Artículos · Manual de usuario

¿Qué es y para qué sirve?

Cada artículo es una ficha maestra que el resto del sistema reutiliza: al crear una cotización, una factura, una orden de compra o una producción, el documento toma automáticamente del artículo su precio, su unidad de medida, sus impuestos y sus cuentas contables. Mantener el catálogo completo y al día evita errores en cada documento y hace confiables tus reportes de inventario.

Esta pantalla gestiona los artículos de inventario (productos físicos). Los servicios y los kits (conjuntos de artículos que se venden juntos) se administran en sus propias pantallas, aunque comparten el mismo catálogo.

Un mismo artículo puede cumplir varios roles a la vez, marcando sus casillas en la ficha: Artículo de venta, Artículo de compra (ambos activados por defecto al crear), Producto terminado y Materia prima (con el módulo de Manufactura), Repuesto (con el módulo de Mantenimiento) y No inventariable (artículos que no llevan control de existencias y se registran directamente contra una cuenta de gasto, si tu empresa tiene la función activa).

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Listado de artículos	Lista el catálogo con enlaces rápidos para ver solo Activos, Productos de venta, Productos de compra, Productos terminados, Materias primas, Repuestos, Inactivos o Todos, y filtros por artículo, clase (incluyendo sus subclases), familia y marca. Puedes personalizar las columnas visibles (imagen, SKU, código de barras, referencias, esquemas de impuesto y más) y guardar tu configuración. Desde aquí creas, eliminas y abres los reportes Resumido y Con detalle de proveedor.
Crear / Editar	El formulario de la ficha, con secciones de datos generales, Precios, Ubicaciones (con niveles de reorden), Proveedores, códigos de barras, subsidiarias, fotos y archivos vinculados. Permite duplicar un artículo existente para partir de sus datos, personalizar el formulario, crear campos personalizados y, si tu empresa tiene las funciones activas, llenar la ficha con Smart Paste (inteligencia artificial) a partir de un texto o de una imagen copiada (captura de pantalla o foto), cuyo texto se lee automáticamente, o generar la descripción de la tienda web con IA. Al generar la descripción puedes escribir un Contexto adicional con información que quieras que la IA tome en cuenta (por ejemplo: material, medidas, público al que va dirigido o tono comercial deseado).
Detalles	La misma ficha en modo de solo consulta, con el historial de actividades y cambios. Los costos solo se muestran si tienes el permiso de "Costos de artículos".
Panel del artículo	Una vista 360° de un artículo: su imagen, existencias por ubicación, recepciones pendientes (órdenes de compra), despachos pendientes (órdenes de venta), sus ventas con gráfica y sus cotizaciones y órdenes relacionadas.
Edición en línea	Un grid para corregir rápidamente el SKU y el nombre de varios artículos sin abrir cada ficha. Requiere el nivel de edición del permiso de artículos.
Movimientos	El kardex del artículo: entradas, salidas y existencia acumulada documento por documento, con filtros por fechas, ubicación, tipo de documento y subsidiaria, y exportación a Excel o CSV. La versión detallada agrega columnas y filtros por lote, serial, ubicación interna (bin), declaración aduanal y atributos, según lo que tenga tu plan.
Análisis de costos	Los movimientos con su costo unitario, costo extendido, costo acumulado en almacén y costo promedio, según el método de costeo de tu compañía. La versión detallada desglosa por lote, serial, declaración aduanal y atributos. Requiere el permiso de "Costos de artículos".
Análisis de demanda	Proyección de la demanda del artículo a 12 meses generada con inteligencia artificial a partir de sus ventas de los últimos 3 años, comparando dos modelos de predicción. Disponible con el módulo de Planificación de Demanda.

Cómo crear un artículo paso a paso

Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de artículos; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
Escribe el nombre y el SKU. El nombre es obligatorio. Si tu compañía tiene numeración automática para artículos, el SKU se asigna solo; de lo contrario escribe un código único.
Define las unidades de medida. Elige la tabla de conversión (plan de unidades) y las unidades de reporte, de compra y de venta; las tres son obligatorias y deben pertenecer a la tabla elegida. Si solo tienes una unidad, el sistema la propone automáticamente.
Clasifícalo y asigna impuestos. Clase, familia y marca sirven para filtrar y agrupar en reportes. El sistema propone el esquema de impuesto por defecto de tu compañía tanto para ventas como para compras; ajústalos si el artículo tributa distinto.
Registra los precios. En la pestaña Precios agrega una línea por cada nivel de precio, moneda y unidad, con su precio y descuento opcional.
Configura la trazabilidad si aplica. Marca Serializable, Requiere lotes, Requiere ubicaciones o Requiere declaraciones aduanales según cómo controles el artículo. Decide esto antes de registrar movimientos: con historial ya no podrás cambiarlo.
Completa ubicaciones y proveedores. Por ubicación puedes definir nivel de reorden, cantidad de reorden y días de entrega; por proveedor, su referencia, moneda, precio y cuál es el predeterminado.
Guarda. Tras guardar puedes abrir su panel, consultar sus movimientos o usarlo de inmediato en documentos de venta y compra.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Nombre	Identifica al artículo en búsquedas y documentos. Es obligatorio. Puede complementarse con descripciones alternas, de venta y de compra.
SKU	Código corto y único del artículo. Puede generarse automáticamente si configuras la numeración; en ese caso solo un administrador puede cambiarlo después.
Tabla de conversión y unidades	La tabla de conversión (plan de unidades) y las unidades de reporte, de compra y de venta. Obligatorias; determinan cómo se convierte entre cajas, unidades, etc.
Clase / Familia / Marca	Clasifican el artículo para filtros, reportes y análisis de ventas.
Precios	Una línea por nivel de precio, moneda y unidad, con descuento opcional. Son los precios que proponen los documentos de venta.
Esquemas de impuesto	Uno para ventas y otro para compras; determinan los impuestos que calculan los documentos.
Cuentas contables	Ventas, costo de ventas, inventario, descuentos, devoluciones y ajustes. Si las dejas vacías se usan las cuentas por defecto de la compañía o de la clase.
Roles del artículo	De venta, de compra, producto terminado, materia prima, repuesto: controlan en qué documentos puede usarse.
Serializable / Requiere lotes / Requiere ubicaciones / Declaraciones aduanales	Activan el control por número de serie, lote, ubicación interna (bin) o declaración aduanal en cada movimiento. Disponibles según tu plan.
Código de barras	Para escanear el artículo en ventas, compras e inventarios. No puede repetirse entre artículos.
Ubicaciones	Nivel de reorden, cantidad de reorden y días de entrega por ubicación: alimentan las recomendaciones de compra.
Proveedores	A quién se le compra, con su referencia, moneda y precio; uno se marca como predeterminado.
No inventariable	El artículo no lleva existencias ni costo de inventario; se registra contra una cuenta de gasto. Función que se activa por empresa.
Tienda web	Descripción comercial, imagen y visibilidad en la tienda en línea y el portal de clientes, si tu plan incluye tienda web.
Subsidiarias	Si tu plan maneja subsidiarias, controla en cuáles de ellas el artículo está disponible.
Inactivo	Oculta el artículo de las búsquedas sin borrar su historial.
Campos personalizados	Campos adicionales definidos por tu empresa; pueden marcarse como obligatorios en formularios personalizados.

Validaciones al guardar

Nombre requerido y dentro de la longitud máxima permitida.
SKU único. No puede repetirse con el de otro artículo; si falta y no hay numeración automática, el sistema lo exige.
Tabla de conversión y unidades de reporte, compra y venta requeridas, y las tres unidades deben pertenecer a la tabla elegida. Si cambias la tabla en un artículo con movimientos, las unidades ya usadas deben existir en la nueva.
Cuentas contables coherentes: deben existir y su moneda debe coincidir con la de la compañía. La cuenta de gasto solo se permite en artículos no inventariables.
Trazabilidad bloqueada con historial: en un artículo con movimientos no se puede cambiar serializable, lotes, ubicaciones, declaraciones aduanales, atributos ni la condición de no inventariable.
No inventariable coherente: no puede requerir lotes ni ser serializable, ni tener cuentas de costo de ventas o ajustes.
Códigos de barras sin duplicados entre artículos y sin líneas vacías.
Un solo proveedor predeterminado; si registras uno solo, se marca automáticamente.
Requisitos de tienda web: para publicar en la tienda, el artículo debe ser de venta y tener familia, marca con imagen, un precio en la moneda y nivel de la tienda, y una imagen.
Campos obligatorios del formulario personalizado completos, si tu empresa definió alguno.
Límite de archivos adjuntos según la edición (plan) contratada.

Disponibilidad, permisos y condiciones

El acceso se controla con el permiso "Artículos y Servicios" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
Ver costos (en la ficha, los movimientos y el análisis de costos) requiere además el permiso "Costos de artículos"; sin él, el análisis de costos no abre.
Las casillas de Producto terminado y Materia prima aparecen con el módulo de Manufactura; la de Repuesto, con el módulo de Mantenimiento.
Los controles de lotes, seriales, ubicaciones internas (bins), declaraciones aduanales y atributos dependen de que tu plan incluya cada capacidad; también agregan columnas a los movimientos y análisis detallados.
El Análisis de demanda y el campo "Incluir en generación de planificación de demanda" requieren el módulo de Planificación de Demanda.
En el análisis de costos, si tu compañía costea por promedio por ubicación, FIFO o LIFO, debes elegir una ubicación; con costo promedio general no se filtra por ubicación.
Smart Paste (llenado con inteligencia artificial) y los artículos no inventariables son funciones que se activan por empresa.
Con subsidiarias habilitadas, los artículos pueden limitarse a subsidiarias específicas y las listas se filtran por la subsidiaria activa.
Campos adicionales como color, modelo, división, tipos de código de barras, dimensiones o instrucciones de recepción/despacho aparecen según las capacidades de tu plan.

Consejos y errores comunes

⚠️

Define la trazabilidad antes del primer movimiento. Una vez que el artículo tiene transacciones, ya no se puede activar ni desactivar el control por seriales, lotes, ubicaciones internas o declaraciones aduanales. Si te equivocaste, crea un artículo nuevo bien configurado y marca el anterior como inactivo.

⚠️

No podrás eliminar un artículo con historial. Si el artículo aparece en documentos, presupuestos, listas de materiales, kits, proyectos o activos fijos, el sistema bloquea la eliminación para proteger tu información. En su lugar, márcalo como inactivo.

💡

Usa el Panel del artículo antes de comprar o prometer entregas. En una sola pantalla ves sus existencias por ubicación, lo que está por llegar (órdenes de compra) y lo que está comprometido (órdenes de venta), junto con su historial de ventas.

💡

Configura niveles de reorden por ubicación. Con el nivel de reorden, la cantidad y los días de entrega, el sistema puede recomendarte qué comprar antes de quedarte sin existencias.

ℹ️

¿Vas a corregir muchos nombres o códigos? Usa la Edición en línea para ajustar el SKU y el nombre de varios artículos seguidos sin abrir cada ficha.