Notas de Débito a Clientes
La nota de débito a clientes es el documento con el que aumentas lo que un cliente te debe: para cobrar un cargo adicional sobre una factura ya emitida (flete, servicios extra, intereses por mora), corregir una factura que se emitió por un monto menor al correcto, o registrar cualquier cargo que no ameritó una factura nueva. Al guardarla, el sistema genera el asiento contable correspondiente y, cuando tu país lo exige, el comprobante fiscal (NCF) del documento.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada nota de débito aumenta el saldo por cobrar de un cliente, exactamente igual que una factura adicional. Puedes crearla en blanco o, más frecuentemente, generarla desde una factura a crédito existente: al hacerlo, el sistema copia automáticamente el cliente, la ubicación, el departamento, la división, la moneda, el vendedor, la oportunidad de venta, el territorio de ventas y las notas internas de la factura de origen, y ajusta la secuencia fiscal a la configurada para notas de débito del cliente.
Si la nota de débito incluye artículos con manejo de inventario, se comporta como una venta: descuenta la existencia, calcula el costo de venta y valida lotes, bines, seriales o atributos igual que una factura. Al guardar, y si tu compañía usa el módulo de Contabilidad, se genera el asiento contable en el mayor general: débito a la cuenta por cobrar del cliente y crédito a las cuentas de venta, impuestos, retenciones e inventario que correspondan.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado de notas de débito | Lista todas las notas de débito con filtros por cliente, fecha, subsidiaria, ubicación, vendedor, clase de cliente, artículo, número de documento y referencia. Puedes personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración. Si tu compañía usa facturación electrónica, incluye la pestaña Pendientes de firmar, que filtra la misma tabla sin recargar la página. Desde aquí creas, eliminas o abres el reporte de notas de débito. Con Xchange, un filtro muestra solo lo pendiente de enviar y un botón permite enviar varias en lote. |
| Crear / Editar | El formulario de la nota de débito: datos generales (cliente, factura afectada, moneda, ubicación), la tabla de Artículos y Servicios con las líneas a cobrar y la pestaña de archivos adjuntos. También permite duplicar una nota existente y personalizar el formulario. |
| Detalles | La misma nota en modo de solo consulta, con el saldo del documento, el historial de actividades y de auditoría, los documentos aplicados y los botones de acción: imprimir, duplicar, anular, enviar por correo o compartir por WhatsApp. |
| Imprimir | El formato imprimible de la nota. El sistema aplica automáticamente el diseño (clásico o moderno) que corresponde a la configuración de tu compañía, o cualquier plantilla personalizada que hayas creado en Plantillas HTML. |
Cómo registrar una nota de débito paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de notas de débito; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
- Elige cómo la vas a generar. Puedes empezar en blanco, o abrirla desde el botón correspondiente en el detalle de una factura a crédito: el sistema copia automáticamente el cliente, la ubicación, la moneda, el vendedor y demás datos de la factura de origen.
- Selecciona el cliente (si empezaste en blanco) y, si corresponde, la factura afectada. Indicar la factura afectada deja la nota vinculada a ese documento específico.
- Completa las líneas de artículos o servicios a cobrar, con cantidad, precio y descuento. Si el artículo maneja lote, bines, seriales o atributos, complétalos igual que en una factura.
- Completa los datos fiscales cuando tu país use comprobantes fiscales (NCF) para este documento.
- Guarda. El sistema valida los datos y, si la moneda de la nota difiere de la moneda del cliente, te pide confirmar antes de guardar.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente | A quién se le aumenta el saldo. Determina las facturas disponibles como factura afectada y la secuencia fiscal por defecto. |
| Factura afectada | La factura a crédito que esta nota corrige o complementa. Debe ser del mismo cliente, subsidiaria y moneda; en algunos países (Ecuador, Guatemala) es obligatoria junto con el tipo de transacción y la forma de pago. |
| Moneda y tasa de cambio | Moneda del documento y su tasa frente a la moneda funcional de la compañía; debe ser mayor que cero y, si difiere de la moneda del cliente, el sistema te pide confirmar antes de guardar. |
| Ubicación / Subsidiaria | A qué subsidiaria y ubicación pertenece contablemente la nota, con subsidiarias habilitadas. La ubicación debe pertenecer a la subsidiaria indicada. |
| Artículos y Servicios | Cada línea indica el artículo o servicio a cobrar, cantidad, precio y descuento (0-100%). Si el artículo tiene inventario, la línea descuenta existencia y calcula el costo de venta igual que en una factura. |
| Vendedor | Responsable comercial asociado a la nota; cambiarlo requiere un permiso de edición aparte. |
| Secuencia fiscal (NCF) | Con qué tipo de comprobante fiscal se numera la nota, en países donde es un documento fiscal. Se toma por defecto de la secuencia de notas de débito configurada en el cliente; cambiarla requiere un permiso aparte, y el número no se puede repetir ni cambiar una vez guardado. |
| Fecha estimada de cobro | Solo visible si tu compañía tiene activas las proyecciones de flujo de caja; ajusta cuándo esperas cobrar esta nota en tus reportes de proyección. |
| Referencia | Texto libre para anotar un número de orden o referencia externa del cliente; se puede filtrar en el listado. |
| Notas / Notas internas | Información libre para anotar el motivo del cargo; las notas visibles al cliente son obligatorias en algunos países (Ecuador, Guatemala). |
| Archivos adjuntos | Documentos de soporte del cargo (por ejemplo, la evidencia del servicio o gasto adicional), sujetos al límite de la edición contratada. |
Validaciones al guardar
- Cliente requerido y no anulado.
- Período contable abierto para la fecha de la nota.
- Tasa de cambio mayor que cero y consistente con la moneda funcional de la compañía.
- Ubicación consistente con la subsidiaria indicada, y vendedor no anulado.
- Al menos una línea de artículo o servicio, sin líneas totalmente en blanco, con descuento entre 0% y 100% y respetando el máximo de líneas por documento.
- Factura afectada válida cuando se indica: debe existir, no estar anulada, y ser del mismo cliente, subsidiaria y moneda que la nota.
- Existencia suficiente y datos de lote, bin o serial cuando el artículo los requiere, igual que en una factura; los seriales no se pueden repetir si tu compañía valida seriales contra el inventario.
- Comprobante fiscal (NCF) único y con el formato correcto, cuando tu país lo requiere; no se puede repetir frente a facturas, notas de crédito, devoluciones o recibos de la misma subsidiaria.
- Notas, factura afectada, tipo de transacción y forma de pago obligatorios en Ecuador y Guatemala.
- No se pueden modificar campos de un documento ya firmado electrónicamente, salvo su identificación fiscal (RNC/NIF).
- Cuentas contables no conciliadas todavía para poder editar la nota, si tu compañía usa conciliación bancaria sobre esas cuentas.
Gestión del documento
Desde el detalle de una nota ya guardada puedes, según tus permisos:
- Editarla, mientras no esté firmada electrónicamente.
- Anularla, indicando un motivo de cancelación; no se puede anular si tiene registros vigentes vinculados (por ejemplo, pagos o notas de crédito aplicadas) ni si está firmada electrónicamente.
- Eliminarla, si no está firmada electrónicamente, no tiene registros vigentes vinculados y sus cuentas contables no han sido conciliadas.
- Duplicarla para crear una nueva nota a partir de sus datos (la copia nace sin firma electrónica).
- Imprimir, enviar por correo o compartir un enlace público de la nota, incluso por WhatsApp.
- Consultar el asiento contable asociado, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
- Firmarla electrónicamente, en los países donde la nota de débito es un comprobante fiscal firmable.
- Publicarla en AdmCloud, si tu compañía activó la función de documentos publicados.
Funciones adicionales según tu configuración
- Ver el saldo del documento: muestra el total y el saldo pendiente (total menos pagos aplicados) en el detalle, si tu compañía activó esta ayuda visual.
- Fecha estimada de cobro: disponible si tu compañía activó las proyecciones de flujo de caja.
- División en las líneas: columna de división en artículos y en el asiento contable, si tu compañía activó esta función.
- Territorio de ventas: campo y filtro adicional, si tu compañía lo tiene activo.
- Comentarios por línea, nivel de precio, declaraciones de aduana, atributos, lotes, bines y seriales: columnas adicionales en la tabla de artículos que aparecen solo si tu compañía tiene esas funciones de inventario activas.
- Selección múltiple de artículos y de seriales disponibles: ventanas emergentes para agregar varias líneas o elegir seriales más rápido, si tu compañía las tiene activas.
- Registro de cambios de campos: guarda en el log de auditoría qué campos específicos cambiaron al editar, si tu compañía activó esta función.
- Facturación electrónica: en países donde la nota de débito es firmable, el listado muestra la pestaña de documentos pendientes de firmar y el detalle permite firmarla; una nota ya firmada no se puede editar, anular ni eliminar libremente.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Notas de Débito de Clientes" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Cambiar el vendedor o la secuencia fiscal de la nota requiere permisos de edición aparte, separados del permiso general.
- Disponible en todos los planes de AdmCloud, desde el plan Billing en adelante. En el plan Enterprise, requiere tener activo el módulo de Ventas.
- Con subsidiarias habilitadas, cada nota queda asociada a una subsidiaria y su ubicación debe pertenecer a esa subsidiaria.
- El campo de secuencia fiscal / NCF solo aparece si tu país maneja comprobantes fiscales para este documento.
Consejos y errores comunes
Genera la nota desde la factura de origen siempre que puedas. Abrirla desde el detalle de la factura evita errores de captura, porque el sistema copia el cliente, la moneda, el vendedor y demás datos por ti.
No confundas la nota de débito con la nota de crédito. La nota de débito aumenta lo que el cliente te debe (un cargo adicional); la nota de crédito lo reduce. Usar la que no corresponde deja el saldo del cliente incorrecto.
Si agregas artículos con inventario a la nota, se descuenta existencia igual que en una factura. Si solo quieres cobrar un cargo sin mover inventario, usa un artículo de tipo servicio.
Una nota anulada o firmada electrónicamente no se puede editar ni eliminar. Si necesitas corregir un error después de anular o firmar, registra una nueva nota en su lugar.