Campos Personalizados de Transacciones
Los Campos Personalizados de Transacciones te permiten agregar tus propios campos a varias pantallas de Ventas, Compras, Inventario, Servicio, Contabilidad, Activos Fijos, Manufactura y Mantenimiento a la vez, para capturar información adicional que AdmCloud no ofrece de forma nativa (por ejemplo, un código de referencia interno, una fecha de control o una clasificación propia de tu empresa). Defines el campo una sola vez y eliges en cuáles pantallas debe aparecer, en lugar de crear un campo distinto para cada una.
¿Qué son y para qué sirven?
Un Campo Personalizado de Transacciones es un campo adicional que tú defines y que puedes activar en cualquier combinación de pantallas de transacciones de varios módulos del sistema. Una vez lo creas y marcas en cuáles pantallas debe mostrarse, cada documento de esas pantallas (por ejemplo, cada Factura a Crédito y cada Orden de Compra) puede tener su propio valor para ese campo.
Esta función es útil cuando necesitas guardar el mismo dato adicional en varias transacciones sin repetir la definición, o cuando un desarrollador está construyendo un plugin o una integración personalizada que necesita información extra en esas transacciones.
Cómo se usa
- Abre la pantalla. Entra a Campos Personalizados de Transacciones desde el menú de Personalización.
- Crea el campo. Indica el Nombre del Campo, la Etiqueta que verán los usuarios y el Tipo de Dato.
- Marca en qué pantallas debe aparecer. El formulario muestra una pestaña Ventas (siempre disponible) y, según los módulos activos de tu compañía, pestañas de Compras, Inventario, Servicio, Contabilidad, Activos Fijos, Manufactura y Mantenimiento, cada una con una casilla por pantalla disponible. Marca todas las que necesites; un mismo campo puede aparecer en varias pantallas de varios módulos al mismo tiempo. Guarda: el campo queda disponible de inmediato en las pantallas marcadas.
- Captura el valor en cada transacción. Al crear o editar, por ejemplo, una Factura a Crédito o una Orden de Compra, completa el nuevo campo junto con los demás datos y guarda normalmente.
- Consulta o edita la definición del campo. Desde el listado de esta pantalla puedes abrir cualquier campo para revisar su configuración o editar los datos que todavía se pueden modificar (ver la sección "Qué no puedes cambiar" más abajo).
Dónde puede aparecer este campo
Cada casilla de las pestañas del formulario habilita el campo en una pantalla distinta:
| Pestaña | Casilla | Pantalla donde aparece |
|---|---|---|
| Ventas | Cotizaciones | Cotizaciones |
| Ventas | Pedidos de Venta | Pedidos de Venta |
| Ventas | Facturas a Crédito | Facturas a Crédito |
| Ventas | Facturas al Contado | Facturas al Contado |
| Ventas | Facturas Recurrentes | Facturas Recurrentes |
| Ventas | Balances Iniciales de CxC | Balances Iniciales de Cuentas por Cobrar |
| Ventas | Cheques Devueltos | Cheques Devueltos de Clientes |
| Ventas | Recibos de Ingreso | Recibos de Ingreso |
| Ventas | Devoluciones de Efectivo | Devoluciones de Efectivo |
| Ventas | Facturas Históricas | Facturas Históricas |
| Ventas | Notas de Crédito a Clientes | Notas de Crédito a Clientes |
| Ventas | Notas de Débito a Clientes | Notas de Débito a Clientes |
| Ventas | Adelantos de Clientes | Adelantos de Clientes |
| Ventas | Aplicaciones de Crédito a Clientes | Aplicación de Créditos Clientes |
| Ventas | Autorizaciones de Devolución de Clientes | Autorizaciones de Devolución de Clientes |
| Compras | Solicitudes de Compra | Solicitudes de Compra |
| Compras | Solicitudes de Cotización | Solicitudes de Cotización |
| Compras | Órdenes de Compra | Órdenes de Compra |
| Compras | Facturas de Proveedor a Crédito | Facturas de Proveedor a Crédito |
| Compras | Compras con Recepción | Recepciones |
| Compras | Solicitudes de Devolución a Proveedor | Solicitudes de Devolución a Proveedor |
| Compras | Notas de Crédito de Proveedor | Notas de Crédito de Proveedor |
| Compras | Notas de Débito de Proveedor | Notas de Débito de Proveedor |
| Compras | Adelantos a Proveedor | Adelantos a Proveedor |
| Compras | Aplicaciones de Crédito a Proveedor | Aplicaciones de Crédito a Proveedor |
| Compras | Pagos a Proveedor | Pagos a Facturas |
| Compras | Informes de Gastos | Informes de Gastos |
| Inventario | Recepciones de Inventario | Recepciones |
| Inventario | Conduces de Despacho | Despachos |
| Inventario | Ajustes de Inventario | Ajustes de Inventario |
| Inventario | Transferencias de Ubicaciones | Transferencias de Ubicaciones |
| Inventario | Solicitudes de Transferencia de Ubicaciones | Solicitudes de Transferencia de Ubicaciones |
| Inventario | Reservas de Inventario | Reservas de Inventario |
| Servicio | Solicitudes de Servicio | Solicitudes de Servicio |
| Servicio | Órdenes de Servicio | Órdenes de Servicio |
| Servicio | Contratos de Servicio | Contratos de Servicio |
| Contabilidad | Entradas de Diario | Entradas de Diario |
| Contabilidad | Depósitos | Depósitos |
| Contabilidad | Pagos a Cuentas | Pagos a Cuentas |
| Contabilidad | Cargos Bancarios | Cargos y Créditos Bancarios |
| Contabilidad | Transferencias Bancarias | Transferencias Banco a Banco |
| Activos Fijos | Depreciaciones | Depreciaciones |
| Manufactura | Órdenes de Producción | Órdenes de Producción |
| Manufactura | Construcciones de Productos Terminados | Construcciones de Productos Terminados |
| Manufactura | Fabricaciones Directas | Fabricaciones Directas |
| Manufactura | Despachos de Materia Prima | Despachos de Materia Prima |
| Mantenimiento | Órdenes de Mantenimiento | Órdenes de Mantenimiento |
| Mantenimiento | Solicitudes de Mantenimiento | Solicitudes de Mantenimiento |
| Mantenimiento | Despachos de Mantenimiento | Despachos de Mantenimiento |
La pestaña Ventas siempre está disponible. Las pestañas de Compras, Inventario, Servicio, Contabilidad, Activos Fijos, Manufactura y Mantenimiento solo aparecen si tu compañía tiene activo el módulo correspondiente.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre del Campo | Identificador interno del campo (sin espacios ni caracteres especiales). No puede cambiarse después de creado. |
| Etiqueta | El texto que verán los usuarios junto al campo en cada pantalla donde lo marques. |
| Tipo de Dato | Define qué clase de información acepta el campo (texto, número, fecha, sí/no, una referencia a otra entidad del sistema como Cliente, Proveedor, Artículo o Cuenta, una Lista Personalizada, un Registro Personalizado, o una transacción, entre otros). No puede cambiarse después de creado. |
| Lista Personalizada | Solo aplica cuando el Tipo de Dato es "Lista Personalizada": indica de cuál de tus listas personalizadas debe tomar las opciones. |
| Registro Personalizado | Solo aplica (y es obligatorio) cuando el Tipo de Dato es "Registro Personalizado": indica a cuál registro personalizado apunta el campo. |
| Tipo de Documento | Solo aplica cuando el Tipo de Dato es "Transacción": indica a qué tipo de documento del sistema apunta la referencia (por ejemplo, para enlazar con una factura o con otra transacción). |
| Requerido | Si se activa, el campo se vuelve obligatorio al guardar la transacción en cada pantalla donde esté marcado. |
| Permitir modificar en modo consulta | Si se activa, el campo se puede cambiar directamente desde la pantalla de consulta del documento, sin entrar a editarlo (ver la sección "Modificar el campo sin editar el documento" más abajo). Solo aparece para los tipos de dato que se capturan con una lista o un selector. |
| Valor por Defecto | Valor opcional que se propone automáticamente en transacciones nuevas. Debe ser válido para el Tipo de Dato elegido. |
| Propietario | El usuario responsable de la definición del campo (por defecto, quien lo crea). Se usa junto con la opción "Protegido". |
| Protegido | Si se activa, solo el usuario Propietario puede consultar y editar la estructura del campo; el resto de los usuarios no verá sus detalles de configuración (sí podrán seguir llenando su valor en las transacciones donde el campo esté marcado). |
Modificar el campo sin editar el documento
Normalmente, para cambiar el valor de un campo personalizado hay que abrir el documento en modo edición, cambiar el dato y guardar. La casilla Permitir modificar en modo consulta ofrece un atajo: el campo se muestra habilitado también en la pantalla de consulta del documento, igual que el Estado y el Grupo en las Solicitudes de Servicio.
Es útil para datos de seguimiento que cambian a lo largo de la vida del documento y que no forman parte del contenido contable: el estatus de una gestión, el responsable de una revisión, una clasificación interna, etc. Así el usuario no tiene que entrar a editar una factura ya emitida solo para marcar un seguimiento.
Qué ocurre cuando la enciendes
- En la pantalla de consulta del documento el campo deja de verse gris y se pinta con su control normal (lista desplegable, buscador, casilla, caja de texto...), según su Tipo de Dato.
- Al elegir o escribir el nuevo valor y salir del campo, el cambio se guarda solo: no hay botón Guardar y la página no se recarga. AdmCloud muestra un aviso de confirmación.
- Si el guardado falla (por ejemplo, porque el valor no es válido o porque perdiste el permiso), el campo vuelve al valor anterior y se muestra el mensaje de error.
- El cambio queda registrado en la bitácora del documento, igual que cualquier otra modificación.
Quién puede usarlo
- Solo los usuarios con permiso de edición sobre ese tipo de documento. A los demás el campo se les sigue mostrando en solo lectura.
- Nunca en documentos anulados.
- Solo en los tipos de dato que se capturan con una lista o un selector. No está disponible para Texto Enriquecido ni Archivo, porque esos campos necesitan su propio flujo de captura; si eliges uno de esos tipos, la casilla desaparece del formulario.
Validaciones al guardar
- Nombre del Campo requerido, sin espacios y sin caracteres especiales.
- Nombre del Campo único: no puedes repetir el mismo nombre en dos campos personalizados de transacciones.
- Etiqueta requerida.
- Propietario requerido.
- Si el campo es "Protegido", solo el propio Propietario puede guardar cambios en su estructura.
- El Valor por Defecto debe ser válido para el Tipo de Dato elegido (por ejemplo, no puedes poner texto en un campo numérico).
- El Registro Personalizado es obligatorio cuando el Tipo de Dato es "Registro Personalizado", y no puedes indicarlo si elegiste otro tipo de dato.
Qué no puedes cambiar después de creado
Para proteger la información ya capturada en las transacciones donde se usa, una vez guardas el campo por primera vez el formulario bloquea la edición de estos datos:
- El Nombre del Campo.
- El Tipo de Dato.
- La Lista Personalizada asociada.
- El Registro Personalizado asociado.
Sí puedes cambiar en cualquier momento en qué pantallas aparece el campo (las casillas de las pestañas), su Etiqueta, si es Requerido, si permite modificarse en modo consulta y su Valor por Defecto. Si necesitas cambiar el Nombre, el Tipo de Dato o la Lista/Registro Personalizado asociado, debes crear un campo nuevo con la configuración correcta.
Eliminar un campo personalizado
Al eliminar un campo personalizado, AdmCloud elimina también los valores capturados en todas las transacciones que lo tenían lleno, en cualquiera de las pantallas donde estuviera marcado; esta acción no se puede deshacer. AdmCloud no te dejará eliminar un campo que esté siendo utilizado por un Plugin; primero debes desvincularlo del plugin correspondiente.
Transferir el campo a otra compañía
Si tu empresa forma parte de un grupo de compañías en AdmCloud, el usuario Propietario del campo puede transferir (copiar) su definición —junto con su Lista Personalizada asociada, si aplica— hacia otra compañía del grupo, sin tener que volver a crearla manualmente. Esta opción aparece en los Detalles del campo y no está disponible en compañías en período de evaluación.
Disponibilidad, plan y permisos
- Esta función requiere el plan Enterprise. Además, para poder marcar en cuáles pantallas aparece el campo necesitas tener activo el módulo correspondiente a cada pestaña (la pestaña de Ventas siempre está disponible). Si tu plan no la incluye, la opción no aparece en el menú y las pantallas muestran un mensaje de función no disponible en tu edición.
- El acceso se controla con el permiso "Personalización" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- Un campo marcado como "Protegido" solo puede ser consultado y editado por su Propietario (los usuarios de ForTech no están sujetos a esta restricción).
Consejos y errores comunes
Aprovecha que un solo campo cubre varias pantallas y módulos. Si necesitas el mismo dato en, por ejemplo, Órdenes de Compra y en Facturas a Crédito, no crees dos campos: crea uno solo y marca ambas casillas.
Piensa bien el Tipo de Dato antes de guardar. Como no podrás cambiarlo después, revisa con calma qué tipo de información necesitas capturar (texto, número, fecha, una lista propia, una referencia a otra entidad, etc.) antes de crear el campo.
Eliminar un campo borra sus datos. Antes de eliminar un campo personalizado asegúrate de que ya no necesitas la información capturada: la eliminación quita la columna completa de todas las pantallas donde estaba marcado y no se puede recuperar.
¿No ves la opción en el menú, o no ves la pestaña de un módulo? Esta función requiere el plan Enterprise, y cada pestaña solo aparece si el módulo correspondiente está activo en tu compañía. Si tu compañía debería tenerlo habilitado y no aparece, contacta a soporte de AdmCloud.