Catálogo de Cuentas Contables
El Catálogo de Cuentas (o plan de cuentas) es la lista completa de las cuentas contables de tu empresa: bancos, caja, cuentas por cobrar y por pagar, inventario, ingresos, costos y gastos. Cada factura, pago, compra, nómina o asiento que registras en AdmCloud mueve automáticamente alguna de estas cuentas, así que mantenerlo bien organizado es la base de una contabilidad confiable.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada cuenta del catálogo tiene una clasificación (banco, caja, cuentas por cobrar, inventario, ventas, gastos, etc.) que le indica al sistema qué papel juega: en qué grupo del Balance General o el Estado de Resultados aparece, y qué automatizaciones activa (por ejemplo, una cuenta clasificada como banco participa en conciliaciones y transferencias).
Si tu empresa es nueva y el catálogo está vacío, no necesitas crear cada cuenta a mano: puedes usar el botón Cargar Catálogo de Cuentas por Defecto para generar automáticamente un catálogo estándar en tu idioma y moneda, o el enlace para migrar tu catálogo actual desde una hoja de Excel.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas tus cuentas, con pestañas para ver Activas, Inactivas, Cuentas Grupo, Ocultas en presupuestos y una pestaña por cada tipo (Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos, Gastos, Otros Ingresos, Otros Gastos). Columnas personalizables y reporte imprimible del catálogo. |
| Crear / Editar | Formulario de la cuenta. Los campos visibles cambian según la clasificación elegida (por ejemplo, una cuenta de banco muestra los datos bancarios; una de tarjeta de crédito muestra límite de crédito y empleado asignado). |
| Detalles | Vista de solo consulta con el movimiento mensual del año en curso, un gráfico de balance o de movimientos, y accesos directos a Conciliación bancaria y Procesar transacciones bancarias importadas cuando la cuenta es de caja, banco o tarjeta de crédito. |
| Cuenta Estadística (crear/detalles) | Variante especial de cuenta que no maneja montos monetarios sino cantidades (por ejemplo, unidades producidas, horas trabajadas). Requiere el módulo de Finanzas Avanzadas. |
| Movimiento de Cuenta por Mes | Reporte con todas las cuentas y su movimiento mes a mes de un año, filtrable por subsidiaria, ubicación, departamento, línea de negocio y división. |
Cómo crear una cuenta paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso del Catálogo de Cuentas.
- Escribe el código y el nombre. El Nombre es el único campo obligatorio; el Código es opcional pero muy recomendable para ordenar tu catálogo y para conciliaciones.
- Elige la clasificación. Es el campo más importante: define el tipo de la cuenta (Activo, Pasivo, Capital, Ingreso, Costo, Gasto, Otros Ingresos u Otros Gastos) y si necesita moneda o datos adicionales. Consulta la página de Clasificaciones de Cuentas Contables si no estás seguro cuál usar.
- Decide si es una cuenta de detalle o una cuenta grupo. Ver la sección "Cuentas de grupo y jerarquía" más abajo.
- Completa los datos según la clasificación. Una cuenta de banco pide número de cuenta, banco, formato de cheque; una de tarjeta de crédito pide límite de crédito y empleado asignado; una de gasto puede marcarse como deducible aunque el proveedor no tenga RNC/cédula registrado.
- Guarda. Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas y la clasificación lo requiere (por ejemplo caja o banco), deberás indicar la subsidiaria de la cuenta.
Cuentas de grupo y jerarquía
Puedes organizar tu catálogo en varios niveles usando cuentas grupo (también llamadas cuentas de agrupación o cabecera): no reciben movimientos directos, pero en los reportes financieros muestran el subtotal de las cuentas de detalle que tiene debajo, marcadas con su Cuenta Padre.
- Una cuenta grupo no puede tener a su vez una cuenta padre (no hay más de dos niveles de jerarquía).
- La cuenta padre elegida debe ser, efectivamente, una cuenta grupo.
- La cuenta padre y la cuenta hija deben ser del mismo tipo (por ejemplo, ambas de Activos).
- Si la cuenta padre está limitada a una subsidiaria, la cuenta hija debe pertenecer a esa misma subsidiaria.
Esta función depende de la capacidad de cuentas padre de tu plan (disponible desde el plan Start en adelante).
Cuentas estadísticas
Las cuentas estadísticas llevan un control de cantidades, no de dinero: por ejemplo, unidades producidas, kilómetros recorridos o cualquier otro indicador que quieras seguir mes a mes junto a tu contabilidad. Se crean, editan y consultan en pantallas propias (Nueva Cuenta Estadística), separadas del formulario general.
Esta función requiere el plan Enterprise con el módulo de Finanzas Avanzadas activado. Si no ves la opción, tu compañía no tiene este módulo habilitado.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Código | Identificador corto y opcional de la cuenta. No puede repetirse en tu catálogo. |
| Nombre | Descripción de la cuenta. Es el único campo obligatorio. |
| Clasificación | Define el tipo de la cuenta y sus automatizaciones. Ver Clasificaciones de Cuentas Contables. |
| Cuenta Grupo / Cuenta Padre | Organiza el catálogo en jerarquía para subtotales en reportes. Ver "Cuentas de grupo" arriba. |
| Moneda | Obligatoria en cuentas de caja, banco, tarjeta de crédito, cuentas por cobrar/pagar y reembolsos; en el resto es opcional. |
| Subsidiaria | Limita la cuenta a una subsidiaria específica. Obligatoria en cuentas de caja/banco cuando tu compañía maneja subsidiarias. |
| Datos bancarios (número de cuenta, banco, RNC del banco, tipo de cuenta, numeración y formato de cheques) | Solo visibles en cuentas clasificadas como Banco; habilitan la conciliación bancaria y la impresión de cheques. |
| Límite de Crédito / Empleado Asignado | Solo en cuentas de Tarjeta de Crédito. |
| Gasto deducible sin RNC/cédula | Permite que el gasto se considere deducible aunque no se registre el número fiscal del proveedor. |
| Visible en Conduces | Muestra la cuenta como opción al elaborar conduces de despacho. |
| Requiere línea de negocio / departamento / ubicación / división / proyecto / relacionado | Obliga a indicar ese dato cada vez que se registre un movimiento contra esta cuenta. |
| Espera movimientos todos los meses | Marca la cuenta para el control de cuentas con movimiento mensual esperado (por ejemplo, alertas de anomalías). |
| Ocultar en presupuestos | La cuenta no se ofrece al crear un presupuesto nuevo; sigue mostrándose en los presupuestos donde ya tenía valores. |
| Excluir de sugerencias de cuentas | La cuenta no aparece como sugerida al buscar una cuenta en otros documentos. |
| Incluir en análisis de anomalías | Habilita esta cuenta para el análisis de anomalías con IA, si tu plan lo incluye. |
| Etiquetas y campos personalizados | Información adicional definida por tu empresa para clasificar o filtrar cuentas. |
| Notas | Observaciones libres sobre el uso de la cuenta. |
| Inactiva | Oculta la cuenta de las búsquedas y listas sin borrar su historial. Al adicionar o duplicar una transacción la cuenta ya no se ofrece en los selectores de cuenta. Al editar una transacción existente sí se sigue mostrando, para no bloquear documentos registrados cuando la cuenta estaba activa. |
Validaciones al guardar
- Nombre requerido.
- Código único: no puede repetirse con el de otra cuenta.
- La clasificación debe existir.
- Subsidiaria requerida en cuentas de caja o banco cuando tu compañía tiene subsidiarias habilitadas y la cuenta no es cuenta grupo.
- Reglas de cuenta padre: no puede apuntar a otra cuenta grupo con padre, la cuenta padre debe ser cuenta grupo, del mismo tipo, no puede ser ella misma, y si tiene subsidiaria debe coincidir con la de la cuenta hija.
- Moneda requerida en cuentas de caja, banco, tarjeta de crédito, cuentas por cobrar/pagar y reembolsos; si se indica una moneda, debe existir en tu compañía.
- Formato de cheque: solo puedes elegir un formato de cheque nativo o una plantilla HTML, no ambos; la plantilla elegida debe tener contenido y estar marcada como PDF.
- No puedes convertir una cuenta en cuenta grupo si ya tiene movimientos registrados o está vinculada a un concepto de nómina.
- No puedes cambiar la moneda, la subsidiaria o la clasificación auxiliar (cliente/proveedor/artículo/activo fijo) de una cuenta que ya tiene movimientos.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Catálogo de Cuentas" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- El módulo de Contabilidad está disponible desde el plan Start en adelante; en el plan Enterprise depende de que el módulo de Contabilidad esté activado para tu compañía.
- Las cuentas grupo / cuenta padre requieren la capacidad de cuentas padre de tu plan (no disponible en el plan Billing).
- Las cuentas estadísticas requieren el plan Enterprise con el módulo de Finanzas Avanzadas activado.
- Los campos personalizados de cuentas requieren que tu plan incluya campos personalizados.
- El análisis de anomalías con IA depende de que tu plan y la función correspondiente estén habilitados.
Consejos y errores comunes
Empresa nueva sin catálogo todavía. Usa el botón Cargar Catálogo de Cuentas por Defecto antes de crear cuentas manualmente: te ahorra tiempo y garantiza una estructura consistente con las automatizaciones del sistema.
No puedes reclasificar libremente una cuenta con movimientos. Si la cuenta ya tiene transacciones, el sistema bloquea cambios de moneda, subsidiaria o clasificación auxiliar (y no permite convertirla en cuenta grupo) para proteger la integridad de tu contabilidad. Corrige esto creando una cuenta nueva y migrando los saldos con un asiento.
¿Necesitas subtotales por categoría en tus reportes? Usa cuentas grupo: crea la cuenta cabecera sin movimientos propios y asigna las cuentas de detalle relacionadas como sus hijas mediante el campo Cuenta Padre.