AtIna, agente de gastos
El agente de gastos de AtIna lee por ti las facturas y comprobantes de compra que subes (PDF o imágenes), reconoce el proveedor, la fecha, la referencia, el NCF, los montos y los impuestos, y te los presenta como tarjetas listas para revisar y registrar como Factura de Proveedor a Crédito o Informe de Gasto, de uno en uno o hasta 20 a la vez.
¿Qué es y para qué sirve?
Es una opción de la pantalla Recepción e Importación de Documentos (Importar Documentos) pensada para quien registra muchas compras y gastos: en lugar de digitar cada factura, la subes y AtIna extrae su información en segundos. Tú solo revisas lo que sugirió, corriges lo que haga falta y la registras en contabilidad.
Al entrar a Importar Documentos verás el card Registro con AtIna agente de gastos, con la cantidad de compras que aún no se han registrado. Haz clic en él (o en la pestaña del mismo nombre) para abrir el listado de tarjetas.
Cómo se usa
- Sube los documentos. Arrastra tus archivos y suéltalos en el recuadro Cargar y Asignar a Agente, o haz clic en él para elegirlos desde tu equipo. Puedes subir hasta 20 archivos por carga, y cada uno debe respetar el tamaño máximo permitido. Cada archivo aparece de inmediato como una tarjeta al principio del listado y queda asignado a AtIna.
- Espera a que AtIna lo reconozca. Mientras la tarjeta dice Pendiente. Espere por favor... o En proceso..., sus campos están bloqueados y se ve la animación de AtIna. La pantalla se actualiza sola: cuando termina, la tarjeta pasa a Información Reconocida con los datos ya llenos. Con el botón Estado AtIna ves el detalle paso a paso de lo que AtIna está haciendo.
- Revisa el documento original. Haz clic en el nombre del archivo para abrir la Vista previa del documento en un panel lateral, sin salir de la tarjeta. En imágenes puedes usar Acercar, Alejar y Ajustar a la pantalla.
- Elige el tipo de documento y corrige los datos. En Tipo de Documento escoge Factura de Proveedor a Crédito o Informe de Gasto; los campos de la tarjeta se ajustan al tipo. Cada cambio se guarda solo, al momento, sin presionar ningún botón. Si el proveedor no existe, créalo con Crear Proveedor en la barra superior.
- Registra. Usa Registro Rápido para crear el documento directamente con los datos de la tarjeta y el archivo adjunto. Si prefieres revisar el formulario completo, abre el menú junto al botón y escoge Registro Detallado: se abre una pestaña nueva con la pantalla de creación ya llena. Al registrar aparece el enlace Mostrar Documento para abrir la transacción creada.
- O registra varias a la vez. Marca las tarjetas (o usa Seleccionar Todo) y presiona Registrar Documentos Seleccionados. Se procesan una por una (máximo 20 por lote) y cada tarjeta muestra su resultado: el tipo y número del documento creado, o el motivo por el que no se pudo registrar.
- Elimina lo que no vas a registrar. El ícono de eliminar de una tarjeta borra el documento recibido completo. Para borrar varios, selecciónalos y usa Borrar Documentos Seleccionados. Esta acción no se puede deshacer.
Las tarjetas ya registradas salen del listado la próxima vez que se carga, y el documento pasa a la pestaña Documentos Procesados, con su enlace a la transacción.
Estados de una tarjeta
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente. Espere por favor... | El documento está en cola para AtIna. La tarjeta no se puede editar todavía. |
| En proceso... | AtIna está leyendo el documento. La tarjeta no se puede editar todavía. |
| Información Reconocida | AtIna terminó y llenó los campos. Revisa y registra. |
| Error | AtIna no pudo leer el documento. Puedes completar la tarjeta a mano o usar Reprocesar para enviarlo de nuevo a AtIna. |
| Registrado | El documento ya se creó en contabilidad. |
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Descripción | AtIna la genera a partir del documento (por ejemplo, "Compra de combustible"). Se usa como descripción de la línea y como notas de la transacción. |
| Tipo de Documento | Factura de Proveedor a Crédito o Informe de Gasto. Define qué otros campos se piden. |
| Fecha | Fecha del documento, en el formato de fecha de tu empresa. Es obligatoria; al cambiarla se vuelve a buscar la tasa de cambio. |
| Referencia / NCF | Número de factura del proveedor y comprobante fiscal. La Referencia es obligatoria en la Factura de Proveedor a Crédito. |
| Proveedor | A quién le compraste. Es obligatorio. Escribe para buscarlo, o usa "Ver listado" para abrir la lista de proveedores. |
| Orden de Compra | Opcional. Lista solo las órdenes abiertas del proveedor escogido y se limpia si cambias de proveedor. Al registrar, la orden queda como documento de origen. |
| Reembolsar a / Cuenta de Reembolsos | Solo en Informe de Gasto: el empleado al que se le reembolsa y la cuenta de reembolsos que se acredita. |
| Cuenta | Cuenta contable de la compra o gasto. Es obligatoria. |
| División / Departamento / Ubicación / Línea de Negocio | Centros de costo del documento. Cada uno aparece solo si tu empresa lo tiene activo. |
| Proyecto | Solo si tu empresa tiene el módulo de Proyectos. Escribe parte del código, del nombre del proyecto o del cliente y escoge entre los proyectos abiertos. |
| Términos | Condición de pago. Solo en Factura de Proveedor a Crédito. |
| Tipo de Gasto | Clasificación fiscal de la compra o gasto. |
| Grupo Impuesto / Monto Impuesto | Escoge un grupo de impuesto para calcularlo sobre el subtotal, o deja el grupo vacío y digita el monto del impuesto a mano. No se pueden usar los dos a la vez. |
| Grupo Retención Impuestos / Tipo de Retención | Retenciones que aplican al documento, si tu esquema fiscal las requiere. |
| Moneda / Tasa Cambio | Moneda del documento; la tasa se busca sola y puedes ajustarla. "RD$", "RD" y "pesos" se leen como pesos dominicanos y "US$" como dólares; si la factura solo trae "$", se usa la moneda del proveedor. |
| Subtotal / Monto Impuesto / Total | El Total se calcula como Subtotal más impuesto. En Subtotal y Monto Impuesto puedes escribir una operación (por ejemplo 1500+250*2), que se resuelve al salir del campo, o usar el botón de calculadora. |
Validaciones al registrar
- Máximo 20 archivos por carga y 20 documentos por lote: si seleccionas más, se te avisa y no se procesa.
- Campos obligatorios: tipo de documento, fecha, proveedor y cuenta; en Factura de Proveedor a Crédito también la referencia, y en Informe de Gasto el empleado a reembolsar.
- Privilegio de creación: para registrar necesitas poder crear el tipo de documento escogido (Facturas de Proveedores a Crédito o Informes de Gastos).
- Tarjetas en proceso: mientras AtIna no termina, la tarjeta no se puede seleccionar, editar ni registrar.
Disponibilidad
- El card y la pestaña Registro con AtIna agente de gastos solo aparecen cuando la función está activa para tu empresa. Si no los ves, tu compañía no la tiene encendida.
- Si llegas por un enlace directo y la función no está disponible, verás el mensaje "Esta opción no está disponible para su empresa".
- En la pestaña Documentos por Procesar, el menú Opciones de cada archivo también permite Asignar un documento a AtIna (o quitárselo con Retirar) y consultar su Estado AtIna.
Consejos y errores comunes
Antes de registrar en lote, abre la vista previa de las tarjetas con montos grandes y confirma proveedor, fecha y total: AtIna sugiere, pero la responsabilidad del registro es tuya.
¿Una tarjeta quedó en Error? Suele pasar con fotos borrosas o imágenes que no son una factura. Usa Reprocesar si el archivo es legible, o completa los campos a mano.
Si tus facturas son comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) de República Dominicana, no necesitas subirlos: llegan solos en Comprobantes Electrónicos Recibidos.