Órdenes de Mantenimiento

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Orden de Mantenimiento indica el Equipo al que se le da servicio, el Técnico de Mantenimiento a cargo (un empleado marcado como mecánico) y una descripción del trabajo realizado, además de cuántas horas tomó. Es un documento transaccional, como una factura o un asiento contable: recibe numeración automática, mantiene una bitácora de auditoría, se puede imprimir o enviar por correo, y se puede anular pero nunca renumerar.

Una Orden de Mantenimiento también puede llevar una lista de Tareas individuales (cada una con sus propias horas) y puede vincularse a una o más Solicitudes de Mantenimiento que originaron el trabajo. Cuando se genera desde un Plan de Mantenimiento Preventivo, AdmCloud precarga automáticamente el equipo y la lista de tareas del plan, y bloquea los campos de Equipo y Plan para que la orden quede vinculada al plan que la originó.

Pantallas del área

Cómo se usa, paso a paso

1. Abre "Nuevo" desde el listado. También puedes llegar aquí desde los Detalles de una Solicitud de Mantenimiento (precargando su equipo) o desde un Plan de Mantenimiento Preventivo (precargando su equipo y la lista completa de tareas).
2. Indica el Equipo que necesita el trabajo. Es obligatorio, y una vez que la orden se generó desde un Plan de Mantenimiento Preventivo este campo queda bloqueado y no se puede cambiar.
3. Indica el Técnico de Mantenimiento responsable del trabajo. Solo aparecen en esta lista los empleados marcados como mecánicos.
4. Describe el Trabajo Realizado. Es obligatorio, y es lo que aparece como descripción principal de la orden en el resto del sistema (listado, tablero, impresión).
5. Vincula las Solicitudes de Mantenimiento que esta orden está resolviendo, y agrega las Tareas individuales realizadas con sus horas. Si partiste de un Plan de Mantenimiento Preventivo, sus tareas ya aparecen listadas.
6. Adjunta archivos o notas si necesitas documentar el trabajo (fotos, reportes) y luego guarda. La orden queda numerada automáticamente y comienza en estado "Abierta".
7. Avanza la orden por sus estados desde su pantalla de Detalles (o arrastrándola en el Tablero): Abierta → En Proceso → En Revisión → Cerrada.

Capacidades principales

• Alternar el listado entre solo abiertas y todas las órdenes (incluidas cerradas y anuladas) sin recargar la página, con accesos rápidos de un clic por técnico.
• Tablero visual Kanban opcional (beta) para arrastrar órdenes entre estados.
• Un flujo de estados de cuatro pasos —Abierta, En Proceso, En Revisión, Cerrada— con su propia entrada en la bitácora de auditoría, y opcionalmente las coordenadas GPS del dispositivo que hizo el cambio, cuando tu grupo de usuario exige capturar coordenadas en documentos.
• Vincular una o más Solicitudes de Mantenimiento a una misma orden, o generar la orden directamente desde una solicitud ya autorizada o desde un Plan de Mantenimiento Preventivo.
• Registrar una lista de Tareas individuales, cada una con sus propias horas, además de la descripción de Trabajo Realizado y las Horas totales de la orden.
• Enviar la orden por correo, con sus datos y su lista de tareas, a cualquier dirección directamente desde Detalles.
• Duplicar, anular o eliminar una orden ya guardada, imprimirla con una plantilla predeterminada o personalizada, y adjuntar archivos y campos personalizados.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El Equipo es obligatorio, debe existir y no estar anulado.
• El Técnico de Mantenimiento es obligatorio, y el empleado no debe estar anulado.
• El Trabajo Realizado (descripción) es obligatorio.
• Las Horas no pueden ser negativas.
• La Subsidiaria es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
• Cada Solicitud de Mantenimiento vinculada debe existir y no estar ya anulada.
• Cada Tarea que referencia tu catálogo de Tareas debe apuntar a una tarea que no esté anulada; una línea de tarea sin descripción simplemente se omite al guardar.
• El número del documento no se puede cambiar, y el Equipo no se puede cambiar una vez creada la orden.
• Una orden ya anulada no se puede editar.

Disponibilidad, plan y módulos

• Esta pantalla solo está disponible cuando tu empresa tiene activo el módulo adicional de Mantenimiento de Equipos (plan Enterprise). Si no está activo, el listado, el formulario de creación y el tablero muestran un mensaje de que la función no está disponible en tu edición.
• El acceso se controla con el permiso "Órdenes de Mantenimiento", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
• La pantalla de Tablero requiere además que esté activa la función beta "Tablero de Órdenes de Mantenimiento"; mientras esté en beta, considérala una conveniencia visual sobre los mismos datos que se ven en el listado.
• Capturar las coordenadas GPS del dispositivo al cambiar el estado de una orden es opcional y depende de una configuración a nivel del grupo de usuario ("capturar coordenadas en documentos").

Consejos y errores comunes