Departamentos
Un Departamento es un catálogo que te permite dividir tu empresa en áreas internas (Ventas, Producción, Administración, Mantenimiento...) para clasificar tus transacciones y tus reportes por esa dimensión, igual que haces con Ubicaciones, Divisiones o Clases de Artículo. Puedes organizarlos en una jerarquía de hasta tres niveles (por ejemplo, "Operaciones : Producción : Empaque") y usarlos como centro de costo o de beneficio en la contabilidad, la nómina, los proyectos, los presupuestos y los activos fijos de tu empresa.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada Departamento tiene un nombre y, opcionalmente, un Departamento Padre, lo que te permite armar una jerarquía de hasta tres niveles (por ejemplo: "Administración" → "Recursos Humanos" → "Reclutamiento"). Una vez creado, el Departamento queda disponible como dimensión para etiquetar:
- Líneas de cuentas, artículos y empleados en tus transacciones contables (facturas, pagos, asientos, etc.).
- Transacciones y empleados de Nómina.
- Proyectos y sus presupuestos (Contabilidad de Proyectos).
- Presupuestos generales y Reglas de Distribución Contable (prorrateo).
- Activos Fijos, Vacantes de Nómina y Procesos/automatizaciones.
- La ficha de un Contacto o Relación (por ejemplo, para indicar en qué departamento trabaja un empleado).
Esto te permite luego filtrar y comparar tus reportes financieros (Estados Financieros, Reportes de Presupuesto, etc.) por Departamento, además de por Ubicación, División o Clase de Artículo.
Cómo se usa
- Crea el departamento desde el listado con el botón Nuevo, indicando su Nombre y, si aplica, sus Notas.
- Asígnale un Departamento Padre si quieres que forme parte de una jerarquía (este campo solo se muestra si tu empresa tiene la Vista Jerárquica habilitada). Recuerda que la jerarquía admite como máximo tres niveles.
- Restríngelo a Sucursales específicas en la pestaña Sucursales (si tu plan las maneja): marca Solo mostrar en sucursales seleccionadas e indica en cuáles debe aparecer; si no marcas nada, el departamento se ve en todas las sucursales.
- Vincula cuentas contables para Órdenes de Compra en la pestaña Cuentas Contables para Órdenes de Compra: si agregas una o varias cuentas aquí, al elegir este departamento en el detalle de una Orden de Compra el campo de cuenta solo mostrará esas cuentas; si no vinculas ninguna, se muestran todas las cuentas del catálogo, como de costumbre.
- Guarda el registro con Guardar. A partir de ahí, el Departamento aparece disponible para seleccionarlo en las transacciones y catálogos que lo usan.
- Consulta el organigrama con Vista Jerárquica desde el listado (solo plan Enterprise), para ver de un vistazo cómo están organizados todos tus departamentos y sub-departamentos. El diagrama es interactivo: puedes buscar, expandir o colapsar ramas, acercar y alejar, alternar entre vertical y horizontal, e imprimirlo.
Capacidades principales
- Jerarquía de hasta tres niveles entre departamento y sub-departamentos, con nombre compuesto automático (por ejemplo "Padre : Hijo").
- Uso como dimensión en transacciones contables, de nómina, proyectos, presupuestos, activos fijos, reglas de distribución y procesos.
- Restricción de cuentas contables disponibles en el detalle de Órdenes de Compra, por departamento.
- Visibilidad limitada a Sucursales específicas, cuando tu empresa maneja Sucursales.
- Búsqueda rápida por autocompletado en los campos de selección de departamento, con caché para mayor velocidad.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica al departamento en todo el sistema. Es obligatorio y no puede repetirse junto con el mismo Departamento Padre. |
| Departamento Padre | Ubica al departamento dentro de la jerarquía. Solo visible si tu empresa tiene la Vista Jerárquica habilitada; opcional, y limitado a tres niveles en total. |
| Notas | Observaciones libres sobre el departamento. |
| Inactivo | Oculta el departamento de los listados de selección sin borrar su historial ya registrado. |
| Solo mostrar en sucursales seleccionadas | Si se marca, el departamento solo aparece disponible en las Sucursales indicadas en la pestaña Sucursales. Solo aplica si tu plan maneja Sucursales. |
| Pestaña Sucursales | Lista de Sucursales en las que este departamento estará disponible, cuando se restringe su visibilidad. |
| Pestaña Cuentas Contables para Órdenes de Compra | Cuentas del catálogo contable que se ofrecerán al elegir este departamento en el detalle de una Orden de Compra. Si se deja vacía, se muestran todas las cuentas. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio.
- El Nombre no se puede repetir para el mismo Departamento Padre (puedes tener, por ejemplo, un "Almacén" dentro de dos padres distintos, pero no dos veces dentro del mismo padre).
- Un departamento no puede ser su propio padre.
- El Departamento Padre indicado debe existir y no puede formar un ciclo (un departamento no puede ser, a la vez, hijo y padre del mismo departamento).
- La jerarquía admite un máximo de tres niveles. Si el padre elegido ya tiene un padre y ese, a su vez, tiene otro padre, el sistema rechaza el guardado.
- Las Sucursales vinculadas no pueden estar anuladas.
- Las Cuentas Contables para Órdenes de Compra vinculadas deben existir en el catálogo contable.
Disponibilidad
- Consultar, crear, editar y eliminar Departamentos requiere el permiso "Departamentos" de tu grupo de usuarios, con niveles independientes por acción.
- La Vista Jerárquica (organigrama con el diagrama de departamentos y sub-departamentos) solo está disponible en el plan Enterprise. En los demás planes que sí incluyen Departamentos, el campo Departamento Padre no se muestra y los departamentos se administran como un catálogo plano.
- La pestaña Sucursales solo se muestra si tu plan tiene Sucursales habilitadas y tu empresa tiene activa la función "Sucursales en Centros de Costo".
Consejos y errores comunes
"No se puede eliminar por tener registros relacionados": significa que el departamento ya está siendo usado en transacciones, empleados, proyectos, presupuestos, activos fijos, reglas de distribución, procesos o en la ficha de un contacto/relación. El mensaje detalla dónde está en uso; en vez de eliminarlo, márcalo como Inactivo para que deje de ofrecerse en los selectores nuevos sin perder el historial.
"No se puede especificar más de 3 niveles de jerarquía de departamentos": ocurre al intentar anidar un cuarto nivel. Revisa la jerarquía existente y elige como padre un departamento que esté, como máximo, en el segundo nivel.
Vincula cuentas para Órdenes de Compra solo si necesitas restringir la captura. Si un departamento no tiene cuentas vinculadas en esa pestaña, todas las cuentas del catálogo contable siguen estando disponibles al capturar una Orden de Compra para ese departamento, como siempre.