Entradas Manuales de Proyección de Flujo de Caja
Las Entradas Manuales de Proyección de Flujo de Caja te permiten anotar un ingreso o un egreso de dinero que esperas en una fecha futura, aunque todavía no exista una factura, un pago ni ningún otro documento formal que lo respalde. AdmCloud incorpora automáticamente estas entradas en los reportes de Proyección de Flujo de Caja, junto con tus saldos bancarios y los cobros y pagos estimados de tus facturas, para darte una vista completa del efectivo que esperas tener disponible.
¿Qué es y para qué sirve?
Los reportes de Proyección de Flujo de Caja (gráficos, reporte semanal y reporte mensual) armar una estimación de tu efectivo futuro combinando varias fuentes: los saldos de tus cuentas bancarias, los cobros estimados de tus facturas de clientes, los pagos estimados de tus facturas de proveedores a crédito... y las entradas manuales que registras en esta pantalla. Estas entradas están pensadas para movimientos de dinero esperados que no provienen de un documento del sistema: por ejemplo, un préstamo que vas a recibir, un pago especial acordado con un tercero, un aporte de capital o cualquier otro ingreso o egreso previsto que aún no tiene factura ni comprobante.
Cada entrada es un registro independiente y completo: no forma parte de un documento "padre", sino que se suma directamente a la proyección de flujo de caja consolidada apenas la guardas.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado (Entradas Manuales) | Lista todas tus entradas manuales, con enlaces en la parte superior para saltar a los reportes de Gráficos, Reporte Semanal y Reporte Mensual de la proyección de flujo de caja. Incluye filtros por fecha, subsidiaria y referencia, y un panel de Adición Rápida para crear una entrada sin abrir el formulario completo. Desde aquí también creas (Ingreso o Egreso) y eliminas entradas. |
| Crear / Editar | El formulario de la entrada: tipo (Ingreso o Egreso), fecha, moneda, monto, referencia, notas y, si tu plan tiene subsidiarias habilitadas, la subsidiaria. Incluye también la pestaña de archivos adjuntos. Puedes crear una entrada nueva o duplicar una existente. |
| Detalles | La misma entrada en modo de solo consulta, con sus archivos adjuntos y el historial de actividad (registro de seguridad), y los botones de acción: editar, duplicar, agregar una nueva o eliminar, según tus permisos. |
Cómo registrar una entrada paso a paso
- Abre el listado de Entradas Manuales desde Contabilidad → Proyecciones de Flujo de Caja → Entradas Manuales.
- Elige si es un Ingreso o un Egreso. Puedes usar el botón desplegable Agregar del listado, que abre el formulario completo ya con el tipo seleccionado, o el panel de Adición Rápida en la parte superior de la misma pantalla para registrarla sin salir de la lista.
- Indica la fecha en la que esperas ese movimiento de dinero. Por defecto se propone la fecha de hoy; cámbiala a la fecha futura (o pasada) que corresponda.
- Elige la moneda y escribe el monto. El monto debe ser mayor que cero.
- Escribe una referencia que identifique claramente de qué se trata (por ejemplo, "Préstamo Banco X" o "Pago especial proveedor Y"). No puede repetirse la misma referencia para la misma fecha y subsidiaria.
- Si tu plan tiene subsidiarias habilitadas, elige la subsidiaria a la que pertenece la entrada; de lo contrario, este campo no aparece.
- Agrega notas y archivos de soporte si lo necesitas (por ejemplo, el acuerdo o correo que respalda el movimiento esperado).
- Guarda. La entrada aparece de inmediato en el listado y se incluye automáticamente la próxima vez que abras los reportes de Proyección de Flujo de Caja.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Tipo | Indica si la entrada es un Ingreso (dinero que esperas recibir) o un Egreso (dinero que esperas pagar). Se elige al crearla y no puede quedar vacío. |
| Fecha | La fecha en la que esperas que ocurra el movimiento de dinero. Es el eje con el que el reporte de proyección organiza las entradas por semana o por mes. |
| Referencia | Descripción corta que identifica la entrada en el listado y en los reportes. No puede repetirse junto con la misma fecha y subsidiaria. |
| Moneda | La moneda en la que está expresado el monto. Es un campo siempre obligatorio, tengas o no varias monedas activas. |
| Monto | El valor del ingreso o egreso esperado, en la moneda indicada. Debe ser mayor que cero. Si la moneda no es tu moneda local, el listado también muestra el monto convertido con la tasa de cambio vigente. |
| Subsidiaria | A qué subsidiaria pertenece la entrada. Solo aparece y es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas; de lo contrario, la entrada no queda asociada a ninguna. |
| Notas | Información libre adicional sobre la entrada, por ejemplo el origen del ingreso o el motivo del egreso esperado. |
| Archivos adjuntos | Documentos de soporte (contratos, correos, cotizaciones) vinculados a la entrada, sujetos al límite de archivos de tu edición contratada. |
Validaciones al guardar
- Fecha requerida.
- Monto mayor que cero.
- Referencia requerida.
- Moneda requerida y debe existir en tu catálogo de monedas.
- Tipo requerido: debe ser Ingreso o Egreso.
- Subsidiaria requerida si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
- No se permite repetir la misma Referencia con la misma Fecha y Subsidiaria en otra entrada; esto evita duplicados accidentales.
- Número máximo de archivos adjuntos según el límite de tu edición contratada.
Gestión de la entrada
Desde el detalle de una entrada ya guardada puedes, según tus permisos:
- Editarla para corregir la fecha, el monto, la moneda, la referencia o las notas.
- Duplicarla para crear rápidamente una nueva entrada similar, por ejemplo para registrar un movimiento recurrente en una fecha distinta.
- Eliminarla si ya no la necesitas en la proyección.
- Consultar su historial de actividad (registro de seguridad), con quién la creó, editó o eliminó y cuándo.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Entradas de Proyección de Flujo de Caja" del grupo de usuarios, con niveles independientes de consultar, agregar, editar y eliminar.
- Con subsidiarias habilitadas, cada entrada queda asociada a una subsidiaria y solo ves las entradas de la tuya.
- Los reportes que muestran estas entradas junto con tus cuentas bancarias y tus facturas (Gráficos, Reporte Semanal y Reporte Mensual de Proyección de Flujo de Caja) están disponibles según el plan de tu empresa.
Consejos y errores comunes
Usa el panel de Adición Rápida del listado cuando solo necesites registrar el tipo, la fecha, la moneda, el monto y la referencia: es la forma más rápida de anotar un movimiento esperado sin abrir el formulario completo.
Estas entradas no generan asiento contable ni afectan tus saldos reales. Son solo estimaciones para la proyección de flujo de caja; cuando el ingreso o el egreso realmente ocurra, regístralo con el documento correspondiente (recibo, pago, factura, etc.) y elimina o deja la entrada manual como referencia histórica, según prefieras.
Si el sistema rechaza tu entrada por "referencia ya existe", revisa si ya registraste otra entrada con la misma referencia, la misma fecha y la misma subsidiaria; cambia la referencia o la fecha para diferenciarla.