar una ya guardada se conservan sus cuentas de origen y destino aunque se hayan inactivado después, pero no puedes cambiar ninguna de las dos por otra cuenta inactiva.
• Ambas cuentas deben pertenecer a la Sucursal del documento, cuando la cuenta tiene una Sucursal asignada.
• Monto Origen y Monto Destino deben ser mayores a cero.
• Si ambas cuentas comparten la misma moneda, Monto Origen y Monto Destino deben ser exactamente iguales.
• No se puede transferir directamente entre dos cuentas de monedas extranjeras distintas: al menos una de las dos cuentas debe estar en la moneda funcional (base) de tu empresa, o ambas deben compartir la misma moneda.
• Tasa de cambio mayor a cero al momento de generar el asiento contable.
• El número del documento no puede repetirse.
• Campos personalizados requeridos, si tu empresa definió alguno como obligatorio para esta pantalla.

Gestión del documento

Desde los detalles de una Transferencia Banco a Banco ya guardada puedes, según tus permisos:

• Autorizar, rechazar, marcar como pendiente o como borrador la transferencia, y asignarle un autorizador (quien recibe un aviso por correo y una notificación en pantalla).
• Anular la transferencia, si no tiene registros vinculados que lo impidan (por ejemplo, una conciliación bancaria).
• Eliminar la transferencia, si no tiene registros vinculados.
• Duplicar la transferencia para crear una nueva a partir de sus datos.
• Imprimir la transferencia con el formato predeterminado, mostrando ambas cuentas, ambos montos y sus monedas.
• Ver el asiento contable generado, si tu empresa usa el módulo de Contabilidad.

Funciones adicionales según tu configuración

• Crear desde una transacción bancaria pendiente de conciliar: al abrir la transferencia desde un movimiento bancario importado (Bank Feed) todavía sin conciliar, AdmCloud prellena la fecha, el monto y la Cuenta de Origen por ti.
• Importar comprobante con reconocimiento óptico (OCR): al crear la transferencia desde una imagen o PDF, el sistema puede prellenar la fecha automáticamente, si tu plan incluye esta función.
• Campos personalizados: puedes agregar campos propios al formulario si tu plan incluye esta función.
• Formularios personalizados: si tu plan lo permite, puedes reorganizar los campos del formulario a tu gusto desde la opción "Personalizar formulario".
• Personalización de columnas del listado: guarda tu propia configuración de columnas visibles en la pantalla de listado.

Disponibilidad y permisos

• El acceso se controla con el permiso "Transferencias Bancarias" del módulo de Banca, con niveles independientes de ver, agregar, editar, eliminar, anular y autorizar.
• Disponible en todos los planes de AdmCloud, como parte del módulo de Banca.
• Con Sucursales habilitadas, cada transferencia pertenece a una sucursal específica y el campo se vuelve obligatorio.
• El reconocimiento óptico (OCR) al importar el comprobante depende de que tu plan incluya esa función.

Consejos y errores comunes