Aplicación de Créditos Proveedores
La Aplicación de Créditos Proveedores compensa entre sí documentos existentes de un proveedor —Facturas, Notas de Débito, Anticipos u otros documentos que ya afectan su cuenta por pagar— sin necesidad de mover dinero nuevo desde tus cuentas bancarias. Es la herramienta indicada cuando ya tienes, por ejemplo, un anticipo o una nota de crédito a favor y quieres descontarlo de una factura pendiente, o cuando necesitas repartir el saldo de un documento entre varios otros.
Cada aplicación indica el proveedor (o el empleado, cuando la compensación viene de un informe de gastos), y una tabla de documentos donde a cada uno le asignas el monto que quieres compensar: positivo para aumentar su saldo pendiente, negativo para disminuirlo. Al guardar, AdmCloud genera el asiento contable que traslada el saldo entre esos documentos.
¿Qué es y para qué sirve?
A diferencia de un Pago a Proveedor (que mueve dinero real desde una cuenta bancaria) o de una aplicación automática de crédito desde la propia Nota de Crédito, la Aplicación de Créditos Proveedores es un documento independiente pensado para compensar documentos ya existentes entre sí: por ejemplo, descontar un Anticipo entregado previamente de la Factura que finalmente lo consume, aplicar una Nota de Débito contra el saldo de otra factura, o repartir un mismo crédito entre varios documentos pendientes en un solo paso.
El total de los montos que asignas a los documentos debe sumar cero: lo que le restas a unos documentos es exactamente lo que le sumas a otros. Así, la aplicación nunca crea ni destruye saldo, solo lo traslada entre los documentos del mismo proveedor.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las aplicaciones registradas, con columnas personalizables, filtro por fecha y subsidiaria, y acceso directo al Reporte desde su propio menú. |
| Crear | Formulario con los datos generales (proveedor o empleado, referencia) y la tabla de documentos pendientes del proveedor, donde indicas el monto a compensar de cada uno. Puedes abrirla en blanco o precargada desde una Factura de Proveedor a Crédito o un Informe de Gastos. |
| Detalles | Vista de solo consulta con botones para Nueva, Editar, Duplicar, ir al Asiento Contable, Imprimir, Anular o Eliminar según tu privilegio, y el detalle de los documentos compensados con su monto aplicado. |
| Impresión | Formato imprimible o en PDF de la aplicación, con los datos del proveedor y el detalle de los documentos compensados. |
Cómo registrar una aplicación paso a paso
- Ábrela desde el listado con Nueva, o desde los Detalles de la Factura de Proveedor a Crédito o el Informe de Gastos que quieres compensar, para que el proveedor (o empleado) se traigan automáticamente.
- Confirma el proveedor o empleado. Es obligatorio y determina qué documentos pendientes aparecerán disponibles para compensar; no puede estar anulado.
- Consulta los documentos pendientes del proveedor usando el control de Periodo y el botón Actualizar, para traer también documentos antiguos si el que buscas no aparece con el rango por defecto. El periodo es un solo control de rango de fecha: al abrirlo puedes elegir un periodo relativo como "Este mes" o marcar las fechas desde/hasta en los calendarios.
- Asigna el monto a compensar a cada documento: un valor positivo aumenta su saldo pendiente y uno negativo lo disminuye. La suma de todos los montos debe dar exactamente cero antes de poder guardar; el campo Diferencia te muestra cuánto falta para cuadrar.
- Adjunta algún archivo de respaldo si lo necesitas (por ejemplo, la comunicación del proveedor que originó la compensación) y Guarda el documento.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Numeración automática interna de AdmCloud; no puedes repetirlo ni cambiarlo una vez creada la aplicación. |
| Fecha del documento | Toma la fecha de hoy por defecto; debe caer dentro de un período de Cuentas por Pagar abierto, y no puede ser anterior a la fecha de ninguno de los documentos que compensa. |
| Proveedor / Relacionado | Proveedor o empleado (cuando la compensación viene de un Informe de Gastos) al que pertenecen todos los documentos a compensar; obligatorio. |
| Subsidiaria | Obligatoria solo si tu plan tiene subsidiarias habilitadas; todos los documentos compensados deben pertenecer a esa misma subsidiaria. |
| Referencia | Texto libre para anotar el motivo de la compensación. |
| Tabla de documentos | Cada fila muestra el número, tipo, fecha, moneda, saldo pendiente, tipo de cambio, referencia y —si tu país lo requiere— el comprobante fiscal (NCF) del documento; el campo editable es el monto a compensar. |
| Diferencia | Campo de solo lectura que debe llegar a cero antes de guardar; refleja lo que falta por cuadrar entre los montos asignados. |
| Archivos Adjuntos | Respaldo de la compensación (comunicación del proveedor, cálculo interno, etc.). |
Validaciones al guardar
- El proveedor o empleado es obligatorio y no puede estar anulado.
- Debes compensar al menos un documento con un monto distinto de cero.
- La suma de los montos asignados debe dar cero (en la moneda del documento si todos comparten moneda, o en moneda local si mezclas documentos en distintas monedas).
- Cada documento que compenses debe existir, no estar anulado, pertenecer a la misma subsidiaria del encabezado y, cuando aplica, al mismo proveedor que la aplicación.
- Solo se pueden compensar documentos soportados por Cuentas por Pagar (facturas, notas y otros documentos con efecto en el saldo del proveedor); documentos como asientos manuales sin relación al proveedor no aplican.
- La fecha de cada documento compensado no puede ser posterior a la fecha de la aplicación.
- Si tu empresa tiene activada la validación de saldo, no puedes compensar más del saldo pendiente de una Factura o Nota de Débito de Proveedor.
- El período contable de Cuentas por Pagar correspondiente a la fecha debe estar abierto.
- No puedes cambiar el número del documento al editar, ni editar o anular una aplicación cuyo documento origen ya tenga firma electrónica registrada, según tu configuración de facturación electrónica.
Eliminar o anular
Puedes eliminar una aplicación solo si no tiene documentos dependientes; en caso contrario, AdmCloud bloquea la eliminación y debes anularla en su lugar. Al anular, AdmCloud revierte automáticamente el efecto de la compensación sobre el saldo pendiente de cada documento involucrado, y conserva el documento y su asiento contable para fines de auditoría, marcado como cancelado.
Reportes
Desde el menú Reportes del listado puedes generar un reporte de aplicaciones de crédito de proveedor, filtrable por fecha, proveedor(es), subsidiaria y referencia.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Pagos" (el mismo que rige los Pagos a Facturas y los Anticipos a Proveedores), con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- La validación de saldo pendiente al compensar Facturas y Notas de Débito de Proveedor solo aplica si tu empresa tiene habilitada esa opción en su configuración.
- El campo NCF / Comprobante Fiscal en la tabla de documentos solo aplica en países con este requisito (por ejemplo, República Dominicana).
- La Subsidiaria solo es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
- Puedes elegir una plantilla de impresión distinta a la predeterminada si tu empresa tiene plantillas personalizadas configuradas para esta aplicación.
Consejos y errores comunes
¿No encuentras un documento antiguo en la tabla? Amplía el Periodo (o límpialo con el botón de limpiar del control para no filtrar por fecha) y presiona Actualizar; por defecto solo se cargan los documentos más recientes del proveedor.
¿El sistema no te deja guardar? Revisa el campo Diferencia: si no está en cero, la suma de los montos que asignaste a los documentos todavía no cuadra.
¿El sistema no te deja eliminar la aplicación? Es porque ya tiene documentos dependientes; en ese caso, usa Anular en lugar de eliminar, para que AdmCloud revierta la compensación y conserve el historial.