Envío Automático de Estados de Cuenta a Clientes

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando esta función está habilitada, un proceso interno de AdmCloud revisa todos los días tu empresa y, en el día de la semana que elijas, envía automáticamente por correo el estado de cuenta a cada cliente que tenga al menos una factura con más de 7 días de vencida y con saldo pendiente. No es necesario abrir la pantalla de estado de cuenta ni generar el envío masivo manualmente: una vez configurado, el envío ocurre solo, semana tras semana.

El correo incluye el resumen de balance por moneda, el resumen de lo vencido, el detalle de cada documento (fecha, vencimiento, antigüedad y saldo) y un botón de acceso directo al Portal de Clientes, para que el cliente pueda revisar su cuenta o pagar en línea.

Cómo funciona el envío

1. El proceso corre todos los días, pero no envía nada sábados ni domingos, ni en el resto de la semana si no coincide con el día que configuraste.
2. Por cada cliente, revisa si tiene documentos de Cuentas por Cobrar con saldo pendiente y con más de 7 días de vencidos; si el cliente está al día (sin facturas vencidas), no se le envía correo esa semana.
3. Solo se envía a los contactos del cliente que estén marcados para recibir estas notificaciones (ver más abajo). Si el cliente no tiene ningún contacto marcado con correo válido, no recibe el envío.
4. Si configuraste una dirección de Copia Oculta (BCC), esa dirección recibe una copia de cada estado de cuenta enviado, sin que el cliente vea que fue incluida.
5. Cada envío exitoso se registra en el historial (log) del cliente, dentro de la ficha de Cuentas por Cobrar.

Para que un contacto reciba estos correos, debe tener su correo electrónico capturado y la casilla de "Incluir en Correos de Estado de Cuenta" marcada en la pantalla de Contactos de ese cliente. Puedes marcar tantos contactos como quieras por cliente (por ejemplo, el encargado de pagos y su supervisor).

Cómo usarlo paso a paso

1. Abre Envío Automático de Estados de Cuenta desde el menú de Herramientas.
2. Marca la casilla Habilitar para activar el envío automático semanal.
3. Selecciona el Día de la Semana en que quieres que se procese el envío a tus clientes con facturas vencidas.
4. Si quieres que alguien de tu equipo (por ejemplo, el área de cobros) reciba una copia de cada correo enviado, indica su dirección en Copia Oculta.
5. Pulsa Guardar para aplicar la configuración.
6. Antes de dejarlo funcionando, usa el botón Envío de Prueba para enviarte a ti mismo un correo con el mismo formato que recibirán tus clientes (con datos e documentos de ejemplo), y así confirmar que se ve bien. Puedes indicar varias direcciones de correo separadas por punto y coma (;).
7. Verifica en la pantalla de Contactos de cada cliente que al menos uno de sus contactos tenga marcada la opción de recibir correos de estado de cuenta.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El Día de la Semana se elige de una lista fija (domingo a sábado); no se puede capturar un valor fuera de ese rango.
• Ni el Día de la Semana ni la Copia Oculta son obligatorios para guardar: puedes activar la casilla de Habilitar sin llenar la Copia Oculta.
• Para el Envío de Prueba, es obligatorio indicar al menos una dirección de correo; si se deja en blanco, el sistema avisa que el correo es requerido.

Disponibilidad

• El acceso a esta pantalla se controla con el permiso "Configuración" del grupo de usuarios (módulo de Administración del Sistema).
• No se encontraron restricciones por plan: la función está disponible en cualquier plan de AdmCloud.
• El envío automático no se activa en empresas de demostración ni en empresas cerradas, independientemente de esta configuración.
• El envío depende de que existan facturas de Cuentas por Cobrar con saldo vencido y de que los clientes tengan contactos marcados para recibir estos correos; sin esas dos condiciones, no se envía nada aunque la función esté habilitada.

Consejos y errores comunes